時差のあるメンバーと会議を開くための完全ガイド

グローバルチームは、これからの働き方に欠かせない存在です。SHRMの調査（Globalization Partnersと共同）では、回答した企業の3分の1が国境をまたぐチームを持っていました。同調査によると、グローバルチームは地域のチームよりも協力的で、手間もかかりません。ただし、地域のチームにはない課題が1つあります。時差のある相手との会議です。

グローバルチームを活用している部門は、人事が63%、営業が62%で上位を占めています。次いでITとオペレーションが57%、マーケティングが41%です。回答者のうち、86%のグローバルチームは少なくとも週に1回会議を開いており、チームメンバーとの問題を報告する割合も12ポイント低くなっています。それでも、国際的なチームが最も苦労することの1つは、時差を考慮した会議の調整だと言われています。

時差をまたぐ会議は頭の痛い問題です。グローバルチームで働いていると、ビデオ会議よりもメールやメッセージツールに頼るほうが楽だと感じるかもしれません。非同期のコミュニケーションに頼るチームは多く、SHRMによると、グローバルチームの多くは情報の共有にメールを使っています。それでも、人と人との関係は、どのチームの信頼関係にも欠かせません。力を発揮し、縦割りを防ぐには、文字だけではなく、さまざまな方法でチームとつながる必要があります。

米国のチームは「午後の早い時間のルール」を使う

時差をまたぐ会議を進めるには、まず「午後の早い時間のルール」から始めるのが最善です。米国のチームにとって、このルールは会議を組むのに役立ちます。東部（EST）、中部（CST）、山岳部（MST）、太平洋（PST）という4つの時間帯すべてに無理なく合うからです。

このルールは簡単です。会議は午後の早い時間、東部時間の午後1時か2時ごろに設定します。西海岸ならどんなに早くても、太平洋時間の午前10時か11時です。その時間なら、西海岸の同僚はすでに起きて仕事を始めています。中部の同僚はランチの前後で、東海岸のチームは午後に向けて元気な時間です。午後の早い時間に会議を開けば、全米にまたがる同僚とでも、早すぎたり遅すぎたりする人はいません。

このルールは南米のチームにも使えます。多くの国が米国と近い時間帯にあるからです。グアテマラ、ホンジュラス、エルサルバドル、メキシコ、ニカラグアなどは中部時間を使っています。キューバ、ハイチ、コロンビア、エクアドル、パナマ、ペルーなどは東部時間です。ベネズエラとブラジルの一部も東部時間です。

お互いの中間点で会う

時差のある会議には、柔軟さとコミュニケーションが欠かせません。特に、米国の会社が欧州のチームと会議をする場合はそうです。東海岸なら、欧州の主要都市の多くは5～7時間進んでいて、グリニッジ標準時（GMT）を使っています。2時間差の会議に比べると調整が少し難しくなります。たいていの場合、東海岸の人は欧州のメンバーとの会議のために午前中の予定を空けておく必要があるからです。アフリカの同僚との会議を設定するなら、彼らもGMTを使っていることを覚えておきましょう。サウジアラビア、トルコ、イエメン、イランなど、中東の一部も同じです。

西海岸の人は、さらに選択肢が限られます。ロンドン、パリ、ベルリン、プラハなどの都市とは8～10時間の差があるからです。午前8時から10時を会議に充てると、欧州の同僚は午後4時から6時にログインすることになります。残念ながら、通常の勤務時間外に会うつもりでなければ、ほとんど余地はありません。

朝と夜を交互に負担する

米国、欧州、アジア、オーストラリアに広がる国際チームと働く場合は、さらに複雑になります。東海岸の人にとって、上海、北京、ニューデリー、東京、シドニーなど、8～12時間の時差がある国との会議は簡単ではありません。

残念ながら、避けようはありません。こうした会議のために、ものすごく早起きするか、遅くまで仕事をすることになります。チームメンバーもおそらく同じです。あなたが筋金入りの朝型で、同僚がふだんから夜型というのでなければ、負担を交代制にして公平にしましょう。たとえば、ある会議では早起きし、別の会議では遅くまで残ります。

グローバル会議に合わせてスケジュールを組む

週を通して、同期でも非同期でも一定のやりとりが必要なグローバルチームで働いているなら、時差の問題には型にはまらない発想で取り組みましょう。

メンバー間の時差が非常に大きい会議が頻繁にある場合は、柔軟に働く機会を活かしましょう。上司やチームに相談して、その日は会議に合わせて、最も都合のよい時間帯に非同期で働くようにします。週に1～2日は、チーム全員が同じ3時間だけオンラインになる日を設ける方法もあります。残りの時間は、リアルタイムのやりとりがあまり要らない個人作業に充てます。

ツールを活用する

最後に、時差のある会議の調整をすべて自分でやる必要はありません。スケジュール調整を助けてくれる便利なウェブサイトやアプリがたくさんあります。Calendlyのスケジュールは、招待した相手が指定したタイムゾーンに自動で合わせてくれます。Microsoft Teamsも、参加者に会議の招待を送ると、タイムゾーンを調整してくれます。自分で計算したいときは、World Meeting PlannerやWorld Time Buddyのような無料のオンラインツールが数多くあります。グローバルチームは、うまく機能している国際企業の特徴です。協力し合い、文化や多様性の受け入れ、コミュニケーションについて学ぶ絶好の機会にもなります。一方で、実務の面では手間がかかり、時差をまたぐ会議を計画するときは複雑になりがちです。それでも、こうした壁を乗り越えて、グローバルチームがお互いに利益のある仕事の進め方を築けば、たいていはより円滑な連携が生まれます。それは全員の生産性の向上につながります。