Cómo lidiar con compañeros que siempre llegan tarde a las reuniones

La práctica hace al maestro. El tiempo es dinero. A quien madruga, Dios lo ayuda. Es probable que hayas crecido escuchando las mismas frases y aprendiendo las mismas cosas. Vivir con un calendario, tener estructura y comportarse de forma profesional eran las mejores maneras de subir de puesto en el trabajo, o en la jerarquía de la sociedad, para el caso. Aparte de “repetición, repetición, repetición”, la frase que quizá escuché con más frecuencia era algo así como: “Si llegas temprano, llegas a tiempo. Si llegas a tiempo, llegas tarde.” Se repite en mi cabeza cada vez que llego tarde a una reunión o a un evento. Imagina mi sorpresa cuando entré al mundo laboral y descubrí que estas expectativas sociales en realidad solo se aplican a algunas personas, algunas veces. Antes me esforzaba en poner los ojos en blanco cuando un compañero con resaca llegaba apenas con 15 minutos de clase por delante, o cuando mis propios profesores de la universidad aparecían 20 minutos tarde. (Después de todo, les pagábamos cientos de dólares por cada clase y ese tiempo parecía valioso.)  Pero cuando tienes compañeros de trabajo que llegan tarde a todo lo que hacen, no vale la pena pasar el día entero haciendo muecas.

Llegar tarde a las reuniones es común

Una encuesta reciente reveló que entre el 15 y el 20 por ciento de las personas en Estados Unidos se consideran, o son consideradas, impuntuales de forma constante. Muchas personas aprenden este comportamiento de quienes las rodean. Al fin y al cabo, conozco a muchas personas que se volvieron más flexibles con sus horarios de llegada después de vivir con otras que antes no se regían por un horario estricto.  Otras, en cambio, sí se proponen llegar a tiempo, incluso temprano, siempre. Si se distraen o se abruman con facilidad, durante el día pueden surgir muchas cosas que las saquen de su ritmo. Si no se concentran en la gestión de la carga de trabajo, el tiempo se les puede escapar. Así, un colega puede empezar el día con las mejores intenciones.  De hecho, los idealistas representan un buen porcentaje de quienes llegan tarde de forma reiterada. Empiezan el día con una idea brillante de cómo se desarrollará todo. Agregan mucho a su carga de trabajo y a sus listas de tareas desde temprano, y antes de darse cuenta de que están abrumados, pueden estar perdiéndose una reunión clave. Un artículo de 2017 analiza por qué tantas personas tienden a la impuntualidad. Entre lo anterior, se detiene en la idea de que un porcentaje de cerebros humanos quizá no pueda identificar correctamente la duración del tiempo. "En 2001, Jeff Conte, profesor de psicología de la Universidad Estatal de San Diego, realizó un estudio en el que separó a los participantes en las categorías típicas de Tipo A (ambiciosos, competitivos, escaladores de estatus) y Tipo B (creativos, reflexivos, exploradores). Luego pidió a los participantes de cada categoría que calcularan, sin relojes, cuánto tardaba en pasar un minuto", cuenta Paulas. "Conte descubrió que los sujetos de Tipo A sentían que había pasado un minuto cuando habían transcurrido unos 58 segundos. Los de Tipo B sentían que había pasado un minuto después de 77 segundos."

No se trata de ti

Durante un tiempo, realmente vi como irrespetuosas a las personas con tendencia a llegar tarde. Cada reunión tiene una hora fija. Todos los involucrados apartaron ese tiempo en su agenda y rechazaron otras reuniones, eventos y oportunidades de trabajo. En algunos casos, puede parecer que no hay ninguna consideración por el tiempo y las responsabilidades de los demás.  A veces, así es. ¿Pero la mayor parte del tiempo? Estás frente a alguien olvidadizo. O que no sabe gestionar bien un calendario. Quizá tiene demasiado trabajo, está abrumado o se excede en todo. 

Llegar tarde a las reuniones puede frenar el progreso

El 29 % de los empleados llega tarde al trabajo al menos una vez al mes. Aunque la mayoría de los trabajadores solo llega tarde de vez en cuando, quienes lo hacen de forma crónica pueden estar causando un impacto negativo duradero en el espacio de trabajo. Quien vea la impuntualidad de un colega como una simple falta de respeto puede estar menos dispuesto a cooperar con sus ideas o a avanzar con él en un proyecto. Esto puede ser especialmente dañino si llega tarde a reuniones con un cliente.  Si tu colega llega tarde por un horario de sueño problemático, esto puede afectar drásticamente todos los demás aspectos de su vida. Su salud podría estar en juego si no duerme lo suficiente, lo que además reduce el estado de alerta. El agotamiento puede provocar distracción, confusión mental y pérdida de creatividad, entre otros síntomas menos graves. Cada parte de la reunión que se pierde es más tiempo que tendrá que dedicar a buscar las notas que se tomaron, a recibir capacitación adicional o a tratar de entender la tarea en cuestión. 

Cómo trabajar con personas que llegan tarde a las reuniones

Incorporar un flujo de trabajo que beneficie a todos te ayudará a avanzar como equipo, sin importar el horario de cada miembro. Por ejemplo, si el gerente del equipo sabe que Logan siempre llega entre 3 y 18 minutos tarde a las reuniones, quizá pueda intentar primero ajustar los horarios sin avisarle a Logan. Si el resto del equipo cree que la reunión empezará a las 10:20 a. m., podrá completar más tareas, mientras Logan prioriza la reunión unos minutos después de lo ideal. En la mayoría de las reuniones de trabajo, alguien se encarga de tomar notas de la reunión o levantar el acta. Si antes las guardaba en un documento en su computadora y las enviaba por correo después de cada reunión, quizá se pueda dar al equipo acceso al documento para verlo en tiempo real. Así, quien llegue tarde puede leer el documento para ponerse al día y aportar de forma significativa a la reunión. Registrar el acta en un proyecto compartido o en las notas de Hive es una forma sencilla de agilizar la reunión. A menos que esa persona sea el colega que “siempre llega tarde”, este debería ser un ajuste de flujo de trabajo muy fácil. Otra manera de abordar la situación es asegurarte de que tu colega tenga un asiento cerca de la puerta. Así puede entrar discretamente y distraer lo menos posible. (Si descubres que llega tarde por su costumbre de tomar café, siempre puedes pedirle que te traiga tu bebida favorita de la mañana si va a llegar tarde.) Al final del día, es importante recordar que cada persona tiene sus razones para llegar tarde. Puede ser una costumbre aprendida, algo con lo que crecieron, una respuesta al trauma, ansiedad o cualquier otra cosa. Si el tema realmente te molesta, programa un tiempo con esa persona para hablar de los obstáculos que pueda estar enfrentando.  Prepárate para ofrecer apoyo y ayudarla a ajustar su ritmo creativo, si eso es importante para tu empresa.

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