タイムボクシングを実践しないと、生産性が下がるかもしれません

やることリストを見ると、リストのほうからこちらをじっと見返してくるように感じませんか。どこから手をつければよいのか、全部でどのくらい時間がかかるのか。そんなときに役立つのが、新しいタスク管理の方法です。手に負えない仕事を、整理された日々の習慣に変えられます。それが、タイムボクシングです。

タイムボクシングとは

タイムボクシングとは、これから取り組むタスクのために、カレンダーに時間の枠を確保することです。たとえば、午前9時から10時は会議の時間として押さえます。10時から11時には、「変更依頼の作成と提出」というラベルを付けて予定を入れます。タイムボックスはそれぞれ色分けします。その色は、担当しているさまざまなプロジェクトに対応させます。チームメンバーはカレンダーであなたの予定を見られるので、何にいつ取り組んでいるのかが分かります。予定を共有しない場合でも、忙しいことは伝わります。

タスクを始めたら終わるまで続けるのではありません。タイムボクシングはもっと先回りした方法で、ひとつの作業にかける時間をあらかじめ決められます。終わりを決めずに進めるのではなく、完了までの時間を固定して選びます。自分との会議を予約するようなものです。取り組むタスク名のラベルが付いてカレンダーに表示されるので、チームメンバーや上司にも、何をしているのかが伝わります。

どのように機能するか

タイムボクシングが機能するのは、作業を明確な目標に位置づけて、そろえられるからです。Jiraのボードとやることリストを何度も見比べる必要はありません。いつ何が期限なのか、その週に使える時間がどれだけあるのかが、はっきり見えます。

この方法を使うと、スケジュールがドミノのようにつながります。タイムボックスをひとつ終えるたびに、タスクから期限まで、一本の流れができます。カレンダーを開くたびに、その流れが見えます。これまでの歩み、そこまでの道のり、残りの距離が分かります。仕事の成果に自信を持てるようになり、タスクの進捗も細かく丁寧に追えます。

タイムボクシングの効果

タイムボクシングは、一時の流行ではありません。仕事の流れを改善できる確実な方法です。Filteredの調査では、100の生産性向上のコツのうち、タイムボクシングが群を抜いて1位でした。

まず、タイムボクシングはコラボレーションとコミュニケーションを強化します。チームメンバーが、あなたの日々の活動を文字どおり自分の目で確認できるからです。この見える化により、多くのステータス報告が不要になります。必要な作業にあなたがいつ取り組んでいるのかが、見れば分かるためです。

さらに、パーキンソンの法則も心に留めておきたいところです。これは、タスクは割り当てた時間いっぱいまで膨らむという法則です。つまり、自分で期限を決めないと、最も短い作業でも何時間もかかってしまうことがあります。

タイムボクシングの実践ガイド

タイムボクシングを試したいけれど、どこから始めればよいか分からない方のために、役立つヒントを紹介します。

1. やることリストをカレンダーにする

タイムボックスへの移行は、必要以上に複雑にする必要はありません。いわば、やることリストをカレンダーの形式に置き換えるだけです。今のやることリストを見て、すべての項目を入れる場所を探します。優先順位を付けにくいときは、時間管理の4Dを使って、何をどこに入れるか決められます。

2. 自分の時間も他の人の時間と同じように扱う

タイムボックスを作ったら、自分との会議に出ているつもりで過ごします。緊急事態を除いて、予定は動かしません。時間どおりに始め、全力で取り組みます。上司との会議でスマートフォンを出さないなら、タイムボックスの間も出さないようにします。また、やむを得ず予定を変更するときも、先延ばしの口実にはしないでください。誰かへの配慮なら、日程を探すのをためらわないはずです。

3. 自分を過大にも過小にも評価しない

自分の限界を知りましょう。15分で終わる作業に2時間のタイムボックスを取らないでください。半日かかるタスクに30分しか割り当てないのも避けましょう。決めた時間内にタスクが終わらなければ、その直後に別のタイムボックスをすぐ作ります。そうすれば、タスクをできるだけ早く終えられます。

4. 常に改善を目指す

タイムボクシングを成功させる最も重要な方法のひとつは、進めながら自分の時間管理のスキルを見直すことです。タイムトラッカーなどのツールを使えば、何に時間をかけすぎているか、どうすればその工程を効率化できるかが分かります。そうしないと、時間を最大限に生かせていなかったり、自分に合った生産性のスタイルに合っていなかったりするやり方を、繰り返してしまうかもしれません。

5. ときどき振り返る

やり遂げたことを誇りを持って振り返ると、達成感があります。タイムボクシングなら、それができます。カレンダーで自分の成果を見られるので、努力を祝う理由が増えます。時間管理のスキルを周りに示すこともできます。失敗を振り返るのにも使えます。特に、見積もりが甘かったタスクや、タイムボックスを追加する必要があったタスクが対象です。

タイムボクシングは、慣れるまで時間がかかる方法です。最初の数週間で完璧にできるとは思わないでください。自分のワークフローを、これまで考えたことのない形で理解する必要があります。自分の成果を評価することにも、地道に取り組まなければなりません。カレンダーをチームメンバーと共有する場合は、日々の仕事をここまでオープンにするのは新しい感覚かもしれません。それでも、タイムボクシングは価値あるスキルです。やることリストを大幅に減らし、仕事の日々を少し構造化できます。