Cómo usé Hive en la búsqueda de un nuevo apartamento

La organización es clave cuando buscas un nuevo hogar. Incluso sin los precios tan altísimos del mercado actual, cada vez es más difícil encontrar un alquiler. El estrés de la búsqueda y recibir respuesta tan pocas veces pueden pasarte factura. Suma a eso la naturaleza volátil del sector, sobre todo en mercados populares como Nueva York y San Francisco, y parece una receta para el desastre.

No es de extrañar que algunos sitios web sugieran trucos de organización como las listas y las hojas de cálculo. Yo digo: ¿por qué no combinar esas ideas y dar un paso más usando Hive para abordar este proyecto que te cambia la vida? Pues eso es justo lo que hice. Estoy en mi eterna búsqueda de un lugar al que llamar hogar en nada menos que Nueva York (y también Brooklyn), donde se ha vuelto casi imposible encontrar una vivienda asequible.

Llevo meses revisando opciones de apartamentos y todavía no tengo nada concreto. Así que toma todo lo que digo con cautela. Pero sí puedo decir que usar Hive para organizar mi vida en torno a la búsqueda hizo que todo el proceso fuera mucho más fácil de llevar.

La vista por estado gana la partida

Aunque hay muchas formas distintas de ver los proyectos en el espacio de trabajo de Hive, la «vista por estado» fue la que elegí para buscar apartamento. Creé varios pasos para el proceso de contacto con los apartamentos, basándome en meses de recorrer este infierno sin un sistema de organización. Coloco mis tarjetas, cada una de las cuales representa una unidad distinta en Manhattan, Brooklyn o Queens, bajo cada encabezado a medida que llegan a ese estado en el flujo de trabajo del proyecto. De esta manera, identifico de inmediato qué fila está llena de opciones a las que debo dar seguimiento y a quiénes todavía no he contactado. También puedo saber si a un anuncio que me envió un amigo o un familiar ya le escribí o no.

Sé detallista con tus tarjetas

Como mencioné antes, cada tarjeta ubicada bajo uno de los encabezados representa una propiedad que me interesó después de verla en línea. Intento que la información de cada anuncio en estas tarjetas sea lo más específica posible para no tener que volver a visitar el enlace. (O, peor aún, por si la propiedad elimina el anuncio. A veces lo hacen simplemente mientras muestran la unidad a una lista de espera de interesados. De cualquier forma, puede hacerte entrar en pánico si lo notas antes de que un agente confirme tu visita, etc.)

Cada tarjeta lleva como título la dirección del apartamento y cualquier dato específico que necesitara ver de un vistazo (por ejemplo, «AGREGAR AL CALENDARIO»), y el resto de los detalles iban en la «descripción» y los «comentarios» de la tarjeta. Si tenía programada una visita (virtual o presencial) o una jornada de puertas abiertas, añadía la hora y la fecha al calendario de cada tarjeta. Así, el evento aparecía resaltado en verde en la tarjeta mientras reviso el flujo de trabajo. Estos son algunos detalles que conviene incluir en la descripción de tu tarjeta:

• Enlace al anuncio

• Dirección

• Información sobre el vecindario

• Información del anuncio

• Comodidades

• Información de contacto

• Si estás conversando activamente sobre el alquiler

Algunos detalles que añado a los comentarios de la tarjeta:

• Correos detallados o información de mi correspondencia con el representante de la propiedad

• Notas para un amigo que va a asistir a una visita en mi lugar

• Cualquier cambio de precio que noto

• Negociaciones importantes

• Si el anuncio exige o no una verificación de antecedentes del inquilino

Encabezados de proyecto sugeridos

Aunque mis tarjetas de encabezado cambian según cómo me siento con el proceso o si tiene sentido añadir otro paso, mis opciones principales se han mantenido bastante estables todo el tiempo. Han ayudado a agilizar la búsqueda de apartamento de una forma maravillosa. Estas son las opciones principales que he usado casi siempre durante mi búsqueda, para que las amplíes y ajustes como te parezca mejor.

Por contactar

Aquí empiezan la mayoría de mis opciones. Son anuncios que encontré en línea y que cumplen mis criterios, o que me enviaron amigos y familiares que me ayudan de forma proactiva a lograr esta meta, y a los que todavía no he contactado.

Me encanta mantener este encabezado al inicio del flujo de trabajo, porque soy de las que envían consultas mientras ven apartamentos. Luego quedo atrapada en un torbellino de correspondencia en lugar de volver a la tarea original. Esto me ayuda a tenerlo todo a mano para agrupar mi trabajo en el momento más conveniente entre horas laborales. (Porque, si no, ¿cómo voy a pagar una inversión en un apartamento en la ciudad?)

Contactado

Este encabezado es el lugar de todos los anuncios de apartamentos que ya contacté. A menudo, cuando muevo la tarjeta a este punto del flujo de trabajo, agrego en la descripción cómo y cuándo me puse en contacto. A veces es un formulario en el sitio web del anuncio. Otras veces es un mensaje de texto, una llamada o un correo. A veces encontrar la información de contacto es más difícil que simplemente visitar el sitio del anuncio, así que quizás tengas que investigar un poco para dar con el medio de comunicación correcto. También anoto si envié la información que preparé sobre mí**.

**Para agilizar el proceso a los agentes de los anuncios, envío una foto mía y de mi gato, ya que somos los posibles inquilinos. Envío un paquete que incluye mi puntaje de crédito, mis ingresos, la garantía de mi fiador, algo de información sobre mí y una lista de referencias.

Visita programada

Para vigilar de cerca mi calendario de visitas, virtuales o presenciales, muevo las tarjetas a este encabezado cuando llegan a esta etapa. A menudo, aquí también incluyo las jornadas de puertas abiertas sin confirmar, y las anoto en la descripción o en el encabezado. Esta es la parte del flujo de trabajo donde se añaden la fecha y la hora, para verlas apenas hago clic en mi proyecto en el espacio de trabajo de Hive.

Otros encabezados similares que he usado:

Ya no disponible

«Ya no disponible» es básicamente el cementerio de los encabezados. Lo usé durante un tiempo mientras revisaba anuncios. Una parte de mí pensaba: «Espera, ¿qué pasó con ese anuncio tan bonito del que hablaba con aquel agente?», y una mirada rápida al proyecto me hacía recordar: «Ah, sí, eso no funcionó». (O, bueno, nadie me respondió nunca.)

Ahora, depende de mi estado de ánimo si envío las tarjetas a este lugar o si simplemente las marco como completadas y las archivo. A veces es más fácil no tener acceso inmediato a los que te rompieron el corazón, ¿sabes?

Respondieron y contesté

Este me resultó útil cuando estaba en plena conversación con un agente. Sin embargo, me di cuenta de que añadirlo creaba un paso innecesario en mi flujo de trabajo personal. En cambio, dejo estas tarjetas en «Contactado» hasta que acuerdo una visita. Entonces pueden pasar a «Visita programada» y se les añade una fecha.

Aunque todavía no he encontrado un lugar que realmente me encante en la costa este, tener el proceso organizado en Hive me dio la tranquilidad que necesitaba. Por primera vez siento que tengo mis citas bajo control y todo lo que necesito en un solo lugar. Hive acabó de manera efectiva con mi agobio.