チームの生産性を高める6つの高度な組織力

個人として生産性を上げることと、チームの生産性を引き上げることは、まったく別のものです。リーダーは、欠かせない組織力を身につける必要があります。エネルギー業界に特化したエグゼクティブサーチ・人材紹介会社The EnergistsのCEO兼会長であるJon Hillは、その力を「組織の中で、構造や仕組みを作り、正しく守るための力」と定義しています。

「仕事のタスクやプロジェクトを整理して理解し、相対的な優先度や、最も効果的かつ効率的に完了するために必要なスキルに基づいて、論理的なカテゴリーに分ける。そのための力です」と、彼は言います。

組織力が大切な理由

言い換えると、組織力は、チームの成果と生産性をつなぎ止める接着剤です。組織づくりが不十分だと、無駄や非効率が増えるとHillは言います。メンバーが貴重なエネルギーを、情報や資料を探したり、誤解を解いたりすることに使うのは避けたいものです。

「組織力は、成長と再現性の土台を築くうえで欠かせません。組織の構造が明確なら、チームはそれぞれの担当部分をより主体的に引き受けられます。監督が少なくても、前に進められます」と話すのは、Whitney Hillです。彼女は付属住居ユニットの建設会社SnapADUの共同創業者兼CEOで、以前はパフォーマンス改善を専門とする経営コンサルタントでした。

「役割と責任を明確に定義すると、採用や育成もスムーズになります。マネージャーも従業員も、1つの基準に沿って動けるからです」

チームの生産性を高める主な組織力

業界や職種を問わず、チームの生産性を高める6つの高度な組織力を紹介します。

1. 時間管理、目標設定、権限の委譲

「特に大切なのは、時間管理、戦略的な計画・目標設定、タスク管理・権限の委譲だと考えています。この3つすべてに強いリーダーは、整理が行き届いた生産性の高い組織を保つのに、最も適しています」と、Hill（Jon）は言います。

目標設定のスキルは、ぜひ磨いておきましょう。上の力はすべて、正しい目標を持つことが前提だからです。「スマートな目標を立てる過程で、従業員は組織力が実際に働く様子を見られます。そして、タスクの優先順位付けや戦略的な計画の力が育ち、強い組織につながります。この過程は、従業員の目標設定を支援するなかで、マネージャー自身がより良い目標を立てる助けにもなります」

2. 部署と役割を明確に分ける

役割と部署をはっきり区別できることも、チームを生産的にするうえで重要だと、Hill（Whitney）は言います。部門横断で全体を整理することも含まれます。

この力を最もよく表すのが、昔ながらの組織図です。しっかりした組織図を作り、会社の成長に合わせて見直し、調整を重ねられれば、重要な組織力を身につけたといえます。「最初は、1人で複数の枠を担当している状態かもしれません。その後、チームを広げるにつれて、枠を埋めていきます。組織構造を実際に使える資料にしておけば、経営陣やマネージャーが、各部署が会社の中でどう配置されているか、あるいは今後どうなるかを共通のイメージで持てます」と、彼女は言います。

この力は、部署の境界や業務量を定期的に見直すことにもつながります。彼女は、高いレベルの責任範囲を記した「生きた資料」を持つことを勧めています。役割がはっきりしにくい領域も含めます。この資料を使い、その時々の需要に合わせて、役割、期待、業務量を調整します。

3. 適切なツールを選ぶ力

「適切なテクノロジーで組織の構造を支えられることは、生産性と効率を高めるうえで欠かせません」と、Hill（Whitney）は付け加えます。

どのツールが求める成長につながるのかを取り違えるのは、組織力でよくある落とし穴です。まず優先事項を整理し、チームと話して課題やニーズを確かめましょう。ツールを決める前に、時間をかけてください。導入の仕方も大切です。使っているツールが今も役立ち、プロセスに合っているか、定期的に確認しましょう。

4. 常に仕事を大きな全体像につなげる

「組織づくりがうまくいかない原因は、従業員やマネージャーの『その場しのぎ』の視点と深く結びついていることが多いと感じます」と、Hill（Jon）は言います。「目の前のタスクしか見ておらず、それが組織全体の大きな目標やニーズにどう関わるかを考えていないのです」

彼によると、メンバーが自分の仕事をこの文脈の中に置けると、タスクの優先順位をうまく付けられます。自分の取り組みがほかの人のタスクとどうつながるかも見えてきて、同時にワークフローの改善点にも気づけます。これが、生産性を高める秘訣です。

5. 先を見通し、変化を予測する

最後に、先を見通して変化を予測する力は、生産的なチームと、さらに力強いチームを分ける力です。「部署や役割の変化に備える組織としての先見性があれば、会社はスムーズに進化できます」と、Hill（Whitney）は言います。

たとえば、チームを拡大するときや好機に気づいたときに、ハイブリッドな働き方を見直す必要があると見抜くことです。受け身ではなく、先手を打つことが大切です。この姿勢があれば、チームは日々、最も重要なことに、最も重要なときに集中できます。

6. タイムブロッキングを使う

時間管理は、プロジェクトの締め切りを守るためだけでなく、心の健康を守るうえでも重要です。特定のタスクに専念する時間のブロックを作ると、邪魔されずに集中できます。1日の確かな目標があれば、タスクの優先順位が付けやすくなります。燃え尽きではなく、成功への土台を作れます。タスクの種類ごとにどれくらいの時間を確保すればよいかわからないときは、Hiveのタイムトラッキングが使えます。この機能で、そのタスクの完了にかかる時間がわかります。次回は、スケジュールの目標をさらに正確に立てられます。