仕事が多すぎるときに主導権を取り戻す方法

今週の予定を見て、不安でいっぱいになっていませんか。また仕事が多すぎる1週間です。でも、本当に作業そのものが難しいのでしょうか。それとも、働きすぎているという思いに押しつぶされているのでしょうか。仕事が多すぎると感じていても、実際には、少し考え方を変えて時間管理をするだけで、1日の仕事を自分でコントロールできるようになることもあります。

仕事が多すぎるのか、それとも仕事の種類が合っていないのか

実は、働きすぎているわけではなく、合わない種類の仕事に長時間続けて取り組んでいるだけかもしれません。

ハーバード・ビジネス・レビューの調査によると、知識労働者の41%が、個人的な満足がほとんど得られない作業に時間を使っています。他の人でも十分にこなせる作業だからです。こうした作業には、事務作業や「オフィスの雑用」、過剰な会議、うまくいかない部門間の連携などがあります。回答者は、これらの作業を会社にとって価値が低く、自分にとっても役に立たないと評価しました。

残念ながら、支えてくれる頼れるチームメンバーとして、こうした作業から手を引けないと感じることもあります。多くの企業文化では、全員が同じ方向を向いているように見えることが大切です。ハーバードの調査の参加者の一人は、こう言いました。「忙しくて生産的に見られたい。会社は、チームプレーヤーを評価するから」

そのため、作業が退屈で、価値が低く、実用的でないと感じても、持ち場を守る義務があると感じてしまいます。結局のところ、ワークフローについてマネージャーや同僚と気まずい話をするより、黙って自分の役割を果たすほうが楽なのです。

仕事が多すぎるのか、それとも時間が長すぎるのか

次に、実際には仕事が多すぎるわけではない場合もあります。単に働く時間が長すぎて、時間をうまく使えていないだけかもしれません。週に50時間を超えて働くと、生産性が大きく下がるという調査は、よく知られています。しかし、仕事が多すぎると感じると、夜や週末にも働いてしまいます。この調査によると、そうすると時間あたりの成果は全体的に下がります。仕事が多すぎるときは、勤務時間を増やすのが最善の対処法に思えます。しかし、それは役に立つどころか、逆効果になっているかもしれません。結局のところ、締め切りを守る、作業を終える、マイルストーンを達成するという切迫感は、企業文化という自己増殖する仕組みから生まれます。定例のデータ移行が大規模なプロジェクトと同じように扱われると、仕事の量が適度でも、従業員は常に時間に追われていると感じます。職場で同僚やマネージャーにせかされると、従業員は不安、劣等感、恨みを抱きます。その結果、今の仕事が必要以上に消耗するように感じることも多いのです。仕事が多くても、暗い雲のようにつきまとう心理的な恐怖のせいで、ごく小さな作業でさえ乗り越えられない難関に見えてしまいます。

仕事が多すぎるときはどうすればよいか

仕事が多すぎると感じ始めたら、成果やチームの関係を損なわずに、主導権を少し取り戻す方法がいくつかあります。

事務作業を減らす

事務作業に埋もれていると感じるなら、がむしゃらではなく、賢く働きましょう。自分の目標に役立たない作業は、自動化する、任せる、やめることで、楽しさが見つかります。前述のハーバードの調査では、価値の低い作業や会議への関わりを意識して減らした人は、平均で事務作業を6時間、会議を2時間、スケジュールから減らせました。

こうした作業をスケジュールから外すと、忙しさが減るだけではありません。消耗も減ります。仕事を任せるときは、慎重に、親切に、お互いを尊重して進められます。自動化は小さく始めましょう。他のチームメンバーを巻き込まなくても使えて、自分に合うツールを見つけてください。チームで今使っているソフトウェアの活用術やコツを調べて、見つけたことを共有するのもよい方法です。そうすれば、全員が仕事が多すぎると感じなくなるかもしれません。

ペースを落として、意識的に進める

迫った締め切りやマイルストーンがあっても、ペースを落とすことは、手に負えない状況から抜け出すもう一つの方法です。書籍Off the Clock: Feel Less Busy While Getting More Done に載っている調査では、企業文化やマネジメントから時間に追われていると感じるほど、従業員の労働時間が長くなることが示されています。ただ、これは直感に反することもあります。データによると、従業員の生産性は1日の8時間目に大きく落ちるからです。

同僚やマネージャーのスピード重視に縛られていると感じるなら、時間的なプレッシャーが仕事の質にどんな価値を加えるのか、真剣に話し合いましょう。ワークフローについて全員の考えを確かめてください。チームの切迫感を、よく考えずに受け入れてはいけません。グループの進め方について話すことが、一緒に働く方法の転機になるかもしれません。

価値の低い作業を片づける

価値の低い作業を、自動化することも、任せることも、捨てることもできない場合は十分にあります。創造的なプロジェクトの土台として、欠かせない作業だからです。それでも、仕事が多すぎて身動きが取れないと感じる必要はありません。自己評価ツールを使うと、やることリストの優先順位を決められます。作業を適度に配分して、圧倒されない進め方ができます。

また、忙しくても忙しすぎると感じないためには、1日の合間の時間を生産的に使うのがよい方法です。散歩、軽食、短い瞑想などを予定に書き込んで、意識的に休憩を取りましょう。短時間で終わる作業を、小さなリストにしておくのもおすすめです。数分の空き時間ができたら、そのリストの作業を片づけます。1日の終わりには、強いストレスを感じることなく、多くのことをやり遂げたと感じられます。