先延ばしをやめて、成果を10倍にする方法

生産性にも天敵がいるとしたら、先延ばしはその一つでしょう。先延ばしを早めに断ち切ることができたら、どれほど気持ちがよいでしょうか。温めていたクリエイティブな副業を始められます。一日の終わりには、集中して最優先の仕事をやり遂げた実感も得られます。先延ばしを克服して成果を大きく伸ばすには、まず先延ばしの原因を知ることが第一歩です。 

先延ばしの原因 

生産性コーチであり、USF経営大学院の教授でもあるAndrew Lokenauth氏によると、先延ばしの主な原因には次のようなものがあります。失敗への恐れ、成功への恐れ、目の前のタスクへのやる気や興味の欠如、整理不足や明確な目標の欠如、自制心や自己管理の不足、そして長期的な利益よりも短期的な報酬を優先してしまう傾向です。  つまり、単なる意志の強さの問題だと思っていたなら、考え直したほうがよいでしょう。原因はもっと根深いことがあります。日々のストレスや身の回りの状況も影響します。Lokenauth氏はさらに、「先延ばしは、気が散るもの、厳しい仕事や家庭の事情、周囲のサポートや説明責任の不足といった外的要因で起こることもあります」と述べています。 

先延ばしをやめるためのコツ 

先延ばしに打ち勝つには、意識と継続的な行動が必要です。いつもの習慣に戻ると、先延ばしはすぐに忍び寄ってくるからです。以下の5つのステップを実践すれば、悪循環を断ち切る道が開けます。 

1. 最も難しいタスクから始める

「まずカエルを食べる」という言葉を聞いたことはありますか。これは時間管理の手法で、先延ばしの克服に確かに効果があります。最も大変なタスクを最初に片付けるのです。リストに他の仕事が増えたり、一日があっという間に過ぎたりする前に終わらせられる点も利点ですが、心理的な効果もあります。  「最も難しいタスクを先に済ませれば、先送りにすることで生じる不安やストレスを避けられます」とLokenauth氏は言います。「達成感と勢いも得られるので、残りのToDoリストにも取り組みやすくなります」 

2. タスクを小さく分ける 

タスクを小さく分けることは、先延ばしと戦ううえで最も頼れる方法の一つです。山全体を登ることは考えず、一歩ずつ進むことだけに集中しましょう。「タスクが重荷に感じられたり、気が遠くなったりするときは、扱いやすい小さなステップに分けてみてください。そうすると威圧感が和らぎ、進捗も確認しやすくなってモチベーションを保てます」とLokenauth氏は話します。 

3. 明確な目標と期限を設定する

Lokenauth氏は、自分に期限を課すことも勧めています。当たり前に聞こえますが、守るためには期限が具体的で、かつ現実的である必要があります。  「明確な目標と期限があれば、集中力とやる気を保ちやすくなり、脇道にそれたり気が散ったりすることも防げます。目標と期限は具体的かつ現実的に設定し、後で見返せるよう書き留めておきましょう」例えば、大きな四半期レポートに2日しか与えないと、逆効果になることがあります。すでに厳しい日程でプレッシャーがかかるため、「どうせなら」と提出期限の前日まで放置してしまうのです。反対に、時間を与えすぎると、他の急ぎの用件が入ったときに期限を真剣に受け止められなくなります。少しずつ作業を進められる余裕を持たせましょう。ただし、適度なプレッシャーがあるからこそ、そのタスクを忘れずにいられることもあります。 

4. 気を散らすものを取り除く

言うまでもなく、気が散ることは先延ばしの元です。集中して、没頭できる状態に入りたいものです。気が散る原因になりそうなものを減らして、集中しやすい環境をつくりましょう。Lokenauth氏は、スマートフォンの電源を切る、不要なブラウザのタブを閉じる、静かな場所で作業するといった方法を挙げています。それと関連して、作業スペースを片付け、実際に仕事がはかどる居心地のよい状態に保つことも大切です。 

5. 自分に説明責任を持つ

結局のところ、古い習慣を断ち切るには説明責任が必要です。アプリやツールで自分を管理しても、信頼できる友人や同僚に協力してもらっても構いません。Lokenauth氏は、目標を声に出して言い、仲間に伝えたうえで、進捗を確認してもらうことを勧めています。  説明責任は、プロジェクト管理ツールや自分なりのワークフローという形でも果たせます。時間管理の手法を一つ選んで、続けてみてください。ここでも、現実的であることが大切です。それまで流れに任せて働いてきた人が、いきなり凝ったタスク管理ダッシュボードを使い始めるのは避けましょう。まずは、優先事項とサブアクションをシンプルなカレンダーやボードビューで管理するところから始めてはいかがでしょうか。上記のすべてのステップと同じく、シンプルに保って勢いを積み重ね、成功しやすい状態をつくることが狙いです。