Hybride Teams am Arbeitsplatz: Das sollten Sie wissen

Viele Remote-Mitarbeitende fragen sich: „Arbeiten wir jetzt für immer im Homeoffice?“ Die Antwort lautet gleichzeitig Ja und Nein. Manche Unternehmen sind komplett auf Remote-Arbeit umgestiegen, andere planen die Rückkehr ins Büro. Wieder andere entscheiden sich für eine Mischung aus beidem. Ein Team mit Mitarbeitenden vor Ort und im Homeoffice zu führen, erfordert neue Fähigkeiten und neue Tools. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, was ein hybrides Team ist, wie Sie dessen besondere Herausforderungen meistern und wie Sie ein solches Team erfolgreich führen.

Was ist ein hybrides Team?

Ein hybrides Team besteht sowohl aus Mitarbeitenden im Büro als auch aus Remote-Mitarbeitenden. Einige pendeln also zur Arbeit, während andere von zu Hause arbeiten. Das ist ein flexibles Arbeitsmodell, bei dem jede Person selbst wählen kann, was für ihre Produktivität am besten passt. Früher gab es hybride Teams fast nur in verteilten Unternehmen. Mit der Pandemie änderte sich das. Ein Grund für die wachsende Verbreitung des hybriden Arbeitsmodells: Viele Beschäftigte sind bei der Rückkehr ins Büro gespalten.  Eine Umfrage von Gallup zeigt, dass 59 % der Beschäftigten in den USA lieber weiter von zu Hause arbeiten würden. Die übrigen 41 % möchten wieder so ins Büro zurückkehren wie vor der Pandemie. Ein weiterer Grund für hybride Teams sind Bedenken zu Gesundheit und Sicherheit, wenn alle gleichzeitig ins Büro zurückkehren.  Wenn das hybride Arbeitsmodell gut umgesetzt wird, können Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeitenden steigern und Talente außerhalb der Region gewinnen. So überzeugend diese Vorteile klingen: Es gibt auch Herausforderungen.

Die Herausforderungen bei der Führung eines hybriden Teams

Ausgrenzung von Remote-Mitarbeitenden

Oft werden Remote-Mitarbeitende in der Büro-Kultur weniger beachtet, weil sie nicht vor Ort sind. Eine Studie der Harvard Business Review ergab: „Viele (Remote-Mitarbeitende) haben das Gefühl, dass ihre Kolleginnen und Kollegen sie nicht gleich behandeln... Sie befürchten vor allem, dass hinter ihrem Rücken schlecht über sie geredet wird, dass Projekte ohne Vorankündigung geändert werden, dass gegen sie intrigiert wird und dass niemand für ihre Prioritäten eintritt.“ Der Buffer-Bericht zum Stand der Arbeit 2019 hält fest: „75 % der Befragten gaben an, dass ihr Unternehmen das Internet zu Hause nicht bezahlt, und 71 % sagten, ihr Unternehmen übernehme die Kosten für eine Mitgliedschaft in einem Coworking-Space nicht.“ Wenn Remote-Mitarbeitende die Kosten für die Einrichtung eines Arbeitsplatzes und für Internetdienste selbst tragen, fühlen sie sich nicht nur ausgeschlossen. Sie müssen sich auch mit Problemen herumschlagen, die zu geringerer Produktivität führen können. 

Starre Strukturen

In seinem Artikel über hybride Remote-Teams weist Sid Sijbrandij, CEO von Gitlab, darauf hin, dass das Festhalten an den Systemen und Prozessen, die das Büromodell erfolgreich gemacht haben, für Remote-Mitarbeitende zum Scheitern führen kann. Ihr neuer Arbeitsplatz hat vielleicht wenig mit dem alten gemeinsam, besonders bei einem Team aus Mitarbeitenden im Büro und im Homeoffice. Alte Gewohnheiten abzulegen und sich an neue Systeme zu halten, wird nicht leicht.

Lücken in der Kommunikation

Die Kommunikationsprobleme Ihres Teams verschwinden nicht mit der Rückkehr ins Büro. Es kann sogar komplizierter werden, weil das Team nun in Mitarbeitende vor Ort und Remote-Mitarbeitende geteilt ist.  Es droht die Gefahr, dass die „Gespräche an der Kaffeemaschine“ wieder beginnen und wichtige Entscheidungen fallen, ohne dass Ihre Remote-Teammitglieder davon erfahren. 

Fehlende Unterstützung der Führung 

Nicht alle halten eine Mischung aus flexiblen Arbeitsmodellen für eine tragfähige Geschäftsentscheidung. Wenn Regeln nicht angepasst werden, um passende Rahmenbedingungen zu schaffen, ist die Arbeit als hybrides Team kaum möglich. Bei all diesen Herausforderungen fragen Sie sich vielleicht: „Ist das hybride Arbeitsmodell eine gute Idee?“ Die Antwort lautet Ja.  Dan Radu, President bei Macro, einer Agentur für Marketing-Operations, führt erfolgreich ein hybrides Team. Er gibt Führungskräften, die es zum ersten Mal ausprobieren, diesen Rat  „Haben Sie keine Angst. Ich weiß, dass es viel Skepsis gibt, aber es ist sehr gut machbar. Finden Sie heraus, was Ihr Team motiviert, vergessen Sie nicht, auch zu Ihren Teilzeit- und externen Kräften eine emotionale Verbindung aufzubauen, und nutzen Sie digitale Systeme für das Arbeitsmanagement voll aus.“

So führen Sie ein hybrides Team

Nachdem wir die Herausforderungen hybrider Teams betrachtet haben, sprechen wir auch über bewährte Vorgehensweisen für alle, die sich für dieses Modell entscheiden. Mit einem hybriden Team kann man erfolgreich sein, ja sogar aufblühen. Für die bestmögliche Erfahrung müssen Sie aber vielleicht einiges an Ihrem Arbeitsplatz neu denken. Mit diesen Strategien und Tools können Sie ein hybrides Team bestmöglich führen.

Etablieren Sie eine Remote-first-Kultur.

Brian Armstrong, CEO von Coinbase, erklärt: „Remote-first erfordert ein Umdenken und eine Verhaltensänderung. Es bedeutet, dass die Erfahrung der Mitarbeitenden gleich sein sollte, egal ob man einen Tag pro Woche, fünf Tage pro Woche oder nie im Büro ist.“ Gestalten Sie Ihre Arbeitskultur so um, dass sie allen Mitarbeitenden gerecht wird. Wichtig ist, Prozesse für Remote-Mitarbeitende inklusiver zu machen und Büro-Gewohnheiten abzuschaffen, die sich negativ auf sie auswirken. Leonard Souza von Webflow schlägt vor, Meetings für alle weniger büro-zentriert zu gestalten, indem alle (auch die Mitarbeitenden im Büro) virtuell teilnehmen. Außerdem empfiehlt er, Firmenveranstaltungen auch für virtuelle Teammitglieder umzusetzen und das ganze Team mindestens einmal im Jahr zusammenzubringen.  

Nutzen Sie asynchrone Kommunikation. 

Schnell ist man versucht, Nachrichten zu verschicken, Videocalls zu planen oder Präsentationen sofort zu festen Zeiten anzusetzen. Vielleicht erwarten Sie, dass Remote-Teammitglieder Ihre Nachrichten genauso schnell beantworten wie jemand im Büro. Das ist aber meist nicht der Fall. Auf ihrer Seite gibt es womöglich Probleme beim Zugriff auf Informationen oder dabei, mit Meetings und Gesprächen Schritt zu halten.  Um das zu vermeiden, beachten Sie die Grundregeln der asynchronen Kommunikation:

• Kommunizieren Sie stets lieber zu viel und mit Kontext 

• Halten Sie Meetings kürzer und streichen Sie unnötige Meetings

• Legen Sie vorab Agenden fest und fragen Sie nach der Verfügbarkeit, bevor Sie etwas planen 

• Zeichnen Sie Meetings auf und dokumentieren Sie die Arbeit

• Nutzen Sie feste Kanäle für die Kommunikation (Ihre Teammitglieder können mit einem Tool wie Hive den Fortschritt jedes Projekts verfolgen) 

Sorgen Sie für die Unterstützung der Führung.

Schaffen Sie ein Umfeld, das Mitarbeitende im Büro und im Homeoffice gleichermaßen unterstützt. Vertrauen aufzubauen, Verantwortung zu fördern und offen zu kommunizieren, stärkt die hybride Arbeitskultur erheblich. 

Investieren Sie in die besten Tools.

Die Tools Ihres Teams beeinflussen, wie produktiv es arbeitet. Projektmanagement-Tools bringen Ordnung in das Chaos, das hybride Teams mit sich bringen können. Hive ist ein starkes Projektmanagement-Tool, das die Zusammenarbeit in Teams jeder Art fördert. In Hive können Teammitglieder Projekte verfolgen und anderen Aufgaben zuweisen. So arbeiten Teams effektiv zusammen und erreichen gemeinsame Ziele, egal von wo aus. Ebenso wichtig ist ein Videokonferenz-Tool wie Zoom für Meetings. Außerdem hilft ein zentraler Ort, an dem Informationen gespeichert sind und auf den alle Teammitglieder leicht zugreifen können, etwa Google Drive , allen dabei, ihre Arbeit zu erledigen. Unscharfe, verpixelte Gesichter und kaum hörbare Stimmen in Videokonferenzen können an schlechter Ausstattung liegen. Die aktuellen Computer und Arbeitsplätze Ihres Teams brauchen vielleicht eine Auffrischung. Ob jemand im Büro oder zu Hause arbeitet: Diese Produkte kann Ihr Unternehmen für die Anschaffung in Betracht ziehen:

• Ein Laptop

• Stehschreibtisch / normaler Schreibtisch 

• Bequemer, ergonomischer Stuhl 

• Kopfhörer 

• Computerlautsprecher 

• Mauspad und Handgelenkauflage 

• Mikrofon und eigene Kamera für Zoom-Calls  

Beziehen Sie Remote-Mitarbeitende immer mit ein.

Auch wenn sie nicht im Büro sind, sollten sich Remote-Mitarbeitende als Teil des Teams fühlen. 

• Beziehen Sie sie in Team-Aktivitäten ein, etwa Geburtstagsfeiern, Afterwork-Treffen und Schulungs- und Weiterbildungsprogramme

• Planen Sie hybride Meetings so, dass Mitarbeitende im Büro und Remote-Mitarbeitende dabei sind

• Richten Sie einen Chatraum für die „Kaffeeküche“ ein, in dem Gespräche stattfinden und alle über lustige oder zufällige Ereignisse im Büro auf dem Laufenden bleiben

• Planen Sie virtuelle Teambuilding-Übungen 

• Organisieren Sie Firmenevents, bei denen alle dabei sind 

Bieten Sie flexible Arbeitsmodelle für unterschiedliche Typen von Mitarbeitenden.

Stellen Sie an Remote-Mitarbeitende keine Erwartungen, die nur für Mitarbeitende im Büro gelten sollten. Ingrid Ødegaard, Mitgründerin von Whereby, sagt: „Wenn man Menschen nicht bei der Arbeit sehen kann, muss man darauf vertrauen, dass sie ihre Arbeit machen. Die meisten Menschen wollen gute Arbeit leisten, und es kann Sie überraschen, was passiert, wenn Sie ihnen die Freiheit geben, ihren Arbeitstag selbst zu gestalten. Unterschiedliche Persönlichkeiten brauchen unterschiedliche Umgebungen, um produktiv zu sein und sich zu entfalten…“ Finden Sie heraus, welche Zeiten und Arbeitsweisen für die einzelnen Mitglieder Ihres Teams passen. Legen Sie vor diesem Hintergrund Erwartungen und Deadlines fest, die zu ihnen passen. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse statt auf Prozesse. Für Mitarbeitende, die ins Büro kommen, können Sie die Erfahrung verbessern, indem Sie den Arbeitsplatz danach gestalten, wie sie ihn tatsächlich nutzen. Sie können auch Technologie wie Density nutzen. Damit lässt sich die Auslastung des Arbeitsplatzes anonym messen, und zwar in Echtzeit. So treffen Sie fundiertere Entscheidungen bei der Gestaltung und wissen, wer wann arbeiten wird.  

So erstellen Sie einen hybriden Arbeitsplan 

Mitarbeitende im Büro und im Homeoffice arbeiten unterschiedlich. Deshalb müssen Sie vorausplanen, damit die Zusammenarbeit gelingt. Ein hybrider Arbeitsplan ist ein klarer Plan, der festlegt, wie beide Gruppen zusammenarbeiten. Holen Sie laufend Feedback von Ihrem Team ein und passen Sie den Plan bei Bedarf an. 

Fördern Sie Sichtbarkeit und Offenheit in Ihrer Teamkultur.

Seien wir ehrlich: Es ist normal, zu glauben, dass die Menschen, die wir sehen, auch die Arbeit erledigen. Deshalb ist es wichtig, von Anfang an eine hybride Teamkultur zu schaffen, in der Ihre Remote-Mitarbeitenden sichtbar, offen und kommunikativ sind.  Erin Rooney Doland, Head of Content und SEO bei Vulcan, war an ihrem früheren Arbeitsplatz die einzige Remote-Kraft. Sie hielt das Management regelmäßig über ihre Arbeit auf dem Laufenden. „Zusätzlich zu allen regelmäßigen Meetings der Woche (Stand-ups, Projekt-Meetings, Planungs-Meetings usw.) habe ich früh gemerkt, dass ich feste Einzelgespräche mit meinen Vorgesetzten, mit den Menschen, die ich betreue, und mit Schlüsselpersonen in anderen Abteilungen brauche.“ Mit einer Software für Workflow-Management lässt sich die Arbeit von Remote-Mitarbeitenden noch einfacher verfolgen. Noch wichtiger ist, Offenheit zu fördern. In einem hybriden Arbeitsumfeld entstehen leicht Konflikte, und es liegt an Ihnen, damit umzugehen. Sprechen Sie regelmäßig darüber, wie gut die Arbeit als hybrides Team läuft. Für mehr Ehrlichkeit und offene Kommunikation können Sie ein Umfrage-Tool nutzen, das anonymes Feedback ermöglicht, zum Beispiel Polly. So sammeln Sie die Gedanken, Meinungen und Bedenken Ihres Teams zum hybriden Arbeitsmodell.

Schulen Sie Teamleitungen und Führungskräfte.

40 % von 215 Führungskräften, die in einer Studie der Harvard Business Review befragt wurden, zweifelten an ihrer Fähigkeit, Remote-Mitarbeitende zu führen. Es ist unrealistisch, von Führungskräften zu erwarten, dass sie ohne Schulung wissen, wie man ein hybrides Team leitet. Vieles lernen sie durch Erfahrung, aber sie müssen sich auch aktiv damit beschäftigen. Eine gute Möglichkeit ist, zu studieren, wie andere hybride Unternehmen arbeiten, und die Erkenntnisse auf Ihr Team zu übertragen.

Fazit

Am Ende gedeiht ein hybrides Team dann, wenn Produktivität an Ergebnissen gemessen wird und nicht an den Stunden am Schreibtisch. Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse und weniger auf den Prozess, denn der sieht für jede Person anders aus. Wenn Sie die Bedürfnisse von Remote-Mitarbeitenden und Mitarbeitenden im Büro berücksichtigen, finden Sie eine Balance, mit der alle ihre Arbeit auf die bestmögliche Weise erledigen können.