ゼロから始めるハイブリッドワークプレイス：6つの方法

CEOでも、人事担当者でも、ハイブリッドへの移行を任されたチームリーダーでも、ハイブリッドワークプレイスをゼロから作る方法がわからない中小企業は多いかもしれません。ここでは、段階的な再開に向けた計画の出発点を6つ紹介します。

1. オフィスを探す。ただし賢く選ぶ

ハイブリッドワークプレイスを作るには、従業員がそれぞれのリモート環境から働くだけでなく、対面で交流するための実際のオフィスも必要だと考えがちです。しかし、小さなWeWorkのスペースで妥協したり、2020年より前に使っていた長く放置されたオフィスに戻ったりするのはおすすめしません。これからの働き方は、窮屈なキュービクルで、週5日、8時間働くものではないからです。理想のオフィスを見つけるには、まず理想のオフィスを定義する必要があります。

最初に、そもそもなぜオフィスが必要なのかを考えてみましょう。プレゼンやグループ会議のためなら、週に数日だけ会議室を借りるのがよいかもしれません。企業文化やチームの絆のためなら、楽しい設備のある手頃なコワーキングスペースで十分でしょう。全員が在宅勤務を好み、生産性も落ちていないなら、常設のオフィスはまったく必要ないかもしれません。答えは会社ごとのニーズ次第です。賃貸契約を結ぶ前に、そのニーズをしっかり見極めましょう。

2. スケジュール管理を怠らない

リモートワーカー、オフィスワーカー、そしてハイブリッドワーカー。まるで三つのサーカスの輪のようです。あなたは中央で奮闘する団長として、ライオンも綱渡り師もピエロも、適切な時間に適切な場所にいるように気を配ります。会社に合ったオフィスが見つかったら、次は全員が「いつ」「なぜ」出社するのかを把握できるようにします。全員がきちんと整理されていれば、見た目ほど大変ではありません。ご安心ください。

ここでもまず、従業員の声に耳を傾けることが大切です。誰が出社したいのか、どのくらいの頻度で出社したいのか、各時点でオフィスがどれだけ混み合うのかを把握しておきましょう。そうすれば、安全なCOVID対策も徹底できます。全員の予定を管理する「オフィスコーディネーター」を採用する必要が出てくることもあるでしょう。Googleカレンダーの調整や直前の変更に対応するのは、すでに別の役割を持つ人にとって大きな負担だからです。何をするにしても、プロセスは常に整理し、シンプルに保ってください。混乱が続くと、チームの士気が下がるおそれがあります。

3. 話すより聞く

会社全体に関わる変更では、ほとんどの場合、従業員に最初と最後の発言権を与える必要があります。従業員に相談せずに大きな決定を下すと、評価されていない、話を聞いてもらえないと感じる社員が不満をためてしまいます。理想的なハイブリッドの形は、従業員にとっての理想がわかって初めて見えてきます。民主的に進めれば、将来の摩擦を大きく減らせます。

まず全社会議やタウンホールを開き、ハイブリッド移行の暫定スケジュールを共有しましょう。特定の個人にしか当てはまらないような不満も出てくるかもしれません。そうした声は、オフィスコーディネーターが今後の参考として受け止めるとよいでしょう。それでも、メモを取り、すべてのフィードバックを後で見直せば、意見に一定のパターンがあることに気づくはずです。それが再開の方針を決める手がかりになります。

4. コラボレーションスペースを磨き上げる

オープンオフィスは大流行していて、社会的距離を保つ働き方にぴったりに思えます。しかし、導入する前に思い出してください。ほとんどの場合、従業員にとっては悪夢のような環境です。最近のGensler Workplace Surveyでは、47%の人が何らかの個人用ワークスペースを望んでいる一方、COVID前は69%がオープンオフィスで働いていたことがわかりました。人々は固定席がほしく、席を共有したくありません。それでいて、必要なときには交流もしたいのです。単純そうに聞こえますよね。

この手順は理屈ではわかりやすいものの、実行は簡単ではありません。会議が多いなら、会議室もたくさん必要です。機密情報を扱うなら、プライバシーと防音が欠かせません。選択の余地がなく、オープンオフィスやフリーアドレスしか選べない場合もあるでしょう。その場合は、チームが何を不満に思っているのかを聞き出し、回避策がないか探ってみてください。

5. スペースをデジタル化する

リモートで働く人にも、出社する人にも快適な環境を作ることは、ハイブリッドへの移行でもっとも難しい課題の一つかもしれません。これまで私たちが知っていたのは、会議室の奥のプロジェクターに映る顔だけでした。今では自宅の技術がとても進化したのに、その知識を効率的で機能的なデジタルワークスペースに生かす方法はまだよくわかっていません。リモートのメンバーを部屋の隅のパソコンやノートパソコンに任せきりにしてはいけません。会議を終えた後に、雑談やフォローアップの質問が生まれ、疎外感につながるからです。リモートのメンバーを、1時間ごとの会議だけでなく日常的に巻き込む方法は、低コストで工夫できます。オフィスの予算で車輪付きのテレビ会議ロボットのような最新機器に手が届かなくても、ローリングスタンド付きのiPadのようなシンプルな方法で十分です。常時ビデオでつなぐのが自社の文化に合わないなら、せめて議事録、メモ、メッセージングシステムを連携させて、全員が情報を共有できるようにしましょう。

6. 必要な設備に投資する

優れたオフィスは、オフィスそのものだけで決まるわけではありません。コーヒーマシンからタップビールまで、付随するすべてが大切です。これは仕事の種類というより、オフィスライフの楽しい要素として取り戻したいもの、見直したいものの話です。会社の創業以来初めて、対面で働くことの意味、そして同僚として絆を深めることの意味を作り直せます。そのためには、従業員が最大限の力を発揮できると感じる環境が何なのかを、正確に知る必要があります。

どんなオフィス文化を作りたいのか考えてみましょう。社員の大半が、若くて健康でワクチンも接種済みのミレニアル世代で、タップビールやスピンクラスが好きなら、ジムが入っているビルや隣にあるビルのオフィスを探してみてください。ベビーブーマー世代の社員が多いなら、Gensler Workplace Surveyによると、彼らは無料駐車場を何よりも重視します。新しいハイブリッドの世界には、こうした選択肢がほかにもたくさんあります。あらゆる可能性を丁寧に検討することが大切です。

きっとできます！

繰り返しになりますが、どのポイントも行き着く先は同じです。再開の計画を従業員を中心に組み立てれば、従業員の健康、幸福、そしてロイヤルティを守れます。ハイブリッド移行の次のステップが何であっても、チームに発言の機会を与えてください。メンバーが力を与えられていると感じ、会社の将来に関わっていると感じるほど、燃え尽きや不満の蓄積は起こりにくくなります。

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