業務量の管理を成功させる7つのヒント

プロジェクトマネージャーの仕事は、適切なチームにタスクを割り当て、期限内に完了させるだけではありません。会社のために改善を続け、効率、集中力、目の前の仕事への関心を高める方法を探しています。業務量の管理は、その仕事の大きな部分を占めます。

専任のプロジェクト管理担当者やチームがいるかどうかにかかわらず、業務量の管理は日々の働き方の鍵となります。仕事を抱えすぎることと、自分や業務量のペース配分を誤ることは、仕事をどう、いつ終えられるかを左右する大きな要因です。

業務量の管理とは

プロジェクトやタスクを評価し、スキルと空き状況に応じてメンバーに割り当てることが、その中心です。理想的には、会社を俯瞰できるプロジェクトマネージャーが担当します。人々の仕事の進め方や、同僚が直面する障害を把握し、必要な瞬間に全体を再評価できます。個人と集団のKPIの測定、実績の追跡、各プロジェクトのどの部分でどのチームや専門家が最大の効果を出せるかの予測も担います。

ただし、業務量の管理と時間管理は同じではありません。時間管理が一部を占めることはありますが、業務量の管理は、企業や業界の統計と見積もりを活用する戦略的な方法です。全員が要求のバランスを取り、期限を守れるようにします。

業務量の管理を成功させるには

専任チームの有無にかかわらず、どの部門の従業員も、自分の業務量を適切に管理するためにできることがあります。次のヒントは、社内や業界で自分がどう見られているかを意識する助けにもなります。成果に大きく影響する強みや弱みに気づけるかもしれません。

1. 業務量を分析して準備する

まず、現在の業務量を分析します。追加のタスクを引き受ける余裕はありますか？時間のかかる仕事とは別に、対応できる特定のプロジェクトはありますか？

プロジェクトマネージャー、または管理を任されている人なら、自分だけでなくチームやそれ以上の人の業務量を分析することもあります。必ず期限を含めてください。同僚の強みと弱みを十分に知らない場合は、その管理職や本人に聞くと、最善の割り当て方が見えてきます。

分析時には、各自のカレンダーも確認します。最適な人が思い浮かんでも、希望の期限までに協力する余力がないかもしれません。繁閑の変化を通じて、各自がどのような環境で力を発揮するかを学び、より自然に仕事を割り当てられるようになります。

2. 仕事を扱いやすくする

多くの場合、プロジェクト全体を1人に任せるのは最適ではありません。そこで、リストが役立ちます。進行中や今後のプロジェクトを、サブタスクに分けることが、適切な担当者を見つける鍵です。

この作業は非常に時間がかかるように感じるかもしれません。しかし、最初に行うことで成功への準備ができます。完了までに扱う必要がある各要素を把握し、同僚が特に力を発揮する分野も見つけやすくなります。

3. リソースに余裕を持たせる

成功のためには、プロジェクトを楽観視しすぎないことが重要です。自分はタスクを非常に速く終えられるかもしれません。長年の業界経験で、同じ立場の多くの人と働いてきたかもしれません。それでも、リソースの余裕は大きな違いを生みます。

まず、時間に余裕を設けます。自分や同僚には金曜日が期限だと伝えつつ、公式な日程や顧客との合意では翌週の水曜日を完了日とする方法です。すべてが準備できれば、きれいに仕上げて早めに送り、顧客にうれしい驚きを届けられます。

ほかにも、タスクのリマインダーを設定する、作業が進まない場合や共同作業が必要な場合の補助担当を決めるなど、多くの方法があります。全員ができる限り支援を得られるようにすると、チームへの信頼と、会社の価値を感じてもらえます。

4. 同時に複数のことをしない

多くの場でマルチタスクは強みとされますが、特定の作業や多数の顧客に対応する際には妨げになることがあります。実際に、仕事で力を発揮する能力を下げている可能性があります。1度に1つのプロジェクトに意識を向けると、顧客やプロジェクトのニーズに合った考え方に入れます。成果を出すことに集中し、ときには新しい工夫を生む時間を脳に与えます。まずは、こちらの効果的なタスクの優先順位付けを参考にしてください。

5. 時間を記録する

多くの仕事と同じく、時間を記録することが鍵です。社内のシステムでも、タイマーでも、パソコンのアプリでも構いません。自分の習慣を知れば、仕事をまとめて行う方法、食事の予定、流れを妨げるほかの要素への対処を考えられます。苦手なタスクがあれば、別のメンバーが非常に速くこなせるかもしれません。時間を記録し、よい実践方法を協力して考えましょう。全員に利益があります。

6. 自動化を活用する

目の前のタスクに自動化できるものがあれば、その仕組みづくりを検討しましょう。導入中は、やはり時間がかかると感じるかもしれません。従来の手順を振り返り、簡素化の工夫を学び、より効率的な協働環境を作るのは大変です。しかし、完成後の保守は少なくて済み、最終的にチームの時間を節約できます。

7. 完璧主義を優先しない

仕事や関わるプロジェクトは、自分の能力を映します。しかし、すべてのタスクやプロジェクトで完璧主義を優先することはできません。才能と余力に応じて適切に分担していれば、確認するのは自分の目だけではありません。

余裕、自動化、日程の概要を整えると、公開や社内の次の段階へ進む前に、多くの人が確認できます。本番が近づいて不安なら、仕上げの段階で同僚に見てもらいましょう。手順と自分の仕事を十分に信頼し、小さな点を心配しすぎないようにします。