プロジェクト管理のリスク軽減策

リスクは人生につきものです。そしてもちろん、プロジェクト管理にもつきものです。腕の立つプロジェクトマネージャーは、プロジェクトの可能性を狭めることなく、計画にリスク軽減策を組み込みます。プロジェクト専門家の最大の団体であるProject Management Institute（PMI）のChief Strategy & Growth OfficerであるDave Garrettは、次のように話します。「新しいプロジェクトに取り組むとき、私たちは何かを達成し、何かを生み出し、新しいことに挑戦しようとしています。ですから、リスクはプロセスの自然な一部です。リスクを恐れて未知の領域に踏み出さなければ、何も成し遂げられません」

「技術が進化し、競争が激しい今のビジネス環境では、プロジェクトチームがリスクを取る場面が増えています。投資と同じで、大きな見返りには大きなリスクが伴うのが普通です。大切なのは、両者のバランスを取ることです。慎重に計算されたリスクと、それに見合う見返りを選んで『賭ける』のです」

プロジェクト管理におけるリスク軽減とは

Garrettによると、うまく管理されたプロジェクトには、リスクへの理解が含まれています。リスク軽減とは、リスクを事前に予測し、プロジェクトの成功に悪影響を与える事態が起こる可能性を減らすために、チームが積極的に動けるよう戦略を使うプロセスです。

「リスク軽減策には、起こりうるリスクへの対応計画も必要です。そうすれば、混乱を招く出来事が起きても、チームがすばやく対処でき、プロジェクトが大きく遅れずにすみます」と、Garrettは話します。

プロジェクトマネージャーのためのリスク軽減策

すべてのプロジェクトマネージャーが知っておくべきリスク軽減策を学びませんか。ここでは、経験豊富なプロジェクト管理の専門家であるGarrettのお気に入りの方法を紹介します。

リスクを洗い出すブレインストーミングを開く

リスクを洗い出すブレインストーミングは、起こりうるリスクを把握し、死角を避けるための効果的な手法です。Garrettは言います。「組織図のどこに位置する人であっても、できるだけ多様な視点を取り入れてください。数と多様性には力があります。リスクの洗い出しにはチームリーダーだけが参加するのが自然に思えるかもしれません。しかし、考え方が多様なほうが、プロジェクト内の潜在的なリスクと、ライフサイクル全体を通じた軽減策について、最良のアイデアが出やすくなります」

この方法は、合意形成やチームの結束にも役立ちます。自分もプロジェクトの当事者だと感じる人が増えるほど、とくに問題が起きたときに成功の可能性が高まります。

リスク登録簿を作り、繰り返し見直す

「起こりうるリスクを積極的に評価し、それに対するシナリオを計画しておけば、問題が表面化したときに備えられます。対応すべきリスクは常に複数あります。そのため、リスク登録簿のような形で項目に分け、優先順位をつけておくとよいでしょう」と、Garrettはすすめます。

どんな情報を載せるか迷ったら、最低限、各リスクの発生可能性、影響の大きさ、そしてリスク軽減策がどれだけ効果的と見込まれるかを押さえてください。

「あらゆるリスクを想定して計画することはできません。それでも、シナリオ計画があれば、チームでリスクの影響に向き合う中で、方向転換や調整、革新を進めやすくなります。その結果、今後のチームの一体感が高まることもあります。人は問題を一緒に解決することで自然と結束するからです」

重要な注意点があります。Garrettによると、リスクの見方を固定してはいけません。「私たちは常に変化する環境の中にいます。つまり、各リスクの発生可能性と影響も変わります。リスクを軽減するための行動も、変わったり、明らかに効いたり、失敗したりするため、調整が必要です。今はどのプロジェクトでも、一度きりの評価ではなく、機敏で積極的なリスク管理が欠かせません」

チームが試せる余地を残す

良いことでも、やりすぎは逆効果になりかねません。計画には、ある程度の自由度と予測できない要素も組み込みましょう。Garrettは言います。「リスク軽減とは、問題や衝突を避けるために全力を尽くすことだけではありません」

「どのプロジェクトにも挑戦が伴い、リスクが見返りに変わる可能性があります。起こりうる後退からプロジェクトを守る備えがあれば、より大きなものを得るために取ったリスクが、チームにとっても、そのプロジェクトにとっても、最終的な勝利になるかもしれません」

要するに、リスクを取ることでチームは革新を起こせます。ですから、ある程度のリスクテイクを計画に含めることも、大切なリスク軽減のアプローチです。

すべてのプロジェクトでリスク軽減が必要か

上記の策を常に使う必要があるのかは、状況によります。ただし、大小を問わず、どのプロジェクトでもリスクは必ず考えましょう。計画の初期段階でも、実行に入った後でも、プロジェクトの期間中は繰り返し見直すことも大切です。

プロジェクトによっては、ほかよりも手厚いリスク軽減が必要です。Garrettは、作業者や一般の人々の安全、医療、そのほか社会に大きな影響を与えるプロジェクトを例に挙げます。

どのプロジェクト計画にも、ある程度のリスク軽減を取り入れると、予算とスケジュールの効率も上がります。Garrettは言います。チームは作業を進め、「大きなアイデアを形にして、次に知恵と才能が必要とされる場所へ移ることができます」

「リスク軽減策を適用したすべてのプロジェクトが、リスクや後退から100%守られると言うのは現実的ではありません。大切なのは、プロジェクトへの悪影響、ひいてはプロジェクトの影響を受ける人々への悪影響を、よく把握し、最小限に抑えることです」と、Garrettは付け加えます。