7 consejos para una gestión exitosa de la carga de trabajo

Los gerentes de proyecto hacen mucho más que asegurarse de que las tareas lleguen a los equipos correctos y de que los proyectos se completen en los plazos fijados. Innovan de forma constante para su empresa y buscan maneras de aumentar la eficiencia, el enfoque y el interés en la tarea que tienen entre manos. La gestión de la carga de trabajo es una parte enorme de lo que hacen en cualquier empresa.

Ya sea que tu empresa tenga la suerte de contar con una persona o un equipo dedicado a la gestión de proyectos, la gestión de la carga de trabajo puede ser clave en cómo operas día a día. Asumir demasiado trabajo y no dosificar bien tu ritmo o tu carga son dos factores importantes en cómo y cuándo se completa tu trabajo.

¿Qué es la gestión de la carga de trabajo?

La capacidad de evaluar cualquier proyecto o tarea y asignarla a los miembros del equipo según sus habilidades y su disponibilidad es el núcleo del proceso de gestión de la carga de trabajo. Lo ideal es que un gerente de proyecto se dedique a esta tarea, porque puede tener una visión panorámica de la empresa. Puede ver y entender cómo procesan el trabajo las personas y qué obstáculos enfrentan distintos colegas, y puede reevaluarlo todo en un momento. También es responsable de medir los KPI individuales y grupales, dar seguimiento al desempeño y predecir qué equipo o qué profesional tendría mayor impacto en ciertas partes de cada proyecto.

Sin embargo, la gestión de la carga de trabajo y la gestión del tiempo no son lo mismo. Aunque la gestión del tiempo puede influir en este proceso, la gestión de la carga de trabajo es en realidad un método muy estratégico que utiliza estadísticas y estimaciones de la empresa y del sector para que todos puedan equilibrar sus demandas y cumplir los plazos.

¿Cómo puedo tener éxito en la gestión de la carga de trabajo?

Tu empresa tenga o no un equipo dedicado a la gestión de proyectos, hay algunas cosas clave que puedes hacer como empleado de cualquier departamento para optimizar tu propia gestión de la carga de trabajo. Estos consejos también te mantendrán consciente de la imagen que proyectas en tu empresa y en tu sector, y pueden mostrarte fortalezas (y algunas debilidades) que podrían afectar drásticamente tu desempeño.

1. Prepárate analizando tu carga de trabajo

Para empezar, conviene que analices tu carga de trabajo actual. ¿Hay espacio para asumir más tareas? ¿Hay proyectos específicos para los que tienes tiempo, frente a otros trabajos que consumen más?

Si eres gerente de proyecto o tienes a tu cargo la gestión de proyectos en tu puesto en cualquier empresa, quizá te pidan analizar la carga de trabajo no solo tuya sino de tu equipo o de más personas. Asegúrate de que tu análisis incluya las fechas de entrega. Si no conoces del todo las fortalezas y debilidades de tus colegas, hablar con sus gerentes o directamente con ellos puede ayudarte a ver cuál es la mejor manera de asignarlo todo.

Asegúrate de revisar los calendarios individuales al hacer tu análisis. Quizá tengas a la persona perfecta en mente para una tarea, pero tal vez no tenga la disponibilidad para trabajar contigo antes de la fecha límite. Con los altibajos, puedes aprender más sobre cómo se desenvuelve cada quien en su propio entorno y empezar a asignar el trabajo de forma más intuitiva.

2. Haz que el trabajo sea manejable

En la mayoría de los casos, asignar un proyecto completo a una sola persona no será lo óptimo. Aquí es donde las listas son útiles. Dividir cada proyecto actual o próximo en subtareas es clave para encontrar a los responsables.

Esta parte del proceso puede parecer una enorme pérdida de tiempo, pero hacer el trabajo al principio puede ayudarte a prepararte para el éxito. Te mantiene al tanto de cada pieza móvil que hay que resolver antes de completar el proyecto. También puede ayudarte a identificar con más facilidad las zonas de genialidad de tus colegas.

3. Usa márgenes de recursos

Una gran parte de gestionar bien la carga de trabajo es no ser demasiado optimista con un proyecto. Claro, quizá puedas completar una tarea a la velocidad de la luz. Quizá hayas trabajado con muchas personas en la misma función a lo largo de una trayectoria impresionante en tu sector. Aun así, los márgenes de recursos pueden cambiarlo todo.

Empieza por programar márgenes de tiempo. Aunque le digas a ti mismo o a tu colega que cierta fecha de entrega es el viernes, quizá el calendario oficial o lo que entiende el cliente sea que todo estará completo el miércoles de la semana siguiente. Así, si todo está listo, puedes terminarlo con un gran moño y enviarlo antes, y sorprender y encantar a tus clientes.

Otros márgenes incluyen programar recordatorios de tareas, asignar a alguien como respaldo si la tarea no se está atendiendo o requiere colaboración, y mucho más. Permitir que todos tengan toda la ayuda posible puede fomentar la confianza en el equipo y el valor en la empresa.

4. No hagas varias cosas a la vez

Aunque en muchos entornos se considera la multitarea como una gran fortaleza, puede ser un obstáculo cuando trabajas en tareas específicas o con muchos clientes. De hecho, podría estar reduciendo tu capacidad de rendir en el trabajo. Mantener tu mente en un solo proyecto a la vez puede ayudarte a entrar en las necesidades del cliente o del proyecto. Permite que tu cerebro dedique tiempo a concentrarse en entregar y, muchas veces, en innovar en ese espacio. Aquí tienes algunas excelentes técnicas para priorizar tareas para empezar.

5. Controla tu tiempo

Como en casi todo trabajo, controlar tu tiempo, ya sea con la tecnología de tu empresa, con tu propio temporizador o con una aplicación en tu computadora, es clave. Conocer tus propios hábitos puede ayudarte a planear cómo agrupar tu trabajo, programar tus comidas y cualquier otro elemento que pueda entorpecer tu flujo de trabajo. Si descubres que eres menos eficiente en ciertas tareas, quizá alguien más del equipo sea rapidísimo en esa tarea en particular. Controla tu tiempo y luego colaboren para definir las mejores prácticas. Así, todos ganan.

6. Aprovecha la automatización

Si alguna de las tareas pendientes puede automatizarse, considera crear ese proceso. Una vez más, puede parecer que toma mucho tiempo cuando implementas la automatización. Revisar procesos anteriores, leer sobre trucos de simplificación y crear una comunidad más eficiente es una tarea abrumadora. Sin embargo, una vez completada, requiere un mantenimiento mínimo y tu equipo terminará ahorrando tiempo.

7. No priorices el perfeccionismo

Al final del día, el trabajo que haces y los proyectos en los que participas son un reflejo de tus capacidades. Pero no puedes priorizar el perfeccionismo en cada tarea ni en cada proyecto. Si las tareas se han distribuido bien según los talentos y la disponibilidad, tus ojos no serán los únicos que evalúen el trabajo.

Tener márgenes, automatización y esquemas de programación ayudará a que más ojos revisen el proyecto antes de que se lance o pase a la siguiente ronda dentro de tu empresa. Si llega la hora decisiva y estás nervioso, pide a un colega que revise tu trabajo mientras lo terminas. Confía en el proceso y confía lo suficiente en tu propio trabajo como para no preocuparte por los pequeños detalles.