週の仕事時間を5時間減らす7つの小さな工夫

賢く働けば、生産性が高まります。さらに賢く働けば、同じリソースのまま、週の勤務時間を5時間減らせます。小さくても戦略的な工夫で、影響力を大きく高め、エネルギー、労力、予算を最大限に生かせます。実践してきた管理者やリーダーの方法を紹介します。

朝を最大限に活用する

朝型かどうかにかかわらず、早く仕事を始めるなら、1日の始まりを最大限に生かす価値があります。

CBDブランドJoy OrganicsのCMO、Gerrid Smithはこう話します。「席に着き、取り組めるようになったら、まず最も難しい作業から始めましょう。朝のうちに片付けると、その後の1日がずっと円滑に進みます」

あまり考えずにできるタスクは、午後や夕方に残しましょう。「その後、翌朝最初に難しいことをするよう、次の日の計画を立てられます。簡単なタスクから逆順に進めるより、この方法で多くの時間を節約できました」

もっと委任する

時間を節約する小さな工夫は、生産性だけでなく、生活の質にも関わります。コンサルティング会社Noblecoの共同創業者Marti McLeishは、「仕事に楽しさ、充実感、経済的成功を見つける方法を、毎日専門職の方々と考えています。結局は、1日の時間を増やすことに行き着きます」と話し、気づきを得るために自分の時給を計算することを勧めます。

「委任の方法を学びましょう。新人でもベテランでも、1時間の価値を計算することを勧めます。年収を勤務時間で割ります。毎日している仕事を、ほかの人が半分、あるいはそれ以下の時間でできるなら、外部へ任せるべきです」と話します。

会議を見送る

また、本気で時間を生かしたいなら、不要な会議への対応にも規律を持つ必要があります。McLeishは、「会議の依頼だけでなく、オンラインでの個人や専門能力の開発機会も、次々に届きます。多くは有益でも、いつも必要とは限りません」と付け加えます。

別のことに時間を使うほうがよければ、より関連性の高い活動を優先し、招待を丁寧に断ってかまいません。

漫然とスクロールするのをやめる

勤務時間の短縮は、何に集中するかと同じくらい、何をしないかが重要です。考えずに画面をスクロールするのを避けることは、簡単な変更でありながら、時間の節約に大きな効果が期待できます。

McLeishはこう話します。「週5時間をすばやく取り戻したいなら、携帯電話を見直してください。休憩して、そのままスクロールを始めるのは簡単です。利用状況の報告を見ると、ソーシャルサイトに実際どれだけ時間を使っているかが、はっきりわかります」

しかし、常時接続で刺激の多い世界では、言うほど簡単ではありません。その衝動へのおすすめの対策は、意志だけに頼らず、端末の利用時間制限を使うことです。

「私は毎日午前10時から午後4時まで制限しています。朝のうちに仕事の投稿を終えると、午後4時まで使えなくなります。もちろん解除できますが、その手間をかけるうちに、スクロールしたい気持ちが消えます！」

先延ばしに対処する

必要なタスクが憂鬱でしょうか？脳をうまく誘導して終わらせましょう。3LS Consultingの代表Julie Rysengaは、抵抗感を減らすため、5分だけタイマーを設定し、その間は避けているタスクに取り組むと決めることを勧めます。「先延ばしは自然な人間の感情ですが、脳をうまく誘導して乗り越えられます」と話します。

「5分たったらやめてよいと、自分に許可しましょう。始めてみると、続けたくなる可能性が高いです」

Rysengaは、避けているタスクを見直し、20分取り組めるかを考えるよう提案します。無理なら10分はどうでしょうか？それでも嫌なら、5分に減らします。

「続けたくなければ、やめてもよいことにします。そして後でもう一度試し、少しずつ進めましょう」と話します。

自分の責任を振り返る

「自分の役割の目的と、期待される活動、付加価値を理解してください。実際の活動と比べ、役割の範囲外のタスクを手放す方法を考え、本来どこが担当すべきかを特定します」と話すのは、エグゼクティブコーチ、認定された変革管理の上級専門家、リーダー育成と業績の専門家で、著書「The Manager's Dilemma - How to Empower Your Team's Problem Solving.」を持つIrial O'Farrellです。

難しいのは、昇進しても以前のタスクを新しい役割に持ち込み、慣れた領域に落ち着いて、次の段階への成長を妨げてしまうことが多い点です。

長期的に時間を節約するため、振り返る時間の力を軽視しないでください。役割の範囲に合う領域へ、注意を向けていますか？

「そして、以前の慣れた仕事を新しい役割へ持ち込んだために学ぶ機会がなかったかもしれない、新しいスキルを学ぶ姿勢が必要です」

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