時間管理の4Dで、やることリストを立て直す

効果的なタスク管理は、仕事のパフォーマンスと幸福度を高めると研究でも示されています。とはいえ、時間管理の手法は数多くあり、自分に合うものを探すだけで大変に感じるかもしれません。シンプルにするなら、時間管理の4Dがおすすめです。やることリストのすべての項目を、効率よく確実に片づけられます。

時間管理の4Dとは

時間管理の4Dは、Daniel Johnsonが1991年の著書Career Comeback: Taking Charge of Your Careerで考案した手法です。この手法を広めたのは、9年後のJack Canfieldでした。企業研修の講師であり、起業家でもあり、『Chicken Soup for the Soul』シリーズの共著者です。Canfieldにとって4Dは、仕事の流れを速め、プロセスを効率化するための、4つのタスク処理の分類を覚えやすくした言葉です。

4Dとは次の4つです

- Do it now（今すぐやる）

- Defer it（先送りする）

- Delegate it（任せる）

- Dump (or delete) it（捨てる、または削除する）

このシンプルなタスク管理の方法は、リーダーシップ研修からInbox Zero Methodまで、幅広い場面で使われています。Canfieldによると、タスクをこの4つのグループのどれかに振り分けると、そのタスクは必要か不要かのどちらかになります。この自動的な優先順位づけが、新しく届くタスクをさばく手順づくりに役立ちます。

1. 先送りする（Defer it）

時間管理の4Dで最初に大切なのは、タスクを先送りすることです。先送りは、後でやるという意味ではありません。それでは仕事がたまり、余計な不安や過剰な業務量を招いてしまいます。多くの人が2分ルールを使っています。メールや同僚の依頼など、すぐに対応が必要なタスクが2分以上かかりそうなら、別の時間にスケジュールを入れて先送りするというルールです。

ただし、このルールはすべての人に合うわけではありません。急ぎのタスクが急に舞い込んだときは特にそうです。やるべきことの分類ルールを自分で作れば、先送りを先延ばしではなく生産性につなげられます。

ヒント：意識して判断する

タスクを先送りすると、見落としてしまうことがあります。現実的とはいえない理由で後回しにしているときは特にそうです。次の質問を自分に投げかけて、先送りする理由が適切かどうかを確かめましょう。

• ほかの人の返事を待っているのだろうか

• 時間がかかりすぎるから後回しにしていないか

• 気が進まないから先延ばしにしていないか。なぜ気が進まないのか

• このタスクを終わらせる期限は決まっているか

• いつこのタスクに取りかかれそうか

2. 任せる（Delegate it）

次に、時間管理のスキルを磨くには、届く仕事の一部を人に任せてみます。仕事の一部をフリーランスに外注する、同僚に手伝いをお願いする、部下に割り当てるといった方法があります。自分よりほかの人のほうが速く正確にできる仕事を任せれば、自分の時間が空きます。その時間を、もっと急ぎの課題に使えます。

ただし、上から命令するような態度で仕事を任せると、職場の人間関係を損なうおそれがあります。自分の代わりに仕事をさせているような言い方は避けましょう。みんなで協力して、1つのタスクを完了するという共通の目標を目指していることを意識してください。

ヒント：任せることは双方向のやりとり

仕事を任せるからといって、偉そうにしたり、強引になったりする必要はありません。上手に任せる秘訣は、丁寧にお願いすることです。そうすれば、任された人は、ほかの人の雑務を押しつけられたのではなく、自分のスキルを評価されたと感じられます。

期待することを明確に伝え、手伝ってくれた相手に感謝を示し、できるときには自分もお返しをしましょう。任せることは、結局のところ双方向のやりとりです。お互いに、何かを得られたと思える形で終えるのが理想です。

3. 捨てる（Dump it）

次に、タスクを捨てる、つまり削除することを検討します。人事からの一斉メールや社内イベントの通知なら、そのままごみ箱に入ることもあるでしょう。では、情報の依頼や、チームメイトからのメールはどうでしょうか。直近のプロジェクトで方針が変わって、不要になったタスクはないでしょうか。

時間とエネルギーをかける価値のないタスクもあります。そうしたタスクはやることリストから外して構いません。特に、時間がかかるのに、特定の目標やマイルストーンにつながらないものはそうです。

ヒント：思いやりを忘れない

やることリストからタスクを削除するときも、その作業に関わっている人には、きちんと伝えるようにしましょう。タスクを捨てるからといって、失礼な態度をとる必要はありません。むしろ、チームメイトから優先順位を大切にする人ではなく、問題のある人だと思われると、今後のタスクが進めにくくなるかもしれません。時間を節約しつつ、思いやりを持って接しましょう。タスクをやめる理由は、はっきり説明できるようにしてください。

4. 今すぐやる（Do it now）

最後のDは「Do」、つまりすぐに取りかかるべきタスクです。期限や重要な連絡、そのほか時間に余裕のない案件など、緊急性のあるタスクがこれにあたります。Canfieldは、この手順は必ず最後にするべきだと言います。タスクはまず最初の3つのDで振り分けて、もっと生産的な方法で処理できないかを見極めるべきだからです。

この「Do」は、ただ終わらせればよいわけではありません。できるだけ速く、効果的に完了させることが大切です。そのため、マルチタスクは避けましょう。Tempoによると、マルチタスクをすると生産性が最大45%下がることがあります。

ヒント：作業を自動化する

タスクをこなすとは、1つずつ片づけることだけではありません。最も効率よく仕事を進めるには、特定の繰り返し作業を自動化してみましょう。Hiveのようなプロジェクト管理ソフトウェアでフォローアップのメールを送ったり、特定の依頼にテンプレートを用意したりと、自分で実行する必要のあるタスクを簡単なルーティンにする方法はいくつもあります。

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