リモートチームの生産性を高める6つの戦略

リモートワークは急速に新たな標準になっていますが、不思議なことではありません。リモートチームなら、企業は費用を削減できます。全員が自宅で働けば、賃料、オフィスの維持費、家具の費用も不要です。ただし、リモートチームの管理には難しさがあります。まったく別の場所にいるメンバーの生産性を、どうすれば維持できるのでしょうか。本記事では、全員が同じ場所にいなくても、チームが成功し、同じだけの仕事をこなせることを紹介します。リモートチームの生産性を高める6つの戦略を見ていきましょう。

1. タイムトラッキングツールを試す

リモートチームの運営には、タイムトラッキングツールが必要です。同じ場所で働いていれば、各自の勤務時間を目で確認できますが、離れている場合は、その情報をデジタルで記録するツールが必要になるでしょう。リモート従業員の勤務時間の把握は、給与を正確に支払い、仕事への責任を明確にするうえで非常に重要です。タイムトラッキングツールは、1日に期待される成果が出ていない理由を探るのにも役立ちます。勤務時間中の具体的な活動を確認できるツールも多くあります。遅れに妥当な理由があるかを把握し、生産性を高めるために必要な調整ができます。例えば、チームがデジタルマーケティングとSEOを担当しているとします。寄稿記事を書くライターが、1,500語の記事に2日かけているかもしれません。詳細を把握できるタイムトラッキングツールがあれば、執筆工程の各段階にどれだけ時間を配分しているか分かります。 短縮を手助けできる工程はあるでしょうか。研修やツールを追加すれば、生産性を改善できるかもしれません。内容の調査に時間がかかりすぎているなら、調査の効果的な方法についてセミナーを開くことができます。そのために使えるウェビナーのプラットフォームもあります。 チームのニーズに最も合うツールを選びましょう。タイムトラッキングツールを選ぶ際は、次の特徴を確認してください。

• 使いやすいこと：一般に、習得に時間がかかるツールは費用に見合いません。事業のほかの側面に集中する代わりに、操作方法の理解に多くの時間を浪費してしまいます。 

• 優れたカスタマーサポートがあること：24時間年中無休で問い合わせできるのが理想です。問題がいつ起きるかは分かりません。

• 必要な機能がそろっていること：GPS追跡ツールや給与管理機能も必要ではありませんか？ 

• 既存のシステムと連携できること：今使っているツール群に、どのように組み込めるでしょうか？ 

2. オンラインのコミュニケーションツールを使う

どのチームも、成功にはコミュニケーションが欠かせません。ただし、リモートチームは同じ空間にいないため、新たな連絡手段、アプリ、プラットフォームで情報を共有する必要があります。幸い、選べるコミュニケーションツールは豊富です。 例えば、メールは今もよく使われています。アカウントの作成も、地球の反対側にいる相手への送信も簡単なのですから、当然です。メールでのやり取りをさらに進化させたいなら、Hiveのような多機能の共同作業ツールを試してみましょう。Hiveなら、どのメールも実行可能なタスクに変え、メンバーに割り当て、期限まで設定できます。現代的なメール活用術です。 Hiveでリモートチームにできることは、ほかにもあります。Hiveは、リモート勤務に必要なすべてを1つのダッシュボードに集約する、包括的なプロジェクト管理ツールです。リモート勤務中の連絡にSlackを、オンライン会議にZoomを使っていますか？Hiveは、この2つの人気ツールと連携しています。アプリを離れずに同僚とチャットし、会議を始められます。 効果的なリモートでの対話を支えるツールは、ほかにもあります。先ほどのZoomに加え、LiveWebinarやGoogle Meetingsも、オンライン会議の開催に適しています。ビデオ会議は、言葉だけでなく表情やしぐさも分かるため、離れた場所での対話に特に役立ちます。 [caption id="attachment_6319" align="aligncenter" width="600"] 出典：Witf[/caption] リモートチームのコミュニケーションには、必ず指針を設けましょう。例えば、1人が会議時間を使いすぎないよう、Zoom会議のルールを決めます。メッセージに返信してほしい時間の目安や、離席メッセージ、不在時の自動返信メールのルールも設定できます。全員の認識がそろえば、チームの生産性はさらに高まります。

3. 細かく管理しすぎない

上司に一挙一動を細かく監視されたい人はいません。信用されていないと感じるだけです。従業員が信頼されていないと感じると、個人の生産性や仕事への意欲が下がると、Harvard Business Reviewは指摘しています。チームの非効率を解消できると思っても、過度な管理は生産性を高める方法ではありません。Process.stによると、細かく管理しすぎる上司は見分けやすいそうです。 次のような特徴があります。

• 仕事を任せません。

• 仕事を任せても、ミスを見つけると自分が引き継ぎます。

• 自分抜きで物事が決まるのを嫌がります。

• 全体像より細部に集中します。

• ほかの人の意見を無視します。

• 成果物に満足しません。

過度な管理は、個人の生産性や意欲だけでなく、リモートチーム全体の生産性にも影響します。考えてみてください。メンバーの仕事を何度も確認することに時間をかけすぎれば、仕事はいつまでも期限内に終わりません。大切なのは、メンバーに余裕を与え、本来任せるために採用した仕事を任せることです。自分で問題を解決し、アイデアを出す余地をつくりましょう。時々状況を確認する程度にすれば、個人もチーム全体も生産性が高まります。また、細かく管理せず、従業員が信頼を感じられれば、組織への貢献意欲も高まります。Gallupによると、従業員の貢献意欲が高い組織の1株当たり利益は、競合を実に147%上回ります。 

4. 業務プロセスを簡素化する

メンバーが各地に分散しているため、生産性を保つには標準化された手順が欠かせません。ワークフローは標準化するだけでなく、できるだけ短く簡単にすることも重要です。複雑なままでは、標準化する本来の目的が果たせません。 必要な工程だけがワークフローに残るよう、プロセスを整理しましょう。ワークフロー管理に役立つ簡単な手順を紹介します。 不要な工程を取り除く 複雑なワークフローは、どうすれば短くできるでしょうか。まず、チームが仕事を完了するまでの工程を一覧にします。次に、成果物の提供を早めるために削除できる工程を確認します。長い工程を減らしにくい場合は、ワークフロー管理ソフトウェアで自動化して時間を節約する方法もあります。例えば、チームが寄稿キャンペーン用のコンテンツ制作を担当しているとします。Webサイトへの提出が承認される前に、厳密な編集工程を経る必要があります。その工程を図にすると、次のようになるとします。[caption id="attachment_6320" align="aligncenter" width="400"] 出典：Smartsheet[/caption] 図にすると、必要な工程と不要な工程を見極めやすくなります。この例では、構成案の確認は不要かもしれません。編集者は最終的な記事を確認するため、その際に記事の構成も確認しています。不要な工程を取り除くと、 生産性を確保するプロセスを整えられます。会議の頻度を減らす 会議が重要なのは確かです。ただし、多すぎるとリモートチームの生産性を下げる可能性があります。定例会議で話すことをすべて書き出しましょう。そのうえで、各議題に本当に会議が必要か判断します。より効率的に協働する方法があり、メールやチャットでも同じだけの仕事を進められるかもしれません。  チームで使うツールを減らす  必要なだけリモートワークツールを使うことは構いません。ただし、各ソフトウェアやアプリが、既存のツール群に新たな価値を加えることが重要です。例えば、全員がすでにChantyを使っているなら、Slackも使うよう求める必要はありません。どちらもチャットのプラットフォームです。半数がSlack、残りがChantyを使えば、連絡上の問題が起きるでしょう。情報が複数のツールに分散すると、プロジェクトのメモを見失ったり、指示を誤解したりしやすくなります。結果として、チームの生産性が低下します。

5. 企業文化を強化する

企業文化は、その会社らしさを表します。全従業員がリモート勤務をする事業では、いっそう強化する必要があります。メンバーはさまざまな場所に分散しています。強い組織文化がなければ、会社への十分な貢献意欲は期待できず、生産性も期待できません。 企業文化の強化は、それほど難しくありません。例えば、ワークライフバランスを大切にする会社と認識されたいなら、それを重視する社内方針をつくりましょう。勤務は平日の午後5時までという方針も考えられます。自らも実践し、週末やその時間以降には仕事のメールを送らないようにします。会社の核となる価値観を大切にする従業員には、報いることも必要です。例えば、時間を貴重なものと考える会社として知られたいなら、常に期限を守る従業員を称賛しましょう。同様に、いつも会議に遅れる従業員には、相応の措置を取ります。

6. 楽しい活動を取り入れる

リモートチームのメンバーは交流の機会が少なく、互いを知り、関係を築くことが難しくなります。交流不足が続くと孤立感が生まれ、生産性の低下につながることがあります。そのため、オンラインのチームづくり活動が重要です。ある研究では、チームづくりの活動が、チームの認知機能、感情の状態、仕事の成果にも良い影響を与えることが示されています。リモートでのチームづくり活動でも同じです。オンラインでも、人が集まると感情面や精神面の健康が改善し、最終的に生産性が向上します。チーム全員にメリットがあります。[caption id="attachment_6321" align="aligncenter" width="600"] 出典：Team Building[/caption] 開催できるチームづくり活動には、次のようなものがあります。

• ジグソーパズルやオンラインのボードゲーム。

• 職場に関するクイズやオンラインのPictionary。

• オンラインカラオケ。 

• Tiny campfire：リモートチーム向けのオンラインキャンプファイヤー。

• War of Wizards。

• ビンゴ。

• オンラインのダンスパーティー。

自由に工夫しましょう。Weekdoneは、Zoomでリモートメンバー向けのオンライン脱出ゲームを開催しました。参考にしてみてください。[caption id="attachment_6322" align="aligncenter" width="600"] 出典：Weekdone[/caption] 定期的にチームづくり活動を開催すれば、メンバーに楽しみにできる予定が生まれます。

おわりに

リモートワークは今後も定着しそうです。従業員へのメリットを認識しながら、間接費の削減も享受する企業が増えています。 ただし、利点があっても、完全リモートのチーム管理は難しい場合があります。離れた場所にいて以前のように監督できない状況では、全リモート従業員の生産性を維持するのは簡単ではありません。それでも、リモートでの生産性向上は不可能ではありません。本記事では、リモートチームの管理に役立つ方法を紹介しました。使えるツールを活用し、細かく管理しすぎず、プロセスを簡素化すれば、チームはリモートでの生産性を最大限に高められます。ぜひ取り組んでみてください。Matt Diggityは検索エンジン最適化の専門家で、Diggity Marketing、The Search Initiative、Authority Builders、LeadSpring LLCの創業者兼CEOです。Chiang Mai SEO Conferenceの主催者でもあります。