複数のプロジェクトを同時に成功させる6つの管理術

上司からプロジェクトを任されました。同僚が病欠し、その間の支援が必要です。あるいは、自分が上司としてリソースとタスクを割り振る立場で、机の上に仕事が積み上がっています。どれかに心当たりはありませんか。

圧倒されている、もう仕事を引き受けられないと感じるなら、プロジェクト管理を頼りましょう。

プロジェクト管理とは、特定の目標を達成するためにリソースを整理・管理する過程です。この記事では、圧倒されずに複数のプロジェクトを同時に管理する方法を紹介します。時間とリソースを効果的に管理し、計画どおりに進めて期限を守るためのヒントも加えます。言うほど簡単ではないと思いますか。大丈夫です。一緒に取り組みましょう。

複数のプロジェクトを両立するためのヒント

すべてのヒントを実践しなくても、複数のプロジェクトをうまく管理できます。少なくとも1つが、今の状況に役立てば幸いです。プロジェクト管理は難しく、複数を両立するとなると、さらに難しくなります。いざというときに役立つ手段を、管理の道具箱にもう1つ加えてもらうことが目標です。

複数のプロジェクトを同時に管理するための主なヒントを見ていきましょう。

• 落ち着いて状況を意識する

• 開かれた意思疎通を保つ

• 強み&弱みを把握する

• 先を見通す

1. 落ち着いて状況を意識する

見落としが起きることはよくあります。まずは落ち着いて意識を向け、プロジェクトを始めましょう。多くのタスクやプロジェクトを抱えていても、整理と管理に取りかかる前に、少しリラックスする時間を取ってください。不安やストレスを抱えたまま飛び込むと、判断や管理の誤りにつながります。逆効果に聞こえるかもしれませんが、ペースを落とし、呼吸を整え、目の前の状況を確認してから始めましょう。毎朝ろうそくをともし、瞑想するよう求めているわけではありません。ひと息ついて、気持ちを落ち着けるだけです。10分休んで仕切り直しても、プロジェクトが大惨事になるわけではありません。

2. 開かれた意思疎通を保つ

気になることがある場合や、プロジェクトの負担が大きすぎると感じる場合は、関係者に伝えましょう。開かれた意思疎通は、共同作業で生じ得る問題や誤解を減らすのに役立ちます。

また、透明性と明確さが高まり、仕事が円滑に進みます。疑問や確認したいことがあれば、必ず尋ねましょう。以前、もっと情報が必要だった場面を思い出してください。曖昧なままにするより、質問するほうがよいのです。尋ねないことで、問題や伝達ミスが増えることがよくあります。

3. 強み&弱みを把握する

言うほど簡単ではありませんね。それでも、自分の強みと弱みがわからないなら、紙とペンを用意し、中央に線を引いて書き出してみましょう。何が得意ですか。うれしく感じ、楽しんで取り組めるタスクは何ですか。逆に、好きではない仕事や時間のかかる作業は何でしょうか。

誰もがすべてを完璧にできるわけではありません。得意・不得意を知ることは、複数のタスクを割り振る際の手がかりになります。タスクを任せる相手として、その分野を得意とする人を選べば、負担を減らし、最終的にプロジェクトを早く終えられます。すべてを1人で抱える必要はありません。チームを信頼し、任せましょう。

4. 先を見通す

強みと弱みの把握に関連しますが、この先に何が起こりそうかを見ることも重要です。忙しい週や、締め切りが集中する時期があるなら、備えましょう。特定のプロジェクトの期限が厳しい場合も、前もって把握すれば、それに合わせてリソースを計画できます。先を考え、常に計画を持ってください。その場しのぎの進め方は長続きせず、いずれ何かを見落とします。

5. 柔軟に対応する

ほかの人とプロジェクトを進めるときは、必要に応じて変更する姿勢が鍵になります。期限は変わり、タスクは再割り当てされ、人の空き状況も変化します。状況に合わせられなければ、複数の管理は非常に難しくなります。管理方法を見直し、Hiveのようなプロジェクト管理ソフトウェアを導入して、タスク、リソース、期限を動かせるようにすることを検討しましょう。

6. 妥協する準備をする

期限を守り、自分も含めた全員の満足を保つには、妥協が必要なこともあります。誰かが仕事を多めに引き受けたり、タスクを1〜2日遅らせたりする場合があります。予算を超える、範囲外の作業を取りやめる、といったこともあるでしょう。ただし、どこで譲らないかを見極めてください。争う価値のないこともあります。特定のタスクや期限で妥協すれば、関係者の不満を和らげられます。誰もが常に満足するわけではなく、それでも問題ないことを覚えておきましょう。

効果的なプロジェクト管理には努力が必要

プロジェクトマネージャーの仕事は、楽しいことばかりではありません。大変な仕事で、目隠しをしてまとまりのない集団を率いるように感じることもあります。それでも、1つでも複数でも、プロジェクト管理で成功するには、時間とリソースを常に効果的に管理する必要があります。

プロジェクトと期限を計画どおりに進め、すべての関係者と意思疎通を図り、必要なときに適応する力が、毎日を乗り切るために必要です。優れたプロジェクト管理ソフトウェア でも、昔ながらの紙とペンでも、使える道具を活用し、整理して仕事を進めましょう。何より、必要なときに助けを求めることを恐れないでください。すべてを1人ではできないと認めても、恥ではありません。誰もが人間なのです。

Hiveで複数のプロジェクトを管理する

Hiveは代表的なプロジェクト管理ツールです。仕事のツールを1つのダッシュボードに集め、画面を離れずに、プロジェクト管理、同僚とのチャット、メール送信、Zoom通話の開始までできます。 ガント、かんばん、カレンダー、テーブルなど、6つの柔軟なビューでプロジェクトを見やすく把握できます。Hiveのポートフォリオビュー複数のプロジェクトを管理する際は、Hiveのポートフォリオビューで、すべてを1か所に表示できます。Project Navigatorの詳細さと、テーブルビューの柔軟性を組み合わせています。 

ポートフォリオビューは、左側にプロジェクトを縦に並べ、横方向にフィールドと個々のタスクを配置した表と考えてください。それぞれの仕組みは次のとおりです。 

• フィールドは、説明、期限、ステータス、ステータスの説明など、プロジェクトの基本情報です。

• カスタムフィールドは、プロジェクト単位で追加できます。予算や割り当てたメンバーなど、追加情報を追跡できます。

Hiveのポートフォリオビューでは、完了したタスク、複数のプロジェクトに共通するタスク、期限を過ぎたタスクを簡単に確認できます。個別のプロジェクトをクリックし、かんばん、ガント、テーブル、カレンダーの各ビューで詳しく見ることもできます。カスタムフィールドの可能性も無限で、自分のポートフォリオビューに好きなだけ情報を追加できます。実践のヒント：こちらのHiveのポートフォリオビューのカスタマイズ方法をご覧ください。Hiveのラベルで複数プロジェクトのタスク管理を効率化複数の仕事を期限内にこなすには、優先順位が鍵になります。Hiveのラベル機能なら、この作業を簡単に進められます。

• 急ぎのタスクには「高優先度」ラベルを付けます。

• 即座の対応が必要なタスクには「重大」ラベルを付けます。

• 急ぎでないタスクには「低優先度」ラベルを使います。

• 一貫した基準でラベルを付け、明確で整理された状態を保ちます。

• 優先順位の変化に合わせ、定期的にラベルを見直して更新します。

複数のプロジェクトをうまく同時に管理するこれらのヒントに加え、可能ならタスクを任せて負担を減らしましょう。Hiveのチャットと組み込みのメールで、メンバーと協力できます。プロジェクトの表示をメンバー別に簡単に切り替え、誰に余裕があり、自分の仕事を一部引き受けられるかを確認できます。