Cómo evitar las interrupciones en las reuniones virtuales

La pandemia nos obligó a todos a desarrollar nuevas habilidades. Para algunos empleados, esto incluyó una mayor capacidad para hacer varias cosas a la vez y para manejar horarios más flexibles. Lo mismo ocurre con los gerentes, que de pronto desarrollaron habilidades inesperadas, como organizar reuniones de Zoom y evitar que esas reuniones remotas se conviertan en un caos de conversaciones y prioridades cruzadas. Los gerentes pueden usar varias técnicas para mejorar las reuniones virtuales, además de una amplia variedad de herramientas para reuniones en línea que ayudan a que todo salga lo mejor posible. El software avanzado para reuniones remotas permite silenciar a participantes de forma selectiva, tomar notas de la reunión y compartir diapositivas para guiar a tu equipo por el camino correcto. Pero a veces no se trata del software. A veces hay que dominar lo básico y encontrar la forma de que tus compañeros dejen de interrumpirse tanto. La buena noticia es que también hay varias técnicas que pueden ayudarte con eso. Sigue leyendo, porque en esta guía te presentamos 4 consejos para que tu equipo deje de interrumpirse en las reuniones virtuales. 

1. Prepara las reuniones

Una de las formas más eficaces de evitar que tu equipo se interrumpa es asegurarte de que todos los asistentes sepan qué hay en la agenda. Sin una agenda clara, los miembros del equipo pueden pensar que se están olvidando de los temas que quieren tratar, y interrumpirán a quien esté hablando para que no ocurra. Este tipo de interrupciones es de las que más molestan, porque pueden sacar de rumbo toda la reunión.  Aun así, hay formas bastante sencillas de evitarlas. Primero, contacta a los miembros de tu equipo antes de la reunión y pídeles que indiquen si quieren hablar durante la reunión y sobre qué. Luego añade todos esos puntos a una agenda clara y detallada. Así, todos sabrán que se tratará el tema que eligieron, y cuándo. Con una herramienta como Hive Notes, puedes compartir la agenda con todos los asistentes antes de que empiece la reunión y luego tomar notas de forma colaborativa, en tiempo real, a medida que avanza.  Por supuesto, tú también debes prepararte para las reuniones virtuales como gerente. Si sabes que un punto de la agenda generará muchas preguntas (y, por lo tanto, posibles interrupciones), reserva tiempo en la reunión para eso, en lugar de intentar pasar rápido a otros temas.  Si se hace bien, este tipo de preparación puede tener un efecto mucho mayor que simplemente evitar interrupciones. De hecho, preparar con cuidado es una de las claves para lograr una productividad escalable, porque te permite sacar el máximo provecho del tiempo que pasas en videollamadas.

2. Usa muletillas

Pasemos ahora a una forma más práctica de indicar que quieres decir algo. Piensa en una interrupción típica y verás que hay varias maneras de interrumpir a alguien (o de que te interrumpan), y que unas son más productivas y útiles que otras. Por ejemplo, una interrupción que corta a alguien antes de que haya podido exponer su punto clave y que lleva la conversación en una dirección totalmente distinta puede deshacer rápidamente mucha preparación. Sin embargo, también es importante que se escuche el punto de vista de todos y que se planteen los temas aunque no encajen con el formato actual de la reunión. Equilibrar estas prioridades opuestas es lo más difícil de dirigir reuniones virtuales. Pero hay maneras de lograrlo. "Algunos especialistas en comunicación, por ejemplo, recomiendan usar “muletillas” como “eh” y “mmm” para indicar que quieres intervenir", admite Veronica Markey, jefa de comunicaciones de Ivory Research. Una palabra pequeña como esta muestra que tienes algo que aportar, pero que eres consciente de que puede distraer del punto principal que se está tratando. También permite que la persona que habla termine su idea antes de que pases al punto secundario que planteaste. Detectar estas palabras y usarlas para estructurar una reunión exige que quien la dirige tenga habilidad. Pero si les avisas a tus compañeros que estarás atento a estas “muletillas”, quizá te sorprenda lo rápido que adoptan este nuevo “sistema” y lo pronto que estarás dirigiendo reuniones más productivas.

3. Reconoce y suma

Un problema asociado a muchas interrupciones es que a veces la persona interrumpida las toma como un desaire personal. Si alguien expone un punto y otra persona lo corta, puede parecer que se está debilitando o criticando el punto original. Para evitar la fricción que puede causar este tipo de interrupción, conviene enseñar a tu equipo una fórmula más constructiva para plantearlas. Se llama la fórmula de “reconocer y sumar”. En lugar de presentar las interrupciones como refutaciones del punto original, es mejor reconocer que ese punto era válido y útil, y que lo estás ampliando. Incluso puedes decirlo de forma explícita en tu frase: “es un gran punto, y me gustaría sumar lo siguiente … “. Es una manera mucho menos combativa de exponer tu idea y, al usarla, empezarás a ver mejoras en tus reuniones y también en la forma en que tu equipo interactúa en toda su comunicación remota.

4. No insistas en el punto

Por supuesto, hay una forma más directa de evitar las interrupciones en las reuniones: dejar de interrumpir. Suena a broma, pero hay una idea seria detrás. Algunas interrupciones son necesarias y constructivas, y otras no. A veces es difícil distinguirlas, pero hay señales claras de que el punto con el que estás a punto de interrumpir no es tan relevante como esperas. Estas son algunas:

• La reunión ya debería haber terminado. Si la reunión ya se pasó de tiempo y todavía quieres hacer comentarios, programa otra reunión. 

• Tu punto no requiere una decisión en este momento. Si les pides a tus colegas o a tu equipo que piensen sobre una propuesta, es mucho mejor hacerlo por correo electrónico que hacerles perder el tiempo a todos en vivo en Zoom. 

• Ya has hablado durante la mayor parte de la reunión. Si la reunión la has conducido tú casi por completo y te descubres interrumpiendo a otros, probablemente no te preparaste lo suficiente. Da un paso atrás y aprovecha la reunión para conocer las opiniones de tu equipo, en lugar de someterlos a un monólogo.

Dicho todo esto, sin duda hay lugar para temas no esenciales en tus agendas de reunión. De hecho, reservar tiempo para un par de dinámicas virtuales para romper el hielo puede hacer tus reuniones más divertidas y, además, ser una buena oportunidad para que los miembros del equipo planteen temas de manera más informal, en lugar de hacerlo como una interrupción más adelante en la reunión.

En resumen

En definitiva, dirigir reuniones es más un arte que una ciencia, y cada gerente encontrará su propia manera de hacerlo con éxito. Sin embargo, todos los gerentes más exitosos usan varias técnicas, y son las que incluimos arriba: preparación, fomentar una comunicación respetuosa y ser conscientes del tiempo de los demás. Por último, reconoce que ser un gran gerente no termina ahí. Si ves una reducción drástica de las interrupciones, no te apresures a atribuirla solo a una buena gestión. Asegúrate de conocer las señales del agotamiento por reuniones virtuales y de poder detectarlo antes de que afecte negativamente a tu equipo. También tienes un deber de cuidado con tus empleados, y esto es más importante que nunca en entornos de trabajo remoto e híbrido.