Hiveで新しい住まい探しを整理する

新しい住まいを探すときは、整理することが大切です。今は家賃が非常に高いうえに、賃貸物件も見つけにくくなっています。部屋探しのストレスや、なかなか返信が来ないことは、心に大きな負担をかけます。さらに、ニューヨークやサンフランシスコのような人気エリアでは市場の変動も激しく、まさに悪い条件が重なった状態です。

そのため、一部のサイトがリストやスプレッドシートのような整理術を勧めているのも納得です。私は、その二つを組み合わせて、さらにHiveで人生を左右するこのプロジェクトに取り組んでみてはどうかと考えました。そして実際にやってみました。私は、ニューヨーク市（それにブルックリン）で自分の家と呼べる場所を探し続けています。ここは手頃な価格の住まいがほぼ見つからない街になっています。

私は何か月も物件を探し続けていますが、まだ決まった部屋はありません。ですから、私の話は話半分に聞いてください。ただ、Hiveで部屋探しを中心に生活を整理したことで、全体の進め方がずっと楽になったことは確かです。

ステータスビューが大活躍

Hiveのワークスペースにはプロジェクトのさまざまな表示方法がありますが、部屋探しには「ステータスビュー」を選びました。整理の仕組みがないまま何か月も苦労した経験をもとに、問い合わせの流れを複数のステップに分けました。マンハッタン、ブルックリン、クイーンズの各物件を表すカードを、プロジェクトのワークフローで各ステータスに達するたびに、対応する見出しの下に置いています。こうすれば、フォローが必要な物件が並ぶ行や、まだ連絡していない物件がすぐに分かります。友人や家族が送ってくれた物件に、すでに連絡済みかどうかも確認できます。

カードは詳しく書く

前述のとおり、各見出しの下に置いたカードは、ネットで見て気になった物件を表します。何度もリンクを開き直さずに済むよう、カードには各物件の情報をできるだけ具体的に書いています。（さらに困るのは、物件の掲載が消えてしまうことです。問い合わせた人の待機リストに案内している間だけ、掲載を下げる場合もあります。理由はどうあれ、担当者が内覧を確定する前に気づくと、焦ってしまいます。）

各カードのタイトルには、部屋の住所と、ひと目で知っておきたい情報（例：「ADD TO CAL」）を入れました。そのほかの詳細は、カードの「説明」と「コメント」に書きました。内覧（オンラインでも現地でも）やオープンハウスの予定が入ったら、各カードのカレンダーに日時を追加しました。そうすると、ワークフローを見たときに、その予定が緑色でカードにはっきり表示されます。カードの説明に入れておくと役立つ情報は次のとおりです。

• 物件ページへのリンク

• 住所

• 周辺エリアの情報

• 物件の掲載情報

• 設備

• 連絡先

• 賃貸について実際にやり取りしているかどうか

カードのコメントには、次のような内容を書いています。

• 物件の担当者とのメールやその他のやり取りの詳細

• 私の代わりに内覧に行く友人に伝えるメモ

• 気づいた価格の変更

• 交渉で重要な点

• その物件で入居者の身元調査が必要かどうか

おすすめのプロジェクト見出し

見出しのカードは、進め方への気持ちや、必要になった新しいステップに合わせて更新していますが、基本の項目はほとんど変わっていません。この見出しのおかげで、部屋探しがとてもスムーズになりました。以下は、探している間ほとんどの時間で使っていた基本の項目です。必要に応じて追加や調整をしてください。

連絡予定

多くの物件は、まずこの見出しから始まります。条件に合うものとしてネットで見つけた物件や、友人や家族が（目標に向けて自分から）送ってくれた物件のうち、まだ連絡していないものです。

この見出しをワークフローの先頭に置いているのは、私が物件を見ながらそのつど問い合わせを送ってしまう性格だからです。そうすると、やり取りの渦にはまって、もとの作業に戻れなくなります。この見出しがあれば、すべてが手元にまとまるので、勤務時間の合間の都合のよい時に作業をまとめて進められます。（そうでもしないと、この街でマンション投資などできませんから。）

連絡済み

この見出しは、連絡した物件をまとめて置く場所です。カードをここに移すときは、いつ、どのように連絡したかを説明に追加することが多いです。物件サイトのフォームの場合もあれば、テキストメッセージ、電話、メールの場合もあります。物件サイトを見るより連絡先を探すほうが難しいこともあるため、適切な連絡方法を見つけるには少し調べる必要があるかもしれません。自分についてまとめた情報を送ったかどうかも記録します**。

**担当者の手間を減らすため、入居希望者である私と猫の写真を送っています。さらに、信用スコア、収入、保証人の保証、私の簡単な紹介、推薦者のリストをまとめた資料も送ります。

内覧確定

オンラインでも現地でも、内覧の予定をしっかり把握するために、この段階に達したカードをこの見出しに移しています。まだ確定していないオープンハウスも、ここに入れて、説明か見出しにメモすることが多いです。ここで日時を追加するので、Hiveのワークスペースでプロジェクトを開いたときに、まず予定が目に入ります。

使ったことのある、ほかの似た見出し

掲載終了

「掲載終了」は、いわば見出しの墓場です。物件を見て回っている間、しばらくこれを使っていました。「あの素敵な物件はどうなったかな。担当者と話していたはずなのに」と思っても、プロジェクトを見ればすぐ「ああ、あれはだめだったな」と思い出せます。（それとも、誰からも返信がなかっただけかもしれません。）

今は、気分によって、カードをここに移すこともあれば、完了にしてアーカイブするだけのこともあります。心が折れた物件にすぐアクセスできないほうが楽なときもありますよね。

返信あり・対応済み

担当者とやり取りの真っ最中だったときは、これが役に立ちました。ただ、追加すると自分のワークフローに余計なステップが増えると気づきました。そこで今は、内覧を調整するまで、これらのカードを「連絡済み」に置いておきます。調整できたら「内覧確定」に移して、日付を追加します。

東海岸でまだ心から気に入った場所は見つかっていませんが、Hiveで進め方を整えたことで、必要だった安心感が得られました。初めて、予定をしっかり把握し、必要なものがすべて一か所にそろっていると感じています。Hiveのおかげで、いっぱいいっぱいの状態から確実に抜け出せました。