チームのプロジェクト予算を作成・管理する6つのヒント

プロジェクトの予算作成は、すぐに現実へ引き戻してくれます。理想の成果を夢見て、チームでアイデアを出し合うのは楽しいものです。しかし、実行が必要です。予算の作成と管理は、構想を現実に変える重要な一歩です。 「予算のないプロジェクトは、どんな場合も認められません。利益が費用を上回るかを知るまで、始めるべきではありません。それは現実的な予算なしには判断できません」と、融資会社Fig Loansの共同創業者兼CTO、John Liはいいます。

1. 関係者の本当のニーズと要望を把握する

次のScottish Heritage SGの上級投資マネージャーJason Porteによると、ニーズを特定し、関係者全員の認識をそろえることが、効果的な予算管理の第一歩です。 「関係者が何を必要とし、望むかを最初から理解するのは、簡単ではありません。双方の目的と期待が曖昧になる場合があります。期待を十分に理解するため、必要なだけ時間を取ることを勧めます。最終的には、期待、成果物、仕様が、予算を含むすべてを定義します」と話します。 

2. 投資利益率(ROI)を重視する

チームの予算作成では、ROIを判断の指針にすべきです。「善意のリーダーや経営幹部の多くは、受け入れられる最大費用から考えます。しかし、それはチームとプロジェクトを失敗へ導きます」と、MotionMobsの最高執行責任者Emily Hartはいいます。 「8年以上、新興企業、中小企業、非営利組織の技術プロジェクト予算を支援してきました。本当の指針は明確です。予算には、払ってもよい費用ではなく、期待する効果を反映すべきです」。 Hartのいうように、予算は経費ではなく投資です。その収益が最も重要な計算です。「会社に$5,000の損失を与える問題の修正に、$25,000の予算を付けるべきではありません。同様に、新たな売上$300,000を生む可能性のあるプロジェクトが、$25,000の予算で成功すると期待すべきでもありません」と付け加えます。 

3. 成功の指標を定義する 

その点で、成功の指標を定めることも、予算の作成・管理の重要なヒントです。進捗を追跡し、それに応じて予算を調整できます。 「すべてのプロジェクトに、完了後の成功を測る指標が必要です。それに基づく予算なら、金額でも時間でも、会社がどれだけ使うべきか、全員の認識をそろえられます」とHartはいいます。「進行中の各決定や課題も、成功指標への影響で評価できます」。 

4. 現実的に考える 

現実的であることは、予算のためにできる最重要のことの1つです。「現実的な予算を作ることが、自分の利益になります。見栄や期待のため、費用を低く見積もらないでください」とLiはいいます。 「不測の事態への計画を立て、予期しない状況に余裕を残すと、予備資金で予定費用が増えるかもしれません。しかし、後で許しを請うより、事前の承認を求めるほうが簡単です」。 Liからの助言は、願望の予算ではなく、実際に必要な予算について、前もって経営層の賛同を得ることです。「最初に大きな約束をしていたら、後で高い請求を受け入れてもらうのは難しくなります」といいます。 

5. 見直し、確認し、再予測する

設定した予算は固定ではありません。「予算の統制と再予測をせず放置すると失敗します。支出の暴走を防ぐには、定期的な管理が必要だと経験してきました」とPorteはいいます。「10%の超過は50%よりずっと修正しやすいですが、支出と予測を監視しないと、すぐに50%になるかもしれません」。 一度予測して忘れるのではなく、頻繁に見直し、予定どおり進む可能性を高めることを勧めます。 鍵は、避けられない変更に先回りすることです。「変更管理の重要性を過小評価しないでください。小さな変更が費用に大きく影響する仕組みを理解し、起こり得る変更を特定し、素早く対応する戦略を事前に作る必要があります」とLiは付け加えます。「受け身で対応すると、さらに費用のかかる遅延が起きたり、解決策が見つからず全体が破綻したりします」。 

6. 過去のプロジェクトから学ぶ 

最後に、新しい予算では、過去の教訓を必ず参考にすべきだとLiはいいます。「予測不可能なことを常に見通せるわけではありませんが、見えている傾向を使えば、将来をもっと賢く予測できます」。