在宅オフィスを整理する方法

ここ半年で、あなたの「オフィス」は大きく変わりました。同僚でにぎわうオフィスビルから、自宅のマンションや一室へと変わった方が多いでしょう。この変化を経て、新しいリモートワーク環境で働き始めてから、もうすぐ半年になります。今こそ、オフィスの整理について考えることが大切です。

オフィスやデスクのレイアウトは、生産性や仕事をやり遂げる力に大きく影響します。平均的な経営幹部は1日に1時間を、デスクやパソコンの中の情報探しに使っているとご存じですか。一般の人でも、デスクやオフィスで紛失したメモや書類を探すのに、週に最大4時間を無駄にしています。さらに、散らかった空間は、ストレス、集中力、不安のレベルに悪い影響を与えることが実証されています。

残念ながら、物理的にもデジタルでも整理されていない作業空間が、仕事の成果にどれほど影響するかに気づいていない人は多くいます。この記事では、オフィスを整理することがなぜ大切かを解説します。整理の手順で得られるメリットも紹介します。デジタルとIRL（現実）の両方の整理を改善する、効果的な方法も取り上げます。

なぜオフィスを整理する必要があるのですか

オフィスの整理にはいろいろな意味がありますが、実際には大きく2つの面から取り組む必要があります。そこで、互いに補い合う2つの整理方法の重要性を紹介します。デジタルの整理と、オフィスの物理的な整理です。

• デジタルの整理：仕事で使うパソコンやスマートフォンの中の、ごちゃつきを減らすことです。プロジェクト、時間、顧客、請求書、チームメンバーを簡単に把握できる管理システムの活用も含まれます。

• 物理的な整理：オフィスの物理的な空間の整理です。書類、文房具、家具、その他さまざまな物を考慮する必要があります。

オフィスの物理的な空間が整理されていると、気持ちが落ち着き、リラックスできます。特定の書類を探して焦る必要もありません。すべてが整理されていれば、書類やペンなど、必要な物を簡単に見つけられます。

ただし、物理的な空間が整理されていても、デジタルの整理を怠ると、生産性が大きく損なわれる場合があります。パソコンのファイルやアプリに、遅れなくアクセスできることが重要です。

オフィスをデジタルで整理する方法

まず、オフィスをデジタルで整理する方法を紹介します。オフィスにある実際の物は関係ありません。デスクトップやノートパソコン上で、ファイルやメール、その他の書類をどう整理するかを考えます。

デジタル整理の目的は、重要なファイル、アプリ、データにより簡単かつ素早くアクセスできるようにすることです。

最初に、ノートパソコンやパソコンの掃除から始めます。保存しているファイルをよく見てください。おそらく、まったく使っていないファイルがたくさんあります。まずは、それらを削除しましょう。使っていないアプリがあれば、アンインストールします。

すべてが整理できたら、メールを見直します。適切なフォルダを作ってください。メールの整理に非常に役立ちます。カテゴリを設定すれば、特定のタスクに一度に集中できます。

最後に、デジタルでのオフィス整理をさらに高めるために、プロジェクト管理ソフトウェアの利用も検討しましょう。選択肢はいくつかあります。Hiveはその一つで、優れたプラットフォームです。クラウドベースのリモートワーク・プロジェクト管理プラットフォームで、どこからでも働けることを重視しています。コミュニケーション、ファイル保管、プロジェクト計画をまとめて扱えるハブです。すべてがクラウドに保存され、デスクやオフィスには置かれないため、Hiveは、このストレスの多い時期に、世界中の何千人ものリモートワークへの移行も支えてきました。プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、いくつか確認したい点があります。考慮すべきポイントを紹介します。

• プロジェクト、チーム、クライアント、請求書など、事業のさまざまな要素を扱うために、たくさんの別々のシステムにログインしたくはありません。ログインが必要なシステムが多いほど、手間と時間がかかります。そのため、これらの機能をすべて1つのプラットフォームで提供するシステムを探しましょう。Hiveが優れている理由の一つはここにあります。複数のシステムの機能が1つの製品に含まれており、1つのウィンドウの中で、プロジェクトの計画、メールの確認、チャット、同僚との共同作業を数クリックで行えます。

• そのシステムで利用できる連携機能も確認しましょう。プラットフォームが提供する「オールインワン」のソリューションを、大きく強化する方法の一つです。Hiveのように、GoogleやDropbox、さらにGitHubやSlackなどのプラットフォームと簡単に連携できるシステムもあります。こうした連携によって、メールから請求書、さらにはチームメンバーと顧客のやり取りまで、すべてを1か所で管理できます。

• プラットフォームのレポート機能も確認しましょう。何らかのレポート機能が必要になる場面は、きっとあります。使えるレポートを出せるシステムか確認してください。顧客、マーケティングの成果、チームの生産性、事業の利益などを追跡するのに役立ちます。

• コミュニケーションの方法はチームごとに違いますが、何らかのメッセージングツールを使っている可能性は高いでしょう。メッセージングのプラットフォームが、プロジェクト管理のプラットフォームの中にあると、チームにとって便利で、全員の時間も節約できます。コンテキストの切り替えや、ツール間を行き来する時間が減ります。

• メモの取り方を効率化しましょう。デスクやオフィスにデジタル（そして物理的）なごちゃつきを生む大きな原因の一つは、おそらくメモです。定例会議は誰にでもあり、そこでメモを取る必要があるでしょう。Hiveのようなツールなら、プラットフォームの中でメモを取れるので、効率的です。Hiveのメモから、数クリックでチームメンバーに次のステップを割り当てることもできます。さまざまな面でオフィスの整理を効率化するのに最適です。

デジタルで仕事を管理するために、プロジェクト管理ツールをダウンロードしたくない方もいるでしょう。整理に役立つ単機能のツールをいくつか紹介します。

1. Sticky Notes：Sticky Notesは、Google Chromeで閲覧中に付箋のような小さなメモを表示する、便利な拡張機能です。ネットの閲覧がそのままメモを取る機会になるので、作業しながら1か所でメモを取れます。

2. Google Drive：世界でGmailを使う人は10億人を超えるので、Google Driveは誰もがすでにご存じでしょう。まだの方は、今こそ使い始める時です。Google Driveは、ファイル、スプレッドシート、画像などをクラウドに保存でき、チームが簡単にアクセスできる仕組みです。Google Driveには便利な連携機能もたくさんあります。詳しくはこちらをご覧ください。

3. Slack：このアプリも世界中で広く使われているツールで、何十万人ものコミュニケーションを効率化してきました。ビジネスで使えるシンプルなチャットアプリをお探しなら、このツールが最適です。Slackの連携機能もたくさんあり、Hiveなどのさまざまなツールと組み合わせて、使い勝手をさらに高められます。

在宅オフィスの整理

[caption id="attachment_5197" align="aligncenter" width="703"] 画像：HGTV[/caption]

デジタル空間の整理は、オフィス整理の手順の一歩にすぎません。それが済んだら、次は在宅オフィスの環境をよく見直す必要があります。あなたの作業空間は、どれくらい整理されていますか。決まった整理の仕組みがなければ、生産性を損なっています。

最初の一歩は、オフィスのごちゃつきを片づけることです。どれだけ物がたまっているかに、驚くことも少なくありません。ごちゃつきのせいで、必要なときに書類が見つかりにくくなります。この記事の冒頭で述べたように、生産性と集中力も大きく下がります。

在宅オフィスの整理に役立つ方法を、いくつか紹介します。

• メモや書類の整理・保管の方法を決める。ペンと紙でメモを取るなら、すべてのメモを1冊のノートにまとめ、フォルダを1つ加えるだけで十分です。フォルダは印刷物をまとめる場所に、ノートは過去のメモをまとめる場所にします。

• ペンなどの筆記用具やメモ用の道具は、1か所にまとめる。ペンや鉛筆、蛍光ペンがデスクに散らばっている状態ほど困るものはありません。メモ用の道具は、すべて1か所にまとめましょう。デスクの上の容器か、デスクの一番上の引き出しなど、すぐ取り出せる場所が理想です。整理する物が多い場合は、デスクの近くに小さな収納キャビネット を置くのも一案です。

• OHIO方式を取り入れる：1回だけ手に取る。同僚から郵便物や書類を受け取ったら（コロナ禍の今ではなく、将来の話です）、「1回だけ手に取る」ことを心がけましょう。紙を受け取ったらすぐ目を通し、プロジェクトやタスクに必要かを判断して、フォルダやバインダーにしまいます。

• アーカイブの仕組みを作る。古くても価値や重要性のある書類は、アーカイブに入れます。在宅オフィスの手元の空間を空けるのに役立ちます。アーカイブには、フォルダをいくつか用意するか、仕切りのあるバインダーを使うと、きちんと分類できて便利です。アーカイブ用に、書類棚やデスクの特定の引き出しを使ってみましょう。

• デスクの上と引き出しの整理に集中する。引き出しには、必要のない物を入れないようにします。大切な書類、紙、メモの分だけスペースを確保しましょう。デスクにインテリアの飾りを置くのも自由ですが、ごちゃつきが増えないように気をつけてください。

作業空間にどんな整理用品が必要か、迷っていませんか。いくつかアイデアを紹介します。

1. 卓上ファイルフォルダ ：前述の最初のポイント、「必ず整理・保管の仕組みを持つ」とうまく結びつきます。このタイプのファイルフォルダなら、郵便物、メモ、その他の印刷物用に複数のフォルダを用意できます。対応が必要な「未読」書類の区画も作れます。

2. ペーパートレイ兼ペンスタンド：紙、ファイル、ペンをまとめて収納できる、便利な一台です。中央に白紙、右側にファイル、左側にペンと鉛筆を置きましょう。

3. 書類キャビネット：もっと広さと耐久性が必要ですか。過去のメモ、ノート、書類を保管するなら、この書類キャビネットを試してみましょう。外から施錠できるので、機密情報の保管にも最適です。

まとめ

在宅の作業空間の整理は、思っている以上に重要です。オフィスが整理されていないと、生産性に悪影響が出ることがあります。オフィス整理の戦略を改善する方法はいくつもあります。まずデジタル空間を整え、次に物理的な整理の仕組みへ進みましょう。両方を組み合わせれば、仕事が楽になり、自分でコントロールできる範囲も広がります。