初めて管理者になる人が身につけたい8つの習慣

初めて管理者になるのは、期待と緊張が入り交じるキャリアの節目です。まずは祝いましょう。その次に、仕事が始まります。チームの管理には試行錯誤が必要で、実践に勝る学びはありません。新しい役割に合わせて、まったく新しい習慣を身につける必要があります。「ここまで来る助けになった習慣が、管理者として成功する習慣と同じとは限りません。それでよいのです」と、人事コンサルティング会社Reverbの創業者兼CEO、Mikaela Kinerは話します。「管理は新しいスキルの集まりです。初めてのことには、練習が必要です。試行錯誤を前提に、自分に合うスタイルと、成功を支える習慣が見つかるまで、自由に試してください」。

神経科学、アジャイル、革新の実践に基づく個人・チームのコーチングを専門とするSean Carneyも、こう付け加えます。「成長する姿勢を持ち、手本を示してください。特に何かを始めたばかりのとき、すべて知っているとは誰も期待していません。学習の過程にいるのです。ただし、この時期の姿勢や行動は、チームにも伝わります。学び、失敗することを自分に許し、そこから成長しましょう」。

初めての管理者が身につけたい8つの習慣を紹介します。メモし、試して自分に合う方法を見つけ、自然にできるまで練習しましょう。

1. 上司の助言を頼る

「上司と方向性をそろえてください。上司の成功は自分の成功でもあります。期待を理解し、それを上回るようにしましょう」とCarneyはすすめます。

特に就任後の30〜60日間は、自分の成長について新しい上司と2週間ごと、または毎月話す機会を設けることもすすめています。目的は、仕事の進捗報告を繰り返すことではありません。新たな課題に取り組む中で、指導や建設的な助言を受けられる、心理的に安全な場を作ることです。

2. チームに意見を求める

「どんなに気さくな人でも、管理者になるとチームとの間に権力の差が生まれます」とKinerは話します。つまり、特に悪い知らせについて、部下から率直な意見を得にくくなります。

「早い段階から頻繁に意見を求めると、チームの声を本当に大切にしていると伝わり、その場で意見をもらえる可能性が高まります。なぜ重要なのでしょうか？チームは、管理者が知らないことを見聞きしているからです」。

誰が特別な努力をしているか、どの戦略が有効か、自分がさらに改善できる点は何か。最初から意見を交わす文化を作ることで、良いリーダーになるために必要な情報が得られます。

3. 定期的に1対1で面談する

部下との1対1の面談を設定することも重要です。Carneyによると、一貫して予定を守り、簡単に動かさないことが大切です。頻繁な変更は、面談を重視していないという印象を与えかねません。メンバーの話を聞き、キャリア形成を導き、支援する時間にしましょう。

管理のスタイルを個別に調整

定期的に1対1で会うと、各メンバーをより深く知ることができます。それを管理方法に反映しましょう。「動機は人によって異なります。難しい仕事を求める人もいれば、公の場や個別に評価されることを喜ぶ人もいます。何が大切かを推測する必要はありません。本人に聞けばよいのです」とKinerはすすめます。対応を個別に調整すると、チームの満足度が高まり、各人の貢献を最大化できます。

「必要なものは、取り組む仕事によっても異なります。ある人はその分野の専門家で、別の人は初めて大きなプロジェクトを任されたばかりかもしれません。専門家には裁量が必要で、初心者は助けや指導を求めているでしょう」。

Carneyは、建設的な助言の伝え方も学ぶようすすめます。「肯定的な意見と、方向を修正するための意見の両方を、適切に伝える方法を学びましょう」。

4. ほかの人の発言を促す

「担当者として働いていたときは、最も多くのアイデアや最良の解決策を出すことで評価されたかもしれません」とKinerは話します。「管理者の仕事は、ほかの人を通じて成果を出すことです。例えば、問題解決の会議を進めているとします。自分が解決策を出した瞬間、ほかの人は同意しがちです。しかし、チームに質問すれば、創造的な案がたくさん出るでしょう。自分が思いつかなかった案もあるはずです」。

チームに仕事を任せると、自信と問題解決能力が育ち、最終的な解決策への納得も高まるといいます。最初は不自然に感じても、口を挟まず待つ練習をしましょう。「難しければ、頭の中で7秒数えてください。気まずい沈黙は発言を促し、内向的な人が考えをまとめる時間にもなります」。

5. プロジェクトの状況を把握する

プロジェクト管理基盤を使えば、避けるべき細かな過干渉をせずに、重要な成果物の状況を把握できます。何が起き、どう進み、チームが課題に直面しているかは、知っておく必要があります。

「一定の進捗報告を通じて仕事を管理しましょう。今週完了した仕事、進行中の仕事と状況、チームのリスクや懸念、次に向かう方向を把握してください」とCarneyは話します。

6. 考える時間を確保する

チームと関わり、仕事に慣れるために時間と労力を使うことになりますが、初めての管理者には、邪魔されず1人で考える時間を確保することが特に重要です。

「チーム管理の重要な部分は、将来の計画です。プロジェクト、戦略、人員配置などを考える時間が必要です。考え、計画する時間を自分のために確保しないと、予定は、重要でも日常業務や緊急対応を中心とする会議で埋まってしまいます」とKinerは説明します。

そのため、カレンダーに中断されない時間帯を設けます。「チームから相談しにくいと思われるのが心配なら、何を、なぜしているかを伝えてください。きっと理解し、境界を尊重してくれます」。

7. すべて知っていると決めつけない

前任者から情報を得ていても、すべて知っているとは考えないでください。Kinerは、好奇心を保つことが重要だといいます。「どの仕事が最も重要か、誰が高い成果を上げているか、成功するためにチームが自分に何を求めるかについて、関心を持ち、自分の意見を形成することが大切です」。

すべてわかっているという態度は、誰にも好まれません。チームから孤立し、最善の仕事を妨げる可能性があります。

8. 態度に一貫性を持つ

Carneyによると、態度、行動、意思決定でチームに一貫して接することも、重要な習慣です。「学んだり情報が増えたりして、考えやプロセスを変えてはいけないわけではありません。ただし、一貫性はチームに一定の心理的安全性を生みます」。管理する人々には親しみを持って支援しつつ、えこひいきを避けることも大切です。また、良い知らせでも悪い知らせでも、一貫して透明性を示す必要があります。

一貫性は信頼の構築につながります。「人と管理者の良い関係は、すべて信頼が基盤です。どう築くかを考え、それを損なう行動をしないよう注意しましょう」とKinerは話します。

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