パーキンソンの法則とは？チームの生産性への影響

チームを燃え尽きから守りながら、最高の成果を引き出したいですか？それなら、仕事は与えられた時間を埋めるまで膨らむという「パーキンソンの法則」を知っておきましょう。「簡単に言えば、ある仕事を終えるために2時間を設ければ、2時間かかります。4時間を設ければ、ちょうど4時間かかります」とPaul Holbrookは説明します。Holbrookは、無自覚な管理をなくし、人を大切にする管理職を育てるリーダー育成組織、Diary Detoxの創設者です。「パーキンソンの法則は、生産性の低下や心身の健康悪化の最大の原因です。私たちはカレンダーの使い方だけで、この法則を生活に招き入れています」。知識は力です。適切な時間管理の方法を使えば、この原則がチームに悪影響を及ぼすのを防ぎ、逆に活用できます。Holbrookが教えてくれた知恵を紹介します。生産性を損なうこの落とし穴を早めに防ぎ、チームの生産性を高めましょう。

パーキンソンの法則の仕組み

20分で終わるタスクがあるとします。そのために午後いっぱいを確保しました。最初は「終わらせる時間は十分あります」と考えるかもしれません。すると、新しいメールが届きます。LinkedInからも通知が来ました。同僚が質問しに来るかもしれません。気づけば、そのタスクを終えるのに20分ではなく2時間かかっています。

タスクのために設ける時間が長いほど、その時間を「埋める」ように、心理的にはタスクが複雑で大変に感じられることがあります。先延ばしや、タスクへの不安に、より多くの時間を費やすかもしれません。

パーキンソンの法則が生産性に与える影響

この生産性の原則は、個人とチームの取り組みに直接影響します。たとえば、カレンダーを考えてみましょう。

「多くの人は、ほかの人と約束した会議をカレンダーに入れます。それ以外の時間は空白です」とHolbrookは言います。「でも、会議だけ予定に入れて、残りをすべて空白にすると、どうなるでしょうか。仕事はその時間を埋めるまで膨らみます。これがパーキンソンの法則です」

この法則はワークライフバランスにも影響し、仕事の成果の低下や、心の健康の問題にさえつながります。「境界がなければ、仕事は私生活の時間まで埋め尽くします。自分のために残るのは、ほんのわずかな時間だけです」

問題は、やるべき仕事はいくらでも見つかることです。Holbrookが言うように、時間の使い方を「成り行き任せ」にすると、そうなります。「気づけば、大半の時間を働くことに費やし、友人や家族と、あるいは1人でくつろぐ時間がなくなります」と付け加えます。

パーキンソンの法則に対抗する2つの重要な原則

ただし、悪いことばかりではありません。パーキンソンの法則が広く働くことを理解すると、仕事の時間を最大限に活用するための明確な仕組みを作れます。賢く働くこと、つまり徹底して成果につながる優先事項に集中し、成果につながらない作業をやめることが、この法則に対抗して得られる最良の結果です。

そのために、Holbrookは2つのことを勧めています。まず、カレンダーにある予定に実際どれだけの時間がかかるか把握すること。次に、働く時間を減らすことです。本当に、それでよいのです。

「カレンダーには、ほかの人との会議だけを入れないでください。準備、フォローアップ、移動など、その会議に伴うすべての時間も入れましょう」と勧めています。「すでに入っている予定の本当の負担が見えると、時間の使い方に厳しくなり、先延ばしが減ります。実際に使える時間がどれほど少ないか分かるからです」

働く時間を減らすとは、仕事に使える時間を制限して完了を早め、パーキンソンの法則を自分に有利に活用することです。

「身体、心、感情、精神の健康を守るためのタスクを大まかに組み立て、何より先にカレンダーに入れましょう」とHolbrookは言います。食事休憩や運動、1日の終わりの余暇活動や散歩などを入れましょう。たとえば犬の散歩は、脳に仕事を終える時間だと知らせる合図になります。

逆効果に聞こえますか？そう聞こえるのは当然です。「仕事に使える時間は明らかに減るため、できることも減ると感じるかもしれません。でも、より短い時間で、より多くのことができます。仕事に使える時間が短くなるため、集中を保てるのです」