仕事中の空き時間を、生産的な時間に変えるためのガイド

オフィスで空き時間ができるのは、大きなプロジェクトの締め切りの後や、誰かの返事を待っているとき、あるいは特定の時期かもしれません。しかし、その時間をスマートフォンを眺めたり、時計を見つめたりして過ごす必要はありません。キャリアコーチで、The Workplace Guide to Time Management: Best Practices to Maximize Productivityの著者であるPhoebe Gavinによると、空き時間は役に立つ道具になります。スケジュール全体を見直し、改善するヒントにもなるのです。

オフィスへの復帰

Gavinは、在宅勤務をする中で、人々は時間の使い方を変えることを学んだと言います。在宅勤務だからといって、必ずしも空き時間が増えるわけではないとも指摘します。むしろ、自分に最も合うように、1日の仕事の進め方全体を変えることが大切なのです。

「9時から5時までのスケジュールを、しっかり守っている人もたくさんいます」とGavinは言います。「ですが、自分の思考に最も合う時間帯に、より多く働くようになった人も多いのです」

現在、職場への復帰が本格化するなかで、スケジュールを調整し直すのに苦労する従業員が増えています。この移行は、人によっては大変です。特に、自分にとって最適な勤務時間が、オフィスの最適な時間帯と違う場合はなおさらです。従業員は従来の勤務時間に戻っていますが、その時間は脳がいちばん活発に働く時間とは合いません。その結果、1日を通した時間管理がうまくいかなくなります。

空き時間は何をすればいい？

Gavinは、オフィスの空き時間は本質的に非生産的に見えるものの、たいていは自然に起こることだと言います。空き時間ができる理由は、人によって違います。

「他の多くの人は」とGavinは言います。「時間の使い方がとても効率的で、すべてを終わらせることができます。あるいは、仕事そのものが、8時間まるごと使うほどの負荷ではないのです」

ただ、誰かが校正を承認するのを待っているときや、ToDoリストがいつもより少ないときもあるでしょう。

理由が何であれ、空き時間を最大限に生かす方法はいくつかあるとGavinは言います。

1. 仕事を先に進める

Gavinによると、オフィスにいる間は、終わらせるべきことを終わらせるべきです。そうすれば、仕事が「自由な時間にまで食い込む」ことはありません。

「自宅での空き時間にできる仕事はありますか。それなら、オフィスで済ませましょう」とGavinは言います。「人は、自宅での時間を自由に使いたいものです」

生産性とは、時間を埋めることではないとGavinは続けます。時間を最善の方法で使うことです。たとえ、少し余分な空き時間ができるとしても同じです。

「生産性をいちばん簡潔に定義すると、正しいことを、正しいタイミングですることです」と彼女は言います。「そして、常に最も重要なことに取り組みます。それは必ずしも、最も緊急なことではありません。実際には、何を達成したいかによって、オフィスでのどんな活動も『正しいこと』になり得ます」

2. 自分から動く

刺激的なことが起こるのを座って待つのではなく、自分から動いて、退屈しないようにしてみましょう。

「空き時間という考え方は、本質的に受け身ではありません」とGavinは言います。オフィスで退屈していたら、仕事の成長につながるブログ、ポッドキャスト、本に時間を使えます。仕事の目標を書き出したり、キャリアの目標を育てるような日記をつけたりすることもできます。

オフィスにあるリソースを活用して、空いた時間で人脈づくりをするのもよいでしょう。

「空き時間を有効に使い始めるのに最適なのは、人間関係です」とGavinは言います。「職場の中で、仕事上の戦略的な相手や、個人的に大切な人との関係づくりに、時間を使えます」

オフィスで空き時間があったら、ぶらぶら歩いて、数分おしゃべりしたい人がいないか見てみましょう。他の部署やチーム、他のマネージャーについて、新しい発見があるかもしれません。

3. ただ考える

空き時間のもう一つのよい使い方は、考えることだとGavinは言います。席にいても散歩に出ても、空き時間を使って特定の課題をじっくり考え、解決策を生み出してみましょう。

「自分の役割で最も重要な部分と、本当に達成したいことを考えてみてください」とGavinは言います。「仕事をよりよくする方法や、より良い結果を出す方法を見つけるために、試せる分野があります」

休憩中に考えることは、自分自身との給湯室での雑談のようなものです。会話の流れに任せて、何を学べるか見てみましょう。

「仕事についての考え方を広げ、空想し、アイデアを出し、気持ちを少しさまよわせる時間を持つことは、実はとても価値があります」

思い切って帰る

空き時間がたっぷりあり、会議もないなら、その日は帰るのも良い選択だとGavinは言います（もちろん、チームやマネージャーが了承している場合です）。在宅勤務中は多くの人がこうしてきましたが、同僚にはっきり伝えていない人も多いのです。

「同僚の視線を気にしないなら、の話ですが」とGavinは言います。「やるべきことをすべて終えたから、3時に切り上げる人がいます。他の人が退勤した後も、さらに2時間パソコンの前で働いているふりをしても、誰の得にもなりません。それは、とても良いことだと思います」

仕事が終わったら、帰ってもいいか遠慮せずに聞きましょう。会社の文化が、出勤していることを生産性と同じに考えていたとしても同じです。チームが必要とするときに連絡がつき、帰ることで誰にも迷惑をかけないなら、効果的な時間管理をしていることに、罪悪感を持つ必要はありません。