週次チームミーティングを生産的にする7つのヒント

週次チームミーティングは、近況を共有し、進捗を確認し、チームの絆を深める大切な節目です。しかし、経営幹部を対象にした調査によると、ミーティングの67%以上は生産的ではありません。この数字は、深刻という言葉では足りないほどです。放置すると、四半期目標の未達、チームのエンゲージメント低下、会社全体の業績不振につながるおそれがあります。  対面チームでもリモートチームでも、リーダーは、ミーティングが生産的でない原因を突き止め、すぐに対策を取ることが大切です。残念ながら、原因が1つで解決策も単純、ということはまれです。どれほど優れたチームでも、24時間365日、最高の生産性を保つことはできません。効率には自然な波があり、誰もが立て直して充電する時間を必要とします。それでも、改善できる点は見つかります。ミーティングの生産性が落ちていると感じたら、正面から向き合い、チームと一緒に原因を探り始めましょう。この記事では、週次チームミーティングを無理なく生産的に続けるための、日程の組み方と進め方のヒントを紹介します。  

1. 週次ミーティングを見直す

定期的な見直しは、BtoBでもBtoCでも、成功している企業の土台です。過去にうまくいったやり方が、今も通用するとは限らないからです。マーケティング、営業、カスタマーサービスなど、どの分野のチームでも、ウェブサイトやSNSを点検するのと同じように、ミーティングのカレンダーを見直すことが大切です。  ただし、ウェブサイトやSNSの点検とは違い、この見直しは自動化よりも手作業が中心になります。目的は、今のミーティングの進め方のうち、うまくいっている点と、そうでない点を見つけることです。まずは、次の質問から始めてみましょう。 

• メンバーが週にx回のミーティングに出席し続けることは、無理なくできるでしょうか。

• 週次ミーティングの長さはどれくらいでしょうか。もっと短く、または長くすべきでしょうか。

• 多すぎる、または重複している週次ミーティングはないでしょうか。つまり、内容をメールやメモにまとめられないでしょうか。

• 各ミーティングの目的は何で、最も効果的な形で果たされているでしょうか。

これらの質問を1人で考えることは大切です。ただ、週次ミーティングの現状を十分に評価するには、チームにも同じ質問を投げかける必要があります。 これが、次のヒントにつながります。

2. 参加者は必要な人だけに絞る

職場では「少ないほうがよい」ことがよくあります。週次ミーティングに誰を招待するかは、戦略的に決めましょう。人数が多いほど生産性が下がりやすく、必要な人だけで進めるほうが、早く成果が出ます。必要なメンバーが出席できない場合は、ミーティングを延期しましょう。

3. 進行役を1人決める

生産的な週次ミーティングには、たいてい進行を担当する人が1人います。進行役は、通信環境の不調や画面共有のトラブルなど、あらゆる事態に備え、常に代替案を用意しておきましょう。進行役は、議論の雰囲気をつくり、アジェンダに集中し、脱線を防ぎ、ルールやベストプラクティスを定め、全員の声が確実に届くようにします。 

4. 無理を重ねていないか確認する

生産性を下げる大きな要因の1つが、燃え尽きです。リモートワークでは、オンライン会議の疲れ、孤立感、仕事と私生活の切り分けのなさが、燃え尽きの原因になることがあります。対面でも、オンライン会議を運営する場合でも、チームが頑張りすぎて無理を重ねていないかを確認しましょう。  ミーティングのスケジュールを変更する前に、メンバーとの1対1の面談を活用します。今のミーティングの進め方をどう感じているか、聞く時間を取ってください。 前のセクションの質問を投げかけ、メンバーの視点を知る機会です。 ミーティングが詰め込まれすぎて、負担に感じていないでしょうか。ミーティングに費やす時間のせいで、締め切りを守りにくくなっていないでしょうか。ミーティング自体を、もっと簡潔で構造的にできないでしょうか。メンバーと個別に話せば、週次ミーティングを根拠に基づいて改善するためのフィードバックが得られます。 同じことは、リーダー自身にも当てはまります。 中間管理職は、少なくとも勤務時間の35%をミーティングに費やしています。上級管理職では、その半分がミーティングです。燃え尽きて余裕がない状態では、週次チームミーティングの準備や進行は非常に難しくなります。つまり、週次ミーティングのスケジュールを見直すことは、チームのメンバーだけでなく、リーダー自身にとっても同じくらい大切です。

5. 効果のないミーティングは思い切ってやめる

週次ミーティングの準備には、とても時間がかかります。準備だけで、毎週4時間、場合によってはそれ以上を使っているかもしれません。 ミーティングを見直し、メンバーと1対1で話すうちに、欠かせないミーティングと、そうでないミーティングがあることに気づくでしょう。  何を残し、何をやめるかを決めるには、チームのスケジュールにある各ミーティングを真剣に見直し、それぞれの目的を明確にします。 必要なミーティングでも、毎週でなくてよい場合は、週次から月2回、四半期ごとなどに変更する機会です。 たとえば、毎週の振り返りミーティングを、月2回に減らすのもよいでしょう。 逆に、キックオフミーティングをもっとこまめに行うほうがチームのためになるなら、四半期ごとのミーティングを週次に変えてもかまいません。  大切なのは、チームのニーズに合わせる方法を探すことです。週次ミーティングの回数や時間を減らすことも、増やすことも含まれます。 

6. 議題を事前に提出してもらう

週次ミーティングを評価して調整したら、次はミーティングの時間を最適化します。効果的な方法は、ミーティングを事前に計画し、構造化しておくことです。この作業は、みんなで取り組むものと考えましょう。たとえば、開催の数日前までに、IDS（Identify、Discuss、Solve：特定、議論、解決）の議題を提出してもらいます。  毎週月曜日にキックオフミーティングを開き、その目的が、来週に向けて全員で準備することだとします。 この場合、チームは来週に関する質問や懸念を、共有の文書に書き足していきます。ミーティングでは、この文書をガイドにして、メンバーの懸念を話し合い、解決策を一緒に探せます。  おまけ：Hive Notesのようなメモアプリを使って、アウトラインを作り、ミーティングの開始前に参加者へアジェンダを共有しましょう。全員が同じ場所にアイデアを追加できます。「Project Kickoff」テンプレートもあらかじめ用意されているので、使わない手はありません。  ミーティングをどのように構成するにせよ、いちばん大切なのは、方向性を持たせることです。そうすれば、チームは議題に集中し、決められた時間内に終えられます。 

7. ミーティング中からHiveで 作業を始める

チームのミーティングの進め方を、そろそろ見直したいと思っていませんか。プロジェクト管理ツールとリアルタイムのチームコミュニケーションを1つにまとめて、ミーティングが終わるのを待たずに作業へ移りたいなら、Hiveがおすすめです。コラボレーションツールは、Hiveのように、まさにそのために作られています。では、Hiveは、ミーティング中の作業開始をどう支えるのでしょうか。 答えは、Hive Notesです。Hive Notesは、Hiveの単体ツール（現在のHiveユーザーには標準搭載）で、ミーティングの前、最中、後を通じてチームのコラボレーションを支えます。  Hive Notesは、週次チームミーティングにとくに便利です。アジェンダを作成し、ミーティングの開始前に全メンバーへ共有できます。さらに、HiveのGmail、Office、Zoomとの連携を使えば、メモをカレンダーに直接リンクし、同じ画面からZoomミーティングを開始できます。誰でもメモをすぐに見つけられ、ミーティングに関するやり取りをまとめて管理できます。ミーティング中は、全メンバーが同じメモにテキスト、画像、コメントをリアルタイムで追加できます。そこから、話題をそのまま次のアクションに変え、担当者を割り当て、期限も設定できます。これらのアクションはHiveのダッシュボードに表示されるので、ミーティングが終わっても勢いを保てます。次の週次ミーティングでは、メモを開いて新しいミーティングの記録を追加するだけで、すべてのメモを1つのスレッドにまとめられます。気づかないうちに欠けていた、ミーティングツールです。  週次チームミーティングを最適化するには、準備や進行のやり方を継続的に見直しましょう。今のやり方がなぜそうなっているのか、自分で決めたことであっても、疑ってみてください。立ち止まってプロセスを見直さなければ、自分もメンバーも、ただ惰性でこなしていることに気づけないかもしれません。  生産性の高い週次チームミーティングを続けるには、チーム全員が同じ方向を向いていることが欠かせません。これらのヒントを実践し、Hiveのようなツールを活用して、チームを会社の長期的な成長の原動力にしましょう。

このゲスト記事は、Mackenzie Scottが執筆しました。Mackenzieは、映像制作者、クリエイター、広告主に幅広いストック音楽を提供するロイヤリティフリー音楽 の会社、Soundstripeのコピーライターです。たとえばロイヤリティフリーのアンビエント音楽があります。