質の高いチームミーティングのためのアジェンダテンプレート4選

今週は忙しくなりそうです。さあ、成果物を一気に仕上げようと席に着いたところで、受信トレイの先頭にミーティングの招待が届きました。やることリストにまた会議が増えると思うと、気が重くなります。そこで内容をよく見てみます。議題によっては、出席しなくてもよいかもしれません。

ところが、そのミーティングにはアジェンダがありません。困りますよね。同じことを他の人にしないよう、自分が計画するミーティングには必ずきちんと計画を用意しましょう。Hive Notesなら、ニーズに合わせて組み合わせられるミーティングアジェンダのテンプレートを作れます。Hiveのプロジェクト管理プラットフォームに組み込まれており、メモアプリと同じように使えます。それでいて、より整理しやすく、共同作業もしやすくなっています。

たとえば、メモの中で直接アクションアイテムを割り当てれば、ミーティングで話し合った次のステップを管理できます。メモをプロジェクトにリンクすることもできます。同じクライアントについて5回ミーティングがあっても、アジェンダや追加された重要な情報の記録を、探しやすい場所にまとめて残せます。メモはカレンダー上のどのミーティングにも添付でき、参加者と共有できます。Hiveを使っていない社外の関係者には、フォローアップのメールとして送ることもできます。まったく新しいミーティングの体験です。

ミーティングのアジェンダを作って、生産性を高めませんか？ Hive Notesに最初から用意されているものや、自分で作れるミーティングアジェンダのテンプレートを4つご紹介します。これらのテンプレートを使えば、これまでで最高のチームミーティングにぐっと近づきます。

1. 定期的な1対1のミーティング

部下をマネジメントしているなら、定期的な面談が大切だとご存じでしょう。貴重な1対1の時間を最大限に活かすには、定期ミーティングのメモを残しておきましょう。部下からもフィードバックをもらえるよう、会話は双方向にしたいものです。???? おまけ：これはHive Notesにあらかじめ用意されているテンプレートの1つです。他のツールでミーティングのメモを取っている場合は、次の手順でこのテンプレートを自分で作れます。

リストを2つ作ります。1つは自分が話したいこと、もう1つは部下が話したいことです。このリストを会話の道しるべにします。ミーティングの終わりに、話し合った項目にチェックを入れます。会話の中で出たアクションアイテムは、それぞれのリストの下で、自分または部下に割り当てます。

2. チームミーティング

チームミーティングは、特に参加者が多いと、すぐに収拾がつかなくなります。事前に進め方を組み立てて、集中を保つことが重要です。話すポイントとタイムラインを盛り込んだ詳細なアジェンダを使って、軌道を外れないようにしましょう。

取り上げる順番に沿って、議題ごとにアジェンダを作ります。各議題に、話し合いにかける時間を併記します。議題の説明と割り当て時間の横にメンバーをタグ付けして、話すポイントを割り当てます。チームミーティングの招待を送るときに、メモも事前に共有し、書記を決めます。

ミーティング中は、書記がメモに情報を追加し、会話の中で出たアクションアイテムを割り当てます。

3. プロジェクトのキックオフ

プロジェクトのキックオフミーティングは、プロジェクト全体の雰囲気を決めます。適切な人を巻き込み、適切な情報を共有して、整ったキックオフにしましょう。

???? おまけ：これはHive Notesにあらかじめ用意されているテンプレートの1つです。他のツールでミーティングのメモを取っている場合は、次の手順でこのテンプレートを自分で作れます。

メモの冒頭に、プロジェクトの関係者の連絡先リストを作ります（Hive Notesを使っている場合は、関係者をミーティングに招待します）。その下に、ミーティングのアジェンダを並べます。

• プロジェクトの概要

• ターゲット層

• リスクと機会

• 競合

• まとめ

各セクションに、関連するドキュメントやタスクを関連づけます。たとえば、市場調査データのグラフをチームに見せたい場合は、ターゲット層のセクションにリンクを貼ります。役割と責任のセクションでは、アクションアイテムに担当者をタグ付けします。プロジェクトロードマップの作成をプロジェクトマネージャーに割り当てる、といった具合です。最後に、まとめに次回のミーティングの日時を必ず入れましょう。

4. ブレインストーミング

準備なしのブレインストーミングは、もったいない機会損失です。考えを深めるきっかけになるアジェンダを用意して、ブレインストーミングの参加者が創造力を発揮できるようにしましょう。そのアジェンダは、ブレインストーミング中にアイデアをリアルタイムで記録するのにも使えます。メモの冒頭に、ブレインストーミングの目的を書きます。その下に、参加者が事前に考えを整理できるよう、問いかけを並べます。問いかけはサブカテゴリーに分けても構いません。たとえば、メールリストを増やすアイデアを出すことが目的なら、パートナーシップのアイデアに関する問いかけと、コンテンツのアイデアに関する問いかけの、2つのカテゴリーを作れます。ミーティング中は、参加者が問いかけについてリアルタイムで話し合い、それぞれの下に答えを書き出します。