6 idées de pause-café virtuelle pour votre prochaine réunion

On pourrait croire qu'une pause-café virtuelle consiste simplement à siroter une boisson devant un écran Zoom, mais elle offre bien plus. Ces courtes pauses sont idéales pour couper une journée de réunions ou de travail individuel : elles stimulent la créativité et renforcent la mobilisation.

Une petite étude de 2020 souligne que, même si les avis sont partagés sur les réunions Zoom, c'est généralement une façon positive de rester en contact avec les autres. Les participants se disaient plus heureux et plus fiers les jours où ils échangeaient de façon informelle avec leurs collègues.

1. Choisissez une nouvelle personne

Christoph Drebes, cofondateur de Mystery Coffee, a constaté que le manque de communication au sein de son entreprise nuisait à la productivité et ralentissait le travail. Après un remue-méninges avec un collègue, les deux hommes ont eu une idée : faire se rencontrer des personnes de différents services, en tête-à-tête, autour d'un dîner ou d'un café.

« Aujourd'hui, la formule Mystery Coffee en mode virtuel joue un rôle majeur dans la culture de l'entreprise et elle est plus importante que jamais », explique M. Drebes. « Beaucoup d'employés n'ont plus de lieu physique auquel s'identifier; ils ne se croisent plus spontanément et n'ont plus ces conversations improvisées dans la cuisine ou dans l'ascenseur. »

L'idée a fonctionné : une communication accrue entre les services a rendu le travail plus fluide. Que vous utilisiez Mystery Coffee ou simplement un programme de parrainage dans votre milieu de travail, aller vers une personne de l'entreprise à qui vous n'avez jamais parlé peut égayer votre journée, pimenter votre pause-café virtuelle et vous en apprendre un peu plus sur votre organisation.

2. Fixez un objectif

Une autre excellente façon de faire de votre pause-café plus qu'un simple répit dans votre horaire est d'en faire une aventure stimulante pour l'esprit.

« Pour mieux lancer la conversation », explique M. Drebes à propos des jumelages Mystery Coffee, « nous avons ajouté des questions brise-glace inspirantes. Elles varient d'un jumelage à l'autre et nos clients peuvent les personnaliser entièrement. Certaines entreprises demandent à leurs participants de réfléchir à la stratégie de l'entreprise ou de répondre à des questions sur le changement de culture. »

Si vous travaillez dans une entreprise où règne la sécurité psychologique, ces conversations, qui pourraient sembler difficiles ailleurs, deviennent de passionnants exercices de réflexion pour vous et votre partenaire de pause-café.

« Il existe aussi des formats précis, comme le "Café de l'innovation" ou l'"Échange de leadership", avec des sujets et des objectifs définis pour la pause-café », ajoute M. Drebes.

3. Prenez l'air

Une autre façon de pimenter votre pause-café virtuelle est de la prendre à l'extérieur. Vous pouvez toujours clavarder en vidéo ou appeler un collègue pour partager votre pause, mais vous pouvez aussi le faire dans votre café préféré, sur une terrasse ou au cours d'une belle promenade.

« Certains participants font leur pause-café virtuelle sous forme de réunion en marchant, ou se retrouvent en fin d'après-midi autour d'une bière », dit M. Drebes. Ce changement de décor est un bon moyen de faire découvrir à un collègue un aspect plus personnel de votre vie qu'il n'a peut-être jamais vu. Lui montrer votre univers, ou découvrir le sien, peut renforcer les liens en rendant votre expérience plus proche de la sienne, même à travers un écran Zoom.

4. Adoptez le monde virtuel

Vous ressentez peut-être une certaine fatigue de Zoom, mais la pause-café virtuelle demeure un excellent moyen de créer des liens – alors plutôt que d'essayer de rendre vos pauses extraordinaires en faisant semblant qu'il n'y a pas d'écran, adoptez le format et tirez-en parti.

« À mon avis, le cadre virtuel est une belle occasion et il élargit même l'éventail des rencontres possibles, surtout à l'échelle mondiale. Avec les changements liés à la pandémie, il est devenu normal de rencontrer de nouvelles personnes en ligne pour la première fois sur Teams ou Zoom. On peut maintenant rencontrer rapidement quelqu'un qu'on n'aurait jamais croisé dans la vraie vie. »

Que vous passiez par un service de jumelage ou par votre réseau, profitez de votre pause-café virtuelle pour explorer le monde au-delà de votre bureau à domicile : échangez avec vos bureaux à l'étranger ou avec un collègue à l'autre bout du pays.

« Un autre avantage, c'est la mise en place simple et rapide », dit M. Drebes à propos des pauses-café virtuelles. « On peut passer instantanément d'une réunion à sa pause-café virtuelle. » Dans ces cas, si une réunion est stressante ou accablante, vous pouvez prendre une pause-café virtuelle juste après avec quelqu'un qui peut vous aider à y voir plus clair et à qui vous pouvez confier vos frustrations, avec plus de recul.

5. Pauses-café entre niveaux hiérarchiques

Une pause-café entre services est certes intéressante, mais pourquoi ne pas aller plus loin? Au lieu d'organiser une réunion entre niveaux hiérarchiques, pensez à une pause-café entre niveaux hiérarchiques.

« Au départ, le système jumelait simplement des employés de divisions différentes pour réduire la mentalité en silo au sein de chaque division », explique M. Drebes. « Aujourd'hui, nous proposons toutes sortes de critères de jumelage et nous configurons les systèmes pour nos clients selon leurs besoins. Certains misent précisément sur le jumelage de collègues de sites ou de pays différents, voire sur la langue des participants. »

« D'autres entreprises font des jumelages entre niveaux hiérarchiques ou jumellent les nouvelles recrues avec des collègues plus expérimentés. Il est aussi utile de réunir des collègues qui maîtrisent ou souhaitent apprendre une compétence précise. Au bout du compte, nous personnalisons chaque algorithme, et toutes les options de jumelage sont possibles. »

6. Méditation guidée en groupe

Parfois, une pause-café virtuelle avec des collègues se transforme en une autre réunion de travail, alors que ce dont nous avons vraiment besoin, c'est de faire une pause. Et si vous évitiez toute organisation compliquée en invitant vos collègues à un moment de silence? Il n'est pas nécessaire que tout soit silencieux! Vous pouvez, par exemple, proposer à votre équipe une séance de méditation guidée. Vous pouvez vous porter volontaire pour la diriger, ou utiliser des vidéos de méditation guidée sur YouTube. (Voici l'une de nos pratiques de méditation guidée préférées!) Même si les bienfaits de la méditation sont nombreux, se lancer seul peut être difficile. Y associer d'autres personnes renforce l'engagement, ce qui augmente les chances d'en faire une routine et d'avoir un effet global sur la productivité de l'équipe.  Conseil :  vous pouvez planifier la séance de méditation guidée de votre équipe avec les actions récurrentes de Hive. Laissez libre cours à votre créativité pour vos pauses, animez des réunions virtuelles réussies et faites preuve d'originalité avec vos activités brise-glace!

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