Guía de gestión estratégica de proyectos: beneficios, software y mejores prácticas

Si no revisas los objetivos de tu empresa ni defines una estrategia a largo plazo, los proyectos pueden descarrilarse y salirse por completo del alcance. La gestión estratégica de proyectos es un proceso esencial que mantiene el rumbo de tu negocio y te ayuda a planificar, ejecutar y controlar tus proyectos.

La gestión estratégica de proyectos consiste en alinear los proyectos con la estrategia general de la empresa para alcanzar las metas organizacionales de forma eficaz. Para tener éxito, necesitas un enfoque sistemático que combine mejores prácticas, metodologías y herramientas.

Esta guía explora los beneficios de la gestión estratégica de proyectos, sus mejores prácticas y el software que te ayudará a gestionar tus proyectos con eficacia.

¿Por qué usar la gestión estratégica de proyectos en tu empresa?

Como dueño de un negocio, harás lo que sea para que sea exitoso y rentable. Porque si no es ninguna de las dos cosas, ¿para qué tener un negocio?

Sin embargo, para crecer y mantener (o alcanzar) la rentabilidad, debes gestionar bien todos tus proyectos, además de escalar y cambiar de rumbo cuando haga falta. Aquí es donde entra la gestión estratégica de proyectos.

La gestión estratégica de proyectos se centra en la visión general que mencionamos antes y en las metas que se deben lograr. Este tipo de estrategia se enfoca en los objetivos a largo plazo y no en las tareas del día a día. Implica crear un plan, fijar objetivos, y supervisar y controlar el avance.

Beneficios de la gestión estratégica de proyectos

Si no la usas porque crees que tu negocio marcha bien y cumples todas tus métricas, piénsalo de nuevo. La gestión estratégica de proyectos ofrece muchos beneficios que podrías perder si no la implementas ahora. Algunos de ellos son:

Mejor alineación con las metas del negocio: la gestión estratégica de proyectos ayuda a alinear las metas de cada proyecto con los objetivos generales de la empresa, de modo que los proyectos contribuyan directamente al éxito de la organización.

Mejor comunicación: este tipo de seguimiento operativo facilita la comunicación eficaz entre las partes interesadas del proyecto y los miembros del equipo, y fomenta una comprensión compartida y un compromiso con las metas comunes.

Mayor eficiencia: un enfoque estructurado, en el que todos están en la misma página y el equipo está alineado, permite una mejor asignación de recursos y una mejor toma de decisiones. Esto se traduce en más eficiencia y productividad.

Mejor gestión de riesgos: con un enfoque estratégico, los gerentes de proyecto pueden identificar los riesgos potenciales desde el principio y aplicar medidas inmediatas para reducir su impacto en el resultado del proyecto.

Mejores resultados en los proyectos: bien aplicada, la gestión estratégica de proyectos lleva a mejores resultados. Estos resultados positivos provienen de dar seguimiento a las tareas y de asegurar que los proyectos se terminen a tiempo, dentro del presupuesto y a satisfacción de todas las partes interesadas.

5 pasos clave de la gestión estratégica de proyectos

Si alguna vez viste un proyecto perderse en los detalles y luchar por salir, es evidente que no se siguieron todos los pasos de la gestión de proyectos. Es normal cometer algunos errores en el camino, pero si sigues un conjunto de pasos definido en cada proyecto, tendrás más éxito a largo plazo.

Aunque no son todos los pasos de un proyecto exitoso, estas son algunas de las mejores prácticas más importantes que puedes aplicar para obtener los mejores resultados.

1. Define objetivos claros: antes de iniciar cualquier proyecto, define objetivos claros y alinéalos con la estrategia general del negocio.

2. Desarrolla un plan de proyecto: un plan bien elaborado asegura que todas las partes interesadas estén en la misma página y que cada persona conozca su rol y sus responsabilidades.

3. Establece un plan de comunicación: la comunicación es clave para gestionar bien un proyecto. Crea un plan de comunicación que mantenga informadas a todas las partes interesadas sobre el avance, los cambios y los riesgos.

4. Gestiona los riesgos: identifica los riesgos potenciales desde el principio y desarrolla un plan de gestión de riesgos para minimizar su impacto en el resultado del proyecto.

5. Supervisa y controla el avance: revisa con regularidad el progreso del proyecto y haz los ajustes necesarios para mantenerlo en rumbo.

¿Cómo se vinculan los proyectos con el plan estratégico?

Uno de los errores más comunes de los dueños de negocios es olvidar alinear proyectos concretos con el plan estratégico de la empresa. Cuando las personas saben por qué son importantes sus tareas y qué papel cumplen en el logro de la misión de la empresa, tienen más motivación y entusiasmo para completar la meta del proyecto.

Este error suele ocurrir porque los líderes tienen una visión, pero les cuesta comunicarla al resto del equipo. A veces el problema tiene mucho que ver con el estilo de liderazgo de cada persona; otras veces solo se trata de mejorar la comunicación remota. Es vital contar con un gerente de proyecto que actúe como puente entre el plan estratégico y la ejecución del proyecto.

El rol de los gerentes de proyecto en la alineación entre los proyectos y el plan estratégico 

Los gerentes de proyecto son responsables de traducir las metas estratégicas de la empresa en objetivos de proyecto alcanzables, y de asegurar que las actividades y los entregables del proyecto contribuyan a la estrategia general de la organización.

Una empresa que tiene dificultades para mostrar a las partes interesadas cómo se vinculan los proyectos con el plan estratégico puede superarlas con un plan de comunicación claro y la ayuda de herramientas inteligentes.

Toma como ejemplo Hive Goals, una solución integrada en la aplicación que te permite hacer justo eso, de forma eficaz, automatizada y precisa. Solo tienes que fijar tus metas y decidir cómo quieres medirlas, para que tus equipos sepan qué se espera de su desempeño.

Puedes seguir tu progreso según:

• Las acciones completadas

• El estado de las submetas

• Los valores numéricos

Si quieres saber cuánto tiempo total se dedicó a un proyecto, usa el control de tiempo de Hive. Esta función te permite registrar cuánto tarda en completarse una tarea. Hive te deja elegir entre registrar el tiempo de forma automática o manual por acción. Activa el cronómetro en tu tarjeta de acción para que registre el tiempo por ti, o añádelo al final del día, la semana o el mes.

Con Hive Goals también puedes:

• Crear una, diez, veinte o más metas para tu equipo, para que todos entiendan a qué están contribuyendo.

• Centralizar y automatizar el seguimiento y los informes de tus metas.

• Traer datos de otros sistemas a Hive para agilizar las operaciones y los informes.

• Compartir tu meta o tus metas, asignarlas a las personas indicadas, dar seguimiento a la actividad y ponerles una fecha límite.

• Entender cómo avanzan tu equipo y tu organización hacia una meta individual o un conjunto de metas.

• Los indicadores con códigos de color permiten identificar fácilmente qué elementos van “por buen camino”.

• Cuando llegue el momento de revisar el progreso, los logros y los resultados, exporta fácilmente toda la información relevante.

Hay mucho más que puedes lograr para el éxito de tu negocio cuando alineas tu plan estratégico con tus proyectos.

El mejor software para la gestión estratégica de proyectos

Desde el seguimiento de las comunicaciones hasta la supervisión del avance de tu proyecto, un plan estratégico exitoso tiene muchas piezas en movimiento. Para evitar que los proyectos se descarrilen y se salgan del alcance, y que no termines pagando por dos proyectos, necesitas un software de planificación estratégica que te mantenga en el camino y con responsabilidades claras. Estas son algunas de las mejores herramientas de software para la gestión estratégica de proyectos que puedes usar para dar seguimiento a tus proyectos:

1. Hive

Hive es un potente software de gestión de proyectos creado por usuarios, para usuarios. Ofrece capacidades y herramientas sólidas para ayudar a los gerentes a dar seguimiento a todas las tareas y piezas móviles de sus proyectos estratégicos. Con Hive puedes colaborar con tu equipo, gestionar tareas, controlar el tiempo y supervisar el avance de los proyectos. Las funciones de colaboración de Hive también permiten a las empresas trabajar sin fricciones con sus equipos, compartir archivos y comunicarse de forma eficaz.

Con Hive Goals, la herramienta integrada de la aplicación para fijar metas, puedes seguir el progreso hacia tus objetivos de negocio e integrar Hive con otras plataformas para asegurarte de apuntar a las iniciativas estratégicas y maximizar la eficiencia en todos los equipos. Aunque Hive es un software de gestión de proyectos potente, también es intuitiva y fácil de usar, lo que la convierte en la plataforma de productividad ideal para las necesidades estratégicas de empresas de todos los tamaños. Comienza hoy una prueba gratuita de 14 días de Hive. 

2. Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos popular que ofrece una variedad de funciones para gestionar proyectos con eficacia. Tiene una interfaz muy fácil de usar y cumple con todo lo necesario para dar seguimiento a los proyectos y consultar a los miembros del equipo en tiempo real. Con Asana puedes crear y asignar tareas, fijar fechas límite y seguir el progreso. Asana también ofrece informes personalizables que puedes ajustar a tus necesidades específicas.

3. ClickUp

Esta es otra plataforma fantástica para la gestión estratégica de proyectos. ClickUp también ofrece plantillas de proyecto, que las empresas pueden usar para crear proyectos nuevos de forma rápida y sencilla. Estas plantillas están pensadas para que las empresas arranquen sus proyectos rápido, sin una planificación y preparación extensas.

Además de la gestión de tareas y las plantillas de proyecto, ClickUp ofrece calendarios y herramientas de control de tiempo. Estas herramientas ayudan a las empresas a gestionar sus agendas y a registrar el tiempo dedicado a cada tarea, algo esencial para una gestión de proyectos eficaz.

4. Monday.com

Con su interfaz intuitiva y fácil de usar, el entorno colaborativo de Monday.com permite a los miembros del equipo asignar tareas, establecer planes de proyecto, definir fechas de entrega y dependencias, comunicarse en tiempo real, compartir archivos y mucho más. Monday.com ofrece a sus usuarios funciones de productividad para agilizar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración entre equipos y optimizar la gestión del tiempo y de los recursos.

5. Wrike

Wrike es una empresa de gestión de proyectos con funciones completas pensadas para el seguimiento estratégico de proyectos. Wrike incluye control de tiempo, informes avanzados y gestión de recursos, lo que la hace más adecuada para equipos grandes que trabajan en proyectos complejos de varias etapas. Wrike también ofrece diversas integraciones con otras herramientas, como sistemas CRM, sistemas ERP y herramientas de BI. Esto puede ayudar a los equipos a agilizar su flujo de trabajo y automatizar tareas mientras se enfocan en sus metas y proyectos estratégicos. Wrike tiene un plan gratuito con capacidades limitadas. Su plan más popular cuesta $24.80 al mes por usuario, pero puedes acceder a excelentes funciones con un nivel inferior llamado “Team”, por $9.80 al mes por usuario.

6. Nifty

Nifty es una herramienta de gestión de proyectos que puede ayudar con la planificación estratégica, ya que cuenta con herramientas de colaboración, seguimiento de hitos, automatización de flujos de trabajo, además de  paneles personalizables y una variedad de vistas.

En comparación con otras herramientas de gestión de proyectos, como Hive, Nifty tiene una incorporación complicada que puede generar una curva de aprendizaje constante para equipos poco familiarizados con la tecnología o nuevos en las plataformas de gestión de proyectos. A Nifty también le faltan muchas funciones, como las tareas recurrentes y las opciones de fecha de vencimiento. El plan gratuito de Nifty ofrece usuarios ilimitados y 100 MB de almacenamiento, pero se limita a 2 proyectos. Si necesitas más flexibilidad, el software ofrece cinco niveles de pago distintos, y los planes de pago comienzan en $9 por usuario al mes.

6. Trello

Con las definiciones clave de los objetivos, puedes desarrollar un plan de proyecto en Trello creando tableros que ayuden a tu comunicación interna. La plataforma tiene plantillas que pueden ayudarte a gestionar riesgos y a dar seguimiento al progreso de tus proyectos. Trello es conocida sobre todo por su vista de tablero y no es tan flexible como otro software para gestionar proyectos, como Hive, pero ofrece dos vistas adicionales: de lista y de tarjetas.

Otra desventaja de Trello son sus capacidades limitadas de informes y su capacidad restringida para gestionar proyectos complejos. Por ejemplo, en esta plataforma no podrás crear hojas de ruta, revisar iteraciones ni vincular tareas específicas con subtareas. Trello tiene un plan gratuito y un plan limitado para equipos pequeños por $6 por usuario al mes.

La gestión estratégica de proyectos es esencial para que las organizaciones alcancen sus objetivos de negocio con eficacia. Al implementar las mejores prácticas y usar las herramientas de software adecuadas, los gerentes de proyecto pueden gestionar los proyectos con éxito y asegurar que se terminen a tiempo, dentro del presupuesto y a satisfacción de todas las partes interesadas.