忙しいリーダーとチームのためのワークロード管理ツール12選

人事や組織文化の専門家は、従業員のウェルビーイングを高めることと、インクルーシブな職場づくりに力を入れています。これは、2023年のHRトレンドに関するAIHR（Academy to Innovate HR）のレポートによるものです。興味深いことに、職場のメンタルヘルス、 従業員エンゲージメント、DEIをめぐる大切な議論や取り組みの裏には、見過ごされがちな原則があります。それがワークロード管理です。 

効果的なワークロード管理は、コストを減らし生産性を高めるだけではありません。仕事への満足度を高め、燃え尽きも防ぎます。2023年のState of Workplace Burnout Report では、手に負えない仕事量と燃え尽きが、人が退職する主な理由であることが分かりました。そのため、すべてのリーダーはワークロード管理とワークロード管理ツールに注目すべきです。

ワークロード管理とは 

ワークロード管理は、単なる業務の割り振りではありません。チームのスキルを最大限に活かしながら、使える余力とリソースを踏まえて、仕事を計画し配分する意図的なプロセスです。 

これが上手くいくと、優先順位が明確で絞り込まれ、タスクと責任がすっきり整理され、一人ひとりが強みを活かして働ける環境になります。チームメンバーが、無理を重ねることなく、仕事から前向きな刺激を受けられる、ちょうどよい状態をつくれます。

職場の悩みの多くを解決する方法ですが、巧みな運用が必要です。ハイブリッドワークが広まり、プロジェクトがより複雑でスピードの速いものになっている今は、なおさらです。そこで役立つのが、ワークロード管理ツールです。

ワークロード管理ツールとは

幸い、チーム内で仕事を効果的に配分する際の迷いをなくしてくれるワークロード管理ツールがあります（部門横断の業務では、タスクの配分にさらに細かな配慮が必要になるため、複数のチームにまたがる場合にも役立ちます）。ご自身のニーズに合うものを見つけられるよう、さまざまな用途に合うおすすめのワークロード管理ツールを紹介します。 

1. Hive 

おすすめの用途：複雑なプロジェクトのワークロード管理

Hiveは、複雑なプロジェクトの規模やスケジュールを管理するワークロード管理ツールとして、ハイブリッドチームの理想といえます。生産性向上のためのツールを1か所にまとめ、作業をより速く効率的に進められるだけでなく、仕事の割り当て方を最適化し、チームのワークロードを把握するのにも役立ちます。Hiveにはリソース管理の機能もあり、プロジェクトの人員配置、時間と予算の適切な配分、全メンバーが最適な稼働量で働けているかの確認ができます。

NotesとHangoutsの機能を使えば、会議もより効率的に進められます。会議のアジェンダの管理、ビデオ会話、話し合ったポイントのアクション項目化を、1か所で行えます。この1つの工夫だけでも、ワークロード管理の取り組みが改善し、チームの貴重な時間と労力を節約できます。ワークロード管理ツールには欠かせない点です。

2. Trello 

おすすめの用途：シンプルさと使いやすさ 

どこから始めればよいか分からず、ワークロード管理ツールの一覧が多すぎて迷うなら、Trelloが最適かもしれません。ボード、リスト、カードという3つの直感的な機能を中心に作られており、これが数あるワークロード管理ツールの中でもおすすめできる理由です。

カードは、やることや、あとで取り組みたいアイデア1つひとつと考えてください。リストは、各タスクの下に置く詳細で、追加の資料からタスクのさまざまな段階までを入れられます。必要に応じてカードをプロジェクトボード上で動かせば、終わったこと、これからやること、誰が何を担当しているかを視覚的に確認できます。 

3. Monday 

おすすめの用途：チームをまたぐ連携 

Monday.comはカスタマイズの自由度が高く、チーム間の連携に向いたワークロード管理ツールです。共有ワークスペースの機能で、全員の足並みをそろえて情報を共有できる非同期のワークフローを作れます。ワークロード管理ツールには欠かせない点です。

テーブル表示からガントチャート、カレンダー表示まで、Monday.comには15種類以上の表示があり、プロジェクトや好みに合わせてワークロードを把握できます。黄色（作業中）、緑（完了）、赤（停滞中）というシンプルで便利な色分けで、タスクのステータスをリアルタイムに一目で確認できます。これが、数あるワークロード管理ツールの中でおすすめしたい理由です。

4. ClickUp 

おすすめの用途：リアルタイムの生産性データ 

見やすいダッシュボード、便利なフローチャート、使いやすいタイムトラッキング機能など、ClickUpは、プロジェクト管理に関わるデータの活用で強みを発揮します。ワークロード管理でより適切な判断をするには、状況を把握する必要があります。数字を集めてグラフにすることは、その助けになります。 

ClickUpには、時間、タスク、ポイントをもとに各メンバーの稼働余力を可視化する便利な方法もあります。推測でうっかりチームに負荷をかけすぎることなく、使えるリソースを正しく把握できるため、おすすめのワークロード管理ツールの一つです。

5. Asana

おすすめの用途：リアルタイムのワークロード管理 

Asanaは、10人を超えるチームで使える無料プランがある優れたワークロード管理ツールです。Asanaの無料プランでは、iOSアプリのみで15人が共同作業できます。進捗のレポートと追跡の機能があり、National Geographic、Airbnb、Lyft、Spotifyなど、世界中の5万以上の組織から信頼されています。

Asanaはタスクが基本になっており、タスクをまとめて大きなプロジェクトにしたり、メンバー個人に割り当てたりできます。チームの目標を設定すれば、主要な取り組みの進捗を時系列で確認でき、新しい機能の「Workload」では、各メンバーのワークロードを時系列でマッピングできます。 Asanaが市場にある他のワークロード管理ツールと比べてどうかは、Asanaの代替ツールの完全ガイドをご覧ください。

6. nTask

おすすめの用途：ワークロード管理の簡素化

nTaskは、小規模チーム、フリーランス、中小企業が、タスクとプロジェクトをより効率的に管理できるよう設計されています。 タスクの自動化、タイムトラッキング、レポート機能などの高度な機能もあり、チームの進捗を確認できます。 

このプロジェクト管理ソフトは、Microsoft OfficeやGoogle Driveなどの人気ツールとも連携でき、ドキュメントの保存と共有が簡単です。モバイルアプリを使えば、どこからでもタスクやプロジェクトにアクセスできます。カスタマーサービスチームも常に対応しており、質問への回答やサポートを受けられます。ワークロード管理ツールとして優れた選択肢です。

7. Basecamp

おすすめの用途：部門をまたぐ連携

Basecampは、使いやすいノーコードのプラットフォームで、複数の部門にまたがるプロジェクトに最適です。テンプレート、グループチャット、受信トレイの通知、組み込みのタイムトラッキング、タスクごとの優先度設定などの機能があり、データレポートも作成できます。

機能が限られた無料プランでBasecampを始められます。すべての機能を試したい場合は、1ユーザーあたり月額$15です。さらに、非営利団体や教育機関向けの割引もあります。

8. Nifty

おすすめの用途：進捗のリアルタイム追跡

Nifty,を使えば、チームの進捗を簡単に追跡し、優先順位を設定し、期限を管理し、タスクと担当を把握できます。チームメンバーとのやり取り、ファイルの共有、リアルタイムの共同作業も簡単です。ほかのアプリでの何度ものやり取りにかかる時間を減らし、全員が同じ認識を持てるようになります。

Niftyでは、プロジェクトのロードマップを作成し、マイルストーンを設定し、レポートを生成してプロジェクトの成果を分析できます。さらに、タイムトラッキング、予算管理、請求書発行の機能もあり、プロジェクト管理に最適なソリューションです。

9. Jira

おすすめの用途：アジャイルチームのワークフローとバックログ管理

Jiraは課題追跡型のプロジェクト管理アプリケーションで、アジャイル手法に沿って進めるチーム向けに多彩な機能を提供します。カスタマイズ可能なダッシュボードでリアルタイムに視覚的なデータを確認でき、リーダーは作業の進捗を追い、ボトルネックを見つけ、ワークロードを効果的に調整できます。

Jiraのチケットシステムを使えば、タスクの割り当てと確認が簡単になります。メンバーへの過負荷を避け、タスクの配分を公平で無理のないものにするのに役立ちます。また、タスクについての話し合い、最新情報の共有、フィードバックのやり取りなど、メンバー間の連携とコミュニケーションもしやすくなります。

10. Toggl Plan

おすすめの用途：リモートチームの連携

Toggl Planは、ガントチャート、ネイティブチャット、自動化などの優れた機能を備えたワークロード管理ツールです。Toggl Planのドラッグ＆ドロップのインターフェースでは、プロジェクトを柔軟に作成し、チームごとにカスタマイズできます。

ワークロード管理に役立つToggl Planのもう一つの優れた機能が、ChromeとFirefoxの拡張機能です。訪れたどのページでも、ボタンをクリックするだけでタスクを作成できます。有料プランは1ユーザーあたり月額$8で、チームの計画、繰り返しタスク、タイムトラッキングなどの機能が加わります。Toggl Planに無料プランはありません。

11. Freedcamp

おすすめの用途：中小企業向けの無料ワークロード管理ツール 

Freedcampは無料のプロジェクト管理ツールで、小規模チームに必要な機能が一通りそろっています。優先度でタスクを整理し、担当を割り振り、繰り返しタスクを設定し、ガントチャートでプロジェクトのスケジュールを管理できます。SlackやZoomなど一部のサードパーティアプリと連携できますが、Google DriveやSalesforceといった他の大手サービスとはネイティブ連携がありません。

Freedcampは過去にハッキングを受け、ユーザーのデータが流出したことがあり、データのセキュリティとプライバシーの面で懸念が残ります。プロプランは1ユーザーあたり月額$1.49からで、決める前に14日間の無料トライアルを利用できます。

12. Wrike

おすすめの用途：すべてのワークロードの効率化

Wrikeは、日々のタスク管理とプロジェクトの進捗確認に強力な機能を備えたワークロード管理プラットフォームです。タイムトラッキング、高度なレポート、リソース管理の機能が組み込まれており、複雑で複数段階にわたるプロジェクトを進める大規模なチームにより適しています。

Wrikeは、CRMシステム、ERPシステム、BIツールなど、他のツールとのさまざまな連携も提供しています。機能が限られた無料プランもあります。最も人気のあるプランは1ユーザーあたり月額$24.80からですが、下位の「Team」プランなら1ユーザーあたり月額$9.80で優れた機能を使えます。数あるワークロード管理ツールの中でもおすすめの一つです。

数あるワークロード管理ツールから選ぶには

組織のためにワークロード管理ツールを選ぶのは大きな決断です。どのプラットフォームとも契約する前に、リスクと費用対効果をしっかり評価する必要があります。 

1. 関係者の声を聞く。ブレインストーミングを開いたり、アンケートを送ったり、マネージャーや各部門の担当者に直接話を聞いたりして、ワークロード管理プラットフォームに何が必要かを確認します。 

2. 評価の基準の範囲を決める。プラットフォームを評価するときに考慮する点を決めます。必須の機能（タスク管理、タイムトラッキング、プロジェクトのスケジュール管理、コミュニケーションとレポートの機能）、セキュリティ要件、コストなどです。 

3. 決めた基準に沿ってワークロード管理ツールを評価する。自社向けに定めた基準を使い、チームと協力して進めます。 

4. 互換性と連携を確認する。選んだプラットフォームは、組織で現在使っている他のツールやシステムとスムーズに連携できる必要があります。たとえばHiveは、Salesforce、Jira、Hubspotなど、主要なデータベース、CRM、ERPとの多くの連携を提供しています。 

5. 操作性とカスタマイズを試す。選ぶプラットフォームは、操作が簡単で、組織のニーズに合わせてカスタマイズでき、Hive Analyticsアドオンのような、リアルタイムに更新されるデータの可視化機能があることを確認してください。

6. セキュリティと権限。データの暗号化、ロールベースのアクセス制御、データ保護規制（GDPR、HIPAAなど）への準拠を含め、ワークロード管理プラットフォームのセキュリティと安全性の面を確認します。

7. 拡張性とパフォーマンス：選ぶツールの拡張性を評価します。事業の成長に合わせて、大量のデータを扱えるものが必要です。重要な指標を測るプラットフォームを決める前に、データ処理の速度と応答時間のテストを必ず行ってください。

ワンポイント：ワークロード管理ソフトを選ぶ際は、プロジェクト管理ツールの選び方のヒント も参考にしてください。