7 dicas eficazes de integração para dar boas-vindas a um novo funcionário na equipe

Contratar um candidato pode parecer a linha de chegada de uma jornada. Depois de semanas ou meses de recrutamento, você finalmente encontrou a pessoa certa. Mas não é bem assim – na verdade, é o começo de uma etapa crucial do processo de contratação: a integração. “É uma etapa extremamente importante do processo de contratação, porque é na integração que os funcionários se familiarizam com o cargo, com a filosofia da empresa e com o que a organização tem a oferecer”, diz Jamie Olson, Head of People & Culture da Continu, uma plataforma de aprendizagem para equipes. “Ela também aumenta a motivação, formando funcionários dedicados ao sucesso da empresa, e favorece a retenção dos novos contratados ao fazê-los se sentir parte da equipe.”

O seu processo de integração é a primeira impressão. Ele pode definir as chances de sucesso a longo prazo do novo integrante da equipe – é nele que as expectativas são definidas e as informações importantes são repassadas. Olson detalhou tudo o que você precisa saber para dar boas-vindas a um novo funcionário na equipe de forma eficaz. Saiba mais na lista de verificação e nas dicas de integração abaixo.

A lista de verificação definitiva de integração

Em primeiro lugar, é importante não “improvisar”. A integração não consiste em cumprimentar o novo subordinado e fazer algumas apresentações antes de deixá-lo por conta própria. Você precisará criar um processo enxuto e consistente todas as vezes em que for contratar um candidato. Aqui está uma lista de verificação.

1. Envie um documento de requisição de vaga aos chefes de departamento. De várias formas, integrar alguém com sucesso começa detalhando com clareza o cargo e as responsabilidades na descrição da vaga, para evitar surpresas negativas. “É uma solicitação formal para contratar para um determinado cargo dentro de um departamento, detalhando as funções, a descrição e o orçamento”, diz Olson. Usar sistemas de gestão de recrutamento pode agilizar esse processo, facilitando a comunicação eficiente entre os gestores contratantes e o RH e garantindo documentação precisa e conformidade.

2. Em seguida, ela recomenda reunir a papelada do novo contratado, como documentos fiscais, contratos ou acordos, documentos de processamento da folha de pagamento, holerites e outros formulários específicos da empresa: “Ter à mão todos os formulários que o novo contratado precisa preencher para começar rapidamente mostra que o seu departamento de RH é organizado, técnico e profissional.”

3. Prepare dispositivos e equipamentos para o novo contratado. Sim, mesmo que ele trabalhe remotamente. “Garanta que ele tenha as ferramentas necessárias para começar de imediato. Isso não só causa uma ótima impressão da empresa no funcionário, como também mostra que a sua organização investe no sucesso dele”, acrescenta Olson.

4. Nessa linha, configure contas e logins para e-mails da empresa, ferramentas de trabalho, software de produtividade, ou cartões de visita digitais criados com o software de cartão digital certo para as suas necessidades. “O novo contratado deve ter acesso a tudo o que precisa para fazer o seu trabalho e se comunicar com o restante da organização de forma eficiente.”

5. Depois, você pode enviar um e-mail de boas-vindas ao novo contratado para recebê-lo formalmente na organização e na equipe. É útil mencionar a data de início, o horário, o código de vestimenta e quaisquer outros detalhes específicos da empresa que ele precisa saber antes do primeiro dia.

6. “Agende uma orientação para novos contratados no primeiro dia, para apresentar a papelada, a cultura da empresa e a estrutura organizacional e responder a qualquer dúvida importante que eles possam ter”, recomenda Olson. Segundo ela, isso é ainda mais importante em uma equipe híbrida, pois você vai querer que a pessoa seja recebida pelos membros da equipe e se conecte com eles, mesmo que não esteja trabalhando fisicamente no escritório.

7. Publique um comunicado sobre o novo funcionário nas plataformas de mensagens da equipe e por e-mail. “Incluir algumas perguntas para quebrar o gelo ou uma seção ‘conheça o novo colega’ com as respostas do funcionário é uma ótima forma de apresentá-lo à equipe”, diz ela.

8. Por fim, crie um plano de acompanhamento de 30 / 60 / 90 dias para garantir que todo o processo de integração tenha corrido bem. “Fazer acompanhamentos frequentes mostra aos novos contratados que a empresa se importa com eles e quer melhorar o processo de integração.” Isso também permite que eles compartilhem preocupações ou feedback.

Dicas para um processo de integração bem-sucedido

Além de seguir os passos práticos acima, aqui estão mais dicas para dar boas-vindas a um novo funcionário na equipe e criar uma experiência positiva para ele – e para a sua equipe.

1. Faça uma pré-integração

“Esteja preparado antes de o funcionário começar e não espere o primeiro dia para iniciar o processo de integração”, diz Olson.

2. Contato do gestor

O gestor do novo contratado também deve entrar em contato antes do primeiro dia para dar boas-vindas e responder a quaisquer dúvidas diretamente relacionadas ao cargo e ao departamento.

3. Designe um mentor/padrinho

Um mentor ou padrinho de integração ajuda o novo contratado a criar relacionamentos com os colegas e fortalece o trabalho em equipe. Essa pessoa pode oferecer ajuda, responder a perguntas e indicar os recursos certos.

4. Agende uma reunião para "conhecer a equipe"

“Seja presencial ou pelo Zoom, uma reunião interativa, divertida e acolhedora, em que os membros da equipe se apresentam ao novo contratado e contam algumas curiosidades ou respondem a perguntas virtuais para quebrar o gelo, faz o novo contratado se sentir mais à vontade desde o início”, segundo Olson.

5. Defina metas e expectativas claras

“Para reter os melhores talentos e preparar o novo contratado para o sucesso, é importante estabelecer metas, expectativas e objetivos claros”, acrescenta. “Com muita frequência, novos contratados deixam o emprego em seis meses porque não tinham clareza das expectativas ou não conseguiram atingir as metas propostas.” Esse esforço crucial deve ser liderado pelo gestor do novo contratado. Ele deve ter o formato de uma conversa em que as metas profissionais do funcionário são definidas, com acompanhamentos e reuniões de check-in para feedback e apoio.

6. Personalize o seu processo

“Empresas que usam um processo de integração padrão, que se resume a assinar papéis, enviar contas de login por e-mail e entregar um manual da empresa para ler, tendem a ter uma rotatividade maior”, diz Olson.

Essa abordagem fria pode fazer o novo colega se sentir isolado. O seu processo de integração deve incluir etapas que pareçam pessoais. Considere usar um software de integração de funcionários para tornar o processo mais personalizado.

7. Reserve tempo para um treinamento adequado

Além disso, evite jogar o novo contratado “na fogueira” logo de cara. “Dependendo do cargo para o qual foi contratado, o novo funcionário pode precisar de algum treinamento adicional para ter bom desempenho”, acrescenta Olson. “Se você não der tempo adequado para ele se adaptar e desenvolver as habilidades (principalmente em um cargo com terminologia e processos específicos da empresa), pode esperar que ele falhe. Isso vai desmotivar o funcionário e aproximá-lo de deixar a empresa.”

Garanta que o seu processo de integração preveja uma adaptação gradual e um treinamento adequado para preparar o seu novo funcionário para o sucesso.