ハイブリッドワークで従業員への期待を伝える方法

人は会社ではなく上司のもとを去る、と言われます。一緒に働きたいと思われるリーダーになるには、従業員への期待を明確に伝えることが欠かせません。Gallupによると、仕事で何を期待されているかを「よくわかっている」と強く同意する従業員は、半数にとどまります。この不明確さが、エンゲージメントに影響しています。「ハイブリッドワークでは、従来の出社型の職場よりも、従業員への期待を伝えることが一層重要です。リモートでの仕事ぶりを継続的に確認するのは難しく、従業員には、常に直接の監督を受けなくても、自分で進捗を管理して定められた期待に応える責任がより多くあるからです」と語るのは、Virtual Mediationの創設者で調停人であり、アイダホ州人権委員会のディレクターでもあるBen Earwicker博士です。

「具体的なタスク、プロジェクト、全体的なパフォーマンスへの期待を示せば、リモートの従業員は進むべき方向をつかみやすくなります。仕事をやり遂げる外発的な動機も高まります」

ハイブリッドワークで従業員への期待を伝えることが重要な理由

Earwickerはハイブリッドとリモートのチームを率いています。雇用法の経歴があり、雇用に関するさまざまな難しい状況にも対応してきました。彼によると、ハイブリッドな職場のマネージャーは、オフィスに実際にいないため、部下を細かく管理したくなることがあります。パフォーマンスへの明確な期待を伝えれば、マイクロマネジメントの蓄積を防げます。士気も生産性も高まります。

「リモートの従業員に、明確で実行可能な期待を設定すれば、リモートワークの現実と生産目標のバランスがとれた、生産的な職場環境をつくれます」と彼は言います。

ハイブリッドチームへの期待を設定するときに押さえておきたい基本原則をご紹介します。

1. 新しい従業員体験を考慮する

期待は双方向のものです。パンデミックが従業員体験に与えた影響も無視できません。働き方の未来に関するSteelcaseのレポートによると、パンデミックは働く人の期待を塗り替えました。「危機の中で何か月も自宅で過ごした働き手は、仕事や職場に何を求めるかをこれまでになく強く意識するようになりました。雇用主や職場への期待は新たに高まり、以前の職場とは大きく異なる、より良い体験を望んでいます」。Steelcaseの調査では、従業員にとって重要なニーズが5つ特定されました。チームで基準をうまく設定するには、これらを考慮する必要があります。安全、帰属意識、生産性、快適さ、そしてコントロールです。

2. 働いた時間より成果を重視する

リモートワークやハイブリッドワークへの期待は、働いた時間ではなく成果に基づくべきだとEarwickerは言います。オンラインにいる時間の長さを気にするより、成果にたどり着く方法には柔軟に対応しましょう。そうすれば、パフォーマンスへの期待を設定しながら、リモートで働く現実にも配慮できます。

「たとえば、リモートの従業員は、働く時間帯が違ったり、休憩をこまめにとったり、ほかの用事や予定に合わせて勤務時間を分散させたりすることがあります。仕事の進め方や時間帯に柔軟性を持たせれば、成果物と、タスクやプロジェクトの完了に集中できます」

3. チームで一緒に期待をつくる

外発的な動機づけだけでは、効果は限られます。Earwickerによると、期待に応えてもらうには、内発的な動機づけの要素を引き出すことが大切です。そのための最良の方法の1つが、期待を設定するプロセスにチームを巻き込むことです。「リモートの従業員は、ハイブリッドやリモートの職場環境を改善するアイデアや提案を持っていることがよくあります。何がうまくいき、何が効果的でないかを、実際に体験しているからです」と彼は言います。

「チェックインの頻度や、希望する連絡手段についてのアイデアもあるかもしれません。さらに大切なのは、ハイブリッドワークのプロジェクトを、より効率的で効果的になるように再構成する、創造的な方法を思いつくかもしれないことです。リモートの従業員を頼りに、創造的な仕事の解決策を生み出してもらいましょう。そうすれば、彼らは積極的な参加者として関わってくれる可能性が高まります」

4. できるだけ明確で透明にする

従業員への期待を設定するときは、とくにハイブリッドな職場では、明確さと透明性が鍵になります。

「透明性は最初から絶対に欠かせません。誠実で前向きな雰囲気をつくり、職場の基準を高く保てます。とくに、勤務時間の記録、プロジェクトの提出、必須の会議時間については、具体的なガイドラインを設けて、不確かさをなくしましょう」と、リモート向けチームビルディング・エンターテインメント企業Bar None Gamesの共同創業者でCOOのLilian Chenは付け加えます。

Earwickerは、期待を口頭と書面の両方で伝えることが重要だと言います。「口頭で伝えたことが、意図したとおりに届き、理解されたとは思い込まないでください。書面で改めて伝えれば、理解が一致していることを確認できます」

5. コミュニケーションの最適なバランスを見つける

期待を設定したら、チームメンバーと定期的に連絡をとり、コーチングやフィードバックを行う必要があります。では、リモートワークでは、どこからがコミュニケーションの取りすぎでしょうか。GoodHireの調査では、アメリカの働き手の62%が、上司のオンラインやデジタルでのやり取りは多すぎる、または足りないと答えました。バランスをとるのは簡単ではありません。リモートのメンバーとオフィスにいるメンバーが混在している場合は、リモートのメンバーには孤立を防ぐために、より多くのチェックインが必要です。ただし、1つのプロジェクトについて、1日に何度もSlackでメッセージを送って、相手を疲れさせてはいけません。

「連絡の頻度は、仕事の性質や業界によってほぼ決まるでしょう。柔軟に決められる場合は、支えになる連絡をこまめにとりましょう。一方で、連絡が多すぎて、リモートの従業員の仕事の邪魔にならないようにしてください」とEarwickerはアドバイスします。