会議をもっと生産的にする7つの簡単なコツ

厳選され、きちんと設計された会議だけが入った1週間を想像してみてください。目的のない全体会議や「sync」に追われず、本来やるべき仕事にきちんと取り組める1週間です。参加する会議は時間どおりに始まり、次にやることが明確になっています。私たちが目指しているのは、そんな未来です。Hiveは、会議をもっと生産的にすることを使命としています。では、なぜ会議を見直す必要があるのでしょうか。まず、多くの人が「sync（すり合わせ）」に費やす時間が長すぎて、疲弊しているからです。中間管理職の時間の約35%が会議に使われていることをご存じでしょうか。経営層になると、その割合は50%にまで上がります。毎日の2～4時間があれば、どれだけのことができるか想像してみてください。 さらに、非生産的な会議には毎年370億ドルが費やされていると推定されていて、92%の人が会議中に「マルチタスク」をしていると認めています。しかも、今ではリモート会議のほとんどがZoomやMicrosoft Teamsで行われるため、気が散りやすさはさらに増しています。会議のために無駄にしている貴重な時間とお金について、考えてみてください。幸い、今は職場のイノベーションが絶え間なく進んでいる時代です。スタートアップが働き方を変え、何十年も続いてきたプロセスを根本から見直しています。会議も同じように見直すときが来ています。ここからは、新しい会議のシーズンを切り開くための私たちの新しいルールをご紹介します（Dua Lipaの曲ではありません）。会議をもっと生産的にする7つのコツで、あなたの仕事の1日を変えましょう。

1. すべての会議に「はい」と答えるのをやめる

最初は難しいかもしれませんが、チームメンバーや組織内の人たちとの間に境界線を引き始めることが大切です。会議が必要な場面はもちろんありますが、話したいことがあるたびに自動的に会議を開くのが当たり前になってはいけません。ほかに、もっと早く連絡して情報を伝える方法はないでしょうか。たとえば、続きの会議を誰かが提案してきたときに、フォローすべきことが特にないとわかっているなら、Hiveのようなプロジェクト管理ツールやメールで、簡単に確認することを提案してみましょう。ほかのプラットフォームで5分で済むのなら、30分の会議に時間とエネルギーを使うのはやめましょう。  会議の主催者から、あなたの意見やフィードバックが会議に欠かせないと言われても、どうしても外せない用事があって参加できない場合は、チームが会議で確認できるよう、書面でフィードバックをまとめることを申し出ましょう。チームの誰かに、会議の場であなたの代理として意見を伝えてもらう方法もあります。これは、部下やメンバーと責任を分かち合うよい機会にもなります。

2. 会議のリーダーを必ず決める

誰もが、不気味な沈黙で始まる会議を経験したことがあるはずです。誰が招集した会議なのかもわからず、最初の10分を、何を話すべきなのかを探ることに使ってしまう会議です。 3人以上の会議ではリーダーを決めておけば、すべて解決できます。カレンダーの招待に「会議リーダー：名前」と入れるだけです。この人が、議論を進行し、会議中のメモを取り、次のステップを決める役割を担います。 

3. しっかりメモを取る

会議に出て集中して聞くことと、起きたことをすべて覚えていることは別で、本当に難しいのは後者です。そこで役に立つのが議事メモです。あなた自身、または担当のメモ係が、会議の重要な情報をきちんと記録しておけば、抜け漏れを防ぎ、アイデアを無駄にせずに済みます。議事メモの体験を一新したいなら、Hive Notesの出番です。Hive Notesを使えば、会議の前、会議中、会議後のすべてで生産性を高められます。メモをカレンダーの招待にリンクして、アジェンダを共有すれば、全員が同じ認識で会議に臨めます。会議中は、Googleドキュメントのように、参加者全員とメモを共有して、リアルタイムで共同編集できます。話題を次のステップに変えて、会議の参加者の誰にでも割り当てることもできます。これこそ、生産的な会議です。しかも、Hive Notesは誰でも完全に無料で使えます。すでにHiveをお使いの方なら、アクションを既存のプロジェクトにリンクしたり、Hiveのダッシュボードからメモをすぐに見返したりできて、Notesをさらに活用できます。

4. 15分または45分の会議を取り入れる

多くの人は、会議は30分か60分でなければならないと思い込んでいます。実際には、そんなことはありません。会議が必要だと判断して、会議リーダーを決めたら、もう1分かけて、アジェンダの各項目にかかる時間を見積もりましょう。議題が1つだけなら、全員が時間どおりに集まって、話題から逸れなければ、おそらく15分で終わります。 複数の議題がある場合は、1時間ではなく45分に設定すると、雑談に使ってしまいがちな15分を取り戻せます。ちなみに、専門家の推定でも、45分の会議が理想的な長さだとされています。参考までに。 

5. 会議を「スマホ禁止ゾーン」にする

チームメンバーやリーダーと大切な話をしているときに、通知だらけのiPhoneの画面へ相手の視線が行ったり来たりするほど、困ることはありません。あなたの提案が組織にとって重要ではないように感じてしまいますが、実際には間違いなく重要です。 オフィスにいるなら、スマホ禁止ゾーンにするのは簡単です。全員にデスクにスマホを置いてくるよう提案すればよいからです。しかし、Zoom会議を主催するときは、少し難しくなります。その場合は、全員に通知をミュートして、どうしても必要な場合を除いてメールを確認しないよう提案しましょう。そうすれば、コンテキストスイッチのコストが減って、全員が集中できます。もしかすると、会議を15分早く終えられるかもしれません。

6. 会議中のプレゼンをやめる

スライドだけで構成された2時間の会議に座っているほど、つらいことはありません。Jeff BezosがAmazonでPowerPointのプレゼンを禁止したのには理由があります。Amazonでは、終わりのないPowerPointのプレゼンを聞く代わりに、会議の前にメモを読みます。全員が会議室に集まる前に情報を共有できるので、会議を生産的にするよい方法です。 このルールには例外があるかもしれません。複数の人がそれぞれ別のスライドを使って、戦略や業績の進捗をグループに報告するような場合です。このとき、6本の別々のメモを送っても、おそらく効果的ではありません。その代わりに、プレゼン資料を作成して、事前に送っておきましょう。全員に、資料の内容について質問を1つずつ持って会議に参加してもらう方法もあります。そうすれば、全員が当事者として参加し、積極的に発言しようという気持ちになります。

7. ビデオ会議ツールを使う

今ではバーチャル会議に移行する人が増え、ビデオ会議プラットフォームが私たちを救ってくれたと言って間違いありません。バーチャル会議で最も人気のあるツールの1つがZoomで、この1年ほどで、ほとんど日常の言葉にもなりました。Zoomでの会議は、とても簡単です。ビデオ通話全般でも同じです。必要なのは、パソコン、内蔵カメラまたは外付けのウェブカメラ、そしてZoomのアカウントだけで、すぐに始められます。このビデオ会議ツールが好きな理由はほかにもあります。すでに使っているすべての仕事用ツールと連携できるZoom連携が、何千も用意されているのです（ZoomとHiveの連携も含まれます）。Zoomは、40分までの会議なら無料で使えます。より本格的なツールが必要な個人や企業向けに、さまざまな有料プランもあります。ほかにも、GoToMeeting、Slack、ReadyTalkなど、多くのビデオ会議プラットフォームから選べます。この記事を読み終えるころには、チームや組織で会議を減らすことに、少し納得していただけていれば幸いです。先ほどもお伝えしたとおり、すべての会議がまったく無意味だという意味ではありません。時間の使い方を、もっとよく考える必要があるということです。 話したいことがあるたびに、自動的に誰かのカレンダーに会議を入れるのではなく、Hiveのようなプロジェクト管理ツールを活用して、質問の詳細を書いたメモやカードを作ってみましょう。そのうえで、タグ付けとコメントの機能を使えば、薄暗くて息苦しい会議室に入る前に、やり取りを済ませられます。ほかにも、ここで紹介できていない大切なコツはありますか。ぜひ下のコメントで教えてください。