会議の時間を節約できるグループ意思決定の手法6選

だらだらと長引き、具体的な決定も次のステップも決まらないまま、続きを話す追加の会議が必要になる。そんな会議に参加した経験がある方は、手を挙げてください。これは珍しいことではありません。グループで物事を決めるのはとても難しいため、会議でのグループ意思決定を上達させるには、いくつか考えておくべきことがあります。「私の見方と経験では、会議で人は互いの話を聞いておらず、たいていは相手を理解することより、自分の主張を通すことが中心になっています」と話すのは、経営者向けにメンタルウェルビーイングのソリューションを提供する、受賞歴のあるスイスの企業Qyro.ioのCEO兼共同創業者、Marjan Najafiさんです。「そのため合意に至るのが非常に難しくなり、全員の時間が無駄になります。チームの関係にも多くの緊張が生まれます」。彼女によると、マネジメントやリードの仕方がトップダウン型から、より包括的な形へと変わりつつあるため、意思決定のスキルや戦術に取り組むことはこれまで以上に重要です。「リーダーシップの定義が、トップダウンや階層型から、より包括的なものへと変わっている今、これは絶対に欠かせません」。効果的な意思決定はチームにも組織にも良い影響を与え、意識して育てることもできます。ありがたいことに、グループでの会議で決定を下すために、合意が生まれるのを待つ必要はありません。次の6つのグループ意思決定の手法を、チームで試してみてください。

1. 到着のための1分間

会議の最初の1分を、すぐに本題に入らず、気持ちを落ち着けるために使ってみてはどうでしょうか。

「直感に反するように聞こえるかもしれませんが、研究でもきわめて効果的だとわかっています。『到着のための1分間』と呼ばれるマインドフルネスの手法で、エグゼクティブコーチとしてクライアントにも勧めています」とNajafiさんは話します。

参加者が会議室に入ってきたら、1分間、呼吸に意識を向けてもらいます。体と心を落ち着かせ、これから始まる活動に集中するためです。「たった1分でも、大きな効果があります。互いの話をよく聞くようになり、周囲への気づきも格段に高まります。決定もずっと効果的に下せるようになります」。

2. 意図ではなく影響

Najafiさんは、もう1つマインドフルネスの手法も勧めています。彼女が「意図ではなく影響」と呼ぶものです。決定をめぐって緊張が高まっているときに、特に役立ちます。

「誰かにいらだちや不満を感じたら、立ち止まって『影響は意図ではない』という言葉を思い浮かべてください。[この言葉を唱えて]、背景にはほかにも事情があるかもしれないと思い出し、自分の感情の裏に何があるのか関心を持ってみましょう。さらに、会話を左右しているかもしれない、内容、感情、アイデンティティという3つの視点を確認します」。

つまり、状況に対する自分の受け止め方と、状況そのものを切り離すということです。双方の側から会話に投影されているかもしれない個人的な経験や感情に気づきましょう。そして、チームメイトには常に前向きな意図があると考えます。

この意識的なアプローチは、最も大切なこと、つまり決定につながる実りある議論に集中し続けるのに役立ちます。

3. 同意に基づく意思決定

ソシオクラシーは、心理的に安全な環境と生産的な組織をつくることを土台にした統治の仕組みで、合意よりも同意を重視します。会議での意思決定の進め方のヒントになるかもしれません。「何が違うのでしょうか。小さな工夫ですが、大きな意味があります。やり方はこうです。議題に上がっている提案について、チームが話し合っているとします。『これをやることに全員賛成ですか？』と聞く代わりに、『これをやることに異論はありますか？』、あるいは『やらない理由はありますか？』と聞きます」と、Sociocracy For AllのOp leaderであるTed Rauさんは説明します。

「違いは、別の案のほうがいいと思っている人でも、正直に考えれば同じようにうまくいきそうだと感じて、提案に賛成できる点です。そうすれば、時間がかかってチームを消耗させる、人に合わせるためのやりとりに時間を費やさずに済みます」。

Rauさんは、全員から反応をもらうことを勧めています。グループに問いかけて意見を待つだけでなく、部屋を回ってチームメンバー一人ひとりと目を合わせたり、声をかけたりします。異論がないか尋ね、提案に疑問を投げかけてもらいましょう。

「異論がなく、全員に確認したのであれば、後になって誰かが行動計画を台無しにする可能性はずっと低くなります」と彼は言います。「ただし、これがうまくいくのは、一人ひとりの意見が本当に歓迎される、心理的に安全な環境をつくっている場合だけです。そうでなければ見せかけにすぎず、それは誰もが気づいています」。

4. 中断なしのブレインストーミング

ソシオクラシーから生まれたもう1つのグループ意思決定の手法が、ブレインストーミングを行い、1人ずつ順番に発言して、何があっても話を遮らないようにするやり方です。

「中断は一切禁止で、全員に順番が回ってきます。少し秩序を持たせるだけで、雑音を取り除き、中身のあるアイデアにたどり着けます」とLauさんは言います。「チームメンバー同士の典型的なやりとりは、たいてい時間の無駄になり、アイデアを出しにくい雰囲気をつくってしまいます」。

次に2巡目を行います。出たアイデアをもとに誰かに提案書を書いてもらい、次回フィードバックを受けるために持ち寄るか、その場で提案を出します。最後に、上で紹介した同意の方法を使って、異論がないか尋ねます。「10分以内に決定でき、どの意見も的を射ていて、すべてのアイデアが取り入れられます」とLauさんは話します。

5. メリットとデメリット

マインドフルネスの手法から先進的な組織の仕組みまで、ここまでの方法はあまり一般的ではありません。しかし、昔ながらのメリット・デメリットの一覧も、グループ会議で決定を下すときに驚くほど役立ちます。

「決めるべきことの長所と短所を一目で把握するのに、とても効果的だと感じています。なぜその決定を選ぶのか、あるいは選ばないのかを、グループ全体にわかりやすく示すのにも向いています」と話すのは、講演家であり、連続起業家であり、マーケティング代理店KlintのCEOでもあるTaylor Ryanさんです。

6. 複数回投票

Ryanさんは、メリット・デメリットの一覧を、複数回投票と組み合わせるのを好みます。投票を何度か繰り返し、支持の少ない選択肢を順に外していく方法です。「検討すべき選択肢がたくさんあるときに使います。多くの選択肢を公平に絞り込み、数個に減らすのに最適な方法です」と彼は言います。

「数個まで絞れたら、それぞれのメリットとデメリットをもとに最終決定を下せます。上の2つの手法は単純に見えるかもしれませんが、組み合わせるととても効果的です」。