プロジェクトで時間を無駄にしている5つの兆候

「プロジェクトに取り組むことは簡単です。適切なプロジェクトに取り組むのは難しいです。しかも、何が適切かの定義は、進行中に変わる可能性があります」と、携帯型ホットスポットを扱うGrey-boxのCEOで、プロジェクト管理の専門家でもあるValentin Kravtchenkoは話します。

貴重なリソースを投じた後で、時間を無駄にしていたと気づくほど、悔しいことはなかなかありません。それでも、あらゆる組織の優秀な人々が最善を尽くしているにもかかわらず、頻繁に起きています。

プロジェクトが同時に存在する2つの世界

慌てないでください。取り組むプロジェクトを誤っているかは、遅いより早くわかるほうがよいのです。ただし、結論を出す前に、すべてのプロジェクトが同時に存在する2つの世界を理解することが重要です。

1. チームの取り組み

「まず、複雑な問題は人を割り当てて解決する傾向があるため、プロジェクトはチームの取り組みとして存在します」とKravtchenkoは述べています。「人には意欲が必要です。すぐに、なぜこれをしているのかと問い始めるからです。適切な管理者なら、プロジェクトが解決しようとする具体的な問題の背景を示し、答えられます。」

管理者がいつもそばにいるわけではありません。プロジェクトを動かす理由を理解すれば、チームは日々自律的に判断しながら、前進する意欲を保てます。また、解決する問題や所要時間の見積もりについて、当初の目標と矛盾する方向へ進んでいれば、警告を発する助けにもなります。

2. 全社のポートフォリオ

一方、プロジェクトは担当チームの外にも存在します。Kravtchenkoが「すべてのプロジェクトが同時に存在する、ほぼ抽象的なポートフォリオ管理の世界」と呼ぶ領域です。

それらは「日程表、財務報告、ガントチャート、市場調査、理想的な戦略計画、各種KPIの内訳などに配置できます」。

Kravtchenkoによると、ポートフォリオ管理者や経営幹部は、役割上、各プロジェクトの日常の現実から距離があります。主に実績報告と概要の更新を見て、プロジェクトの存続に大きく影響する判断をしなければなりません。ときには対立する利害も考慮します。

「進みが予想より遅いなら、介入すべきでしょうか。リソースを増やすべきでしょうか。削減して、新しく魅力的な案件に回すべきでしょうか。各案件でどの程度リスクを取るべきでしょうか。数年後の別の案件に不可欠でしょうか。打ち切ったら、関係者はどう反応するでしょうか。」

さらに、社内政治も関わります。「ポートフォリオと各案件の議論は、非常に事実に即したものにも、政治的なものにもなります」と述べています。

プロジェクトで時間を無駄にしている兆候

プロジェクトを取り巻く変化の多い複雑な環境がわかったら、時間を無駄にしているのか、続けるべきかを評価できます。以下の5つは、損失を抑えて撤退するか、少なくともプロジェクトをつくり直す時期を示しているかもしれません。

1. 始めた理由をはっきり思い出せない

間違った問題に、正しい解決策を用意していませんか。「プロジェクトの理由と、時間とともに与える影響を、複数の角度から理解し、説明できるようにしましょう」とKravtchenkoは勧めます。

障害や新しい展開に日々対応すると、視野を失いやすくなります。期間中に何度か繰り返して振り返りたい点です。

2. 新しい問題に既存の解決策を当てはめている

「プロジェクトは、舗装された公園の道を散歩するようなものではありません。運がよければ途中に土の小道があるかもしれませんが、新しい解決策が必要な問題の森を、自分で切り開く必要があります」とKravtchenkoは付け加えます。

既存の解決策を新しい問題にコピーして当てはめるだけなら、もはやプロジェクトではなく、定型的な生産環境だといいます。そして、経験が盲点になることもあります。「たとえば、経験豊富なJava開発者が慣れた領域にとどまり、別の言語のほうが適した問題に、技術的な解決策を無理に当てはめようとする場合です。」

新しい問題に既存の方法を当てはめているなら、今のプロジェクトの考え方を問い直す時期です。

3. 細部まで管理している

また、プロジェクトの細部を逐一管理していることも、時間を無駄にしている兆候かもしれません。

「細かすぎる管理と意欲の低下によって、チームが結果に関心を持たず、指示されたことだけをする場合があります」とKravtchenkoは話します。「それでも、成果はプロジェクト全体に価値をもたらしません。」

心当たりはありますか。プロジェクトをやめるか、全体の背景を理解し、労力を無駄にしないように見直しましょう。「関係者が何を望み、必要としているかを理解すれば、それを念頭にタスクに取り組めます。」

4. 何も変更しなければ機能する

プロジェクトは完璧に見えるかもしれません。しかし、1つの要望が、精巧なJengaの塔を崩す最後のブロックのように感じられる場合があります。これは、思いがけない好機にもなります。解決策のどの部分が成り立たないかを知り、よりよいものを作れるからです。

5. ほかの人が取り組む意欲を持てない

最後に、誰もそのプロジェクトに近づきたがらないなら、何かがおかしい明確な兆候です。「チームの誰も意欲を持てないなら、立ち止まって状況を評価する必要があります」とKravtchenkoは述べています。

「組織の戦略計画には依然として不可欠かもしれませんが、チームの心が向いていなければ、仕事の質は必ず影響を受けます。」

それでも、取り組むことが不可欠ならどうでしょうか。メンバーを入れ替え、小さく早い成功を計画して士気を高め、理由を改めて伝え、チームの話を聞く時間を取れます。「何も効かなければ、外注し、一部のメンバーに監督を任せ、チームをより関心の持てるプロジェクトへ移すことを検討してください」と話します。

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