従業員エンゲージメント調査を成功させる方法

従業員エンゲージメント調査は、人事にとって「あれば便利」というだけのものではありません。単なる質問票をはるかに超え、チームの状態を知る強力なツールです。仕事への意欲や関わりの度合いを測り、体験について具体的な意見を集めると、改善につなげられます。「従業員エンゲージメントは、組織の成功を支える2つの主要な要因、従業員全体の貢献意欲と生産性を予測する指標です」と、20年以上の人事経験を持ち、NeuroLeadership Instituteのコンサルタントを務めるChristy Pruitt-Haynesは述べています。同社は神経科学に基づく国際的なコンサルティング企業で、Fortune 100の50%以上に助言しています。

「エンゲージメントは、個人の仕事への満足度や定着率にも直接関係します。高いほど、大量の離職が起こる可能性は低くなります。大量退職の時代には、かつてないほど重要です。」

従業員エンゲージメント調査の利点

Pruitt-Haynesは「上司、部門長、人事には直接言いにくいことも、従業員が適時に伝えられる、優れた診断ツールです」と述べています。

調査は、いくつかの「なぜ」を解く追加のデータになります。なぜ今のペースで退職が起きているのでしょうか。なぜ急に有給休暇の取得が大幅に増えたのでしょうか。一方で、残っている人はなぜ残り、その状態を保つにはどの習慣を続けるべきでしょうか。

「具体的な領域や行動のうち、エンゲージメントに悪影響を与えるものを特定すると、影響を和らげ、できれば行動や習慣を変えて、従業員をよりよく支えられます。調査がないと、何人も退職して手遅れになるまで、問題に気付かない管理職があまりにも多いのです」と付け加えます。

すべての調査に含めたいこと

調査を成功させるため、次の重要な項目を含めましょう。

具体的で、体験を聞く質問

「組織にやめてほしいこと、始めてほしいこと、続けてほしいことを、行動や傾向について質問します」とPruitt-Haynesは述べています。また、各従業員の体験を数字だけでなく内容まで理解することが不可欠だといいます。「会社に居場所があると感じますか。大切にされ、尊重され、話を聴いてもらえていますか。会社が自分の成長に関心を持っていると感じますか。」

意欲を高める要因と下げる要因についての質問

何がエンゲージメントを高め、何が下げているかも聞きましょう。リーダーシップ、会社の使命、役割と責任、職場の心理的安全性などが、関連するテーマです。

率直な質問

従業員エンゲージメント調査では、遠回しに聞く必要はありません。「この会社で働き続ける理由は何ですか？」と直接尋ね、「同僚」「報酬」「使命」「上司」など、多様な選択肢を用意します。追加のコメントを書ける欄も役立ちます。

属性情報

Pruitt-Haynesによると、複数の観点から分析できるだけの属性情報を集めるのが理想ですが、参加者の匿名性も確実に保つ必要があります。

意見欄と事後対応

追加の意見を伝える方法も欠かせません。オンライン調査ソフトウェアは、チームが考え、意見、懸念を率直に話す機会になります。発言をそのまま記録すると、メンバーの実情を知る貴重な手がかりになります。従業員エンゲージメント調査は、チームが考え、意見、懸念を率直に伝える機会です。言葉をそのまま記録することで、実情を深く理解できます。

どの情報を含めるにしても、調査後の対応が最も重要です。「次にどのようなフォローアップがあるのか、従業員に知らせることが不可欠です」とPruitt-Haynesは付け加えます。

調査をよりよくするヒント

いくつかの工夫で、調査をまずまずのものから優れたものへ変えられます。まず、対応する準備のない質問はしないよう、Pruitt-Haynesはすすめています。「共有された情報に組織が対応してこそ、調査は効果を持ちます。対応しなければ、むしろ従業員の意欲を下げます。」

時期も慎重に選びましょう。「どの組織にも、意見を聴き、応答し、行動に移す準備が最も整う時期があります。それが調査を始める理想のタイミングです。何も変えない場合でも、少なくとも分かったことを認め、必要なら、なぜその対応を取るのか説明することが重要です。」

さらに、部門や従業員の属性ごとに情報を分けると、データを深く調べ、問題の見落としを防げます。Pruitt-Haynesは次のように説明します。「『全従業員の78%は意欲が高く、理想の職場だと考えています』と聞くと素晴らしく思えます。しかし、まったく違う体験を報告した22%が全員同じ部署にいる、または人種や性別などの属性を共有しているなら、より大きな問題があります。深く分析しなければ、隠れてしまう可能性があります。」

また、調査の妥当性を測ることも、データ収集と管理に欠かせません。集めたデータが意図した情報を正確に反映しているか確認でき、従業員から実際に得たデータに基づく判断を支えます。

回答の選択肢に、より詳しい説明を添えることもすすめています。評価尺度を使う調査は多いものの、ある人の7/10が、別の人には4/10かもしれません。主観に左右されるため、数字に短い説明を付けると問題を軽減できます。

「例えば、1は意欲を完全に失い、転職先を探している状態、5は出勤しているものの形だけ仕事をこなし、機会があれば辞める状態、10は意欲が高く、今後数年間この会社で働きたい状態です。」

最後に、結果に過剰反応したり、実現できない約束をしすぎたりしないようにしましょう。時間を追って傾向を確認し、正しい方向に進んでいるか判断してください。