ハイブリッド会議を成功させる方法

待ち望まれていたオフィス復帰は、良くても混乱を招き、悪ければ恐怖を感じる過程になっています。州ごとに異なる指針は、本格的な再開の条件を定めていますが、毎日のように変わるように見えます。CDCの色分けされた図も、期待ほど分かりやすくありません。 また、通常は職場の基準を示す大企業も、再開の時期が大きく異なり、一般的に最善の方法が見えません。TwitterのCEO、Jack Dorseyは昨年、従業員に今後もずっとリモート勤務を続けると伝えました（その夢は長続きしませんでした）。一方、Goldman SachsのCEO、David Solomonは、6月14日の再開に向けて士気を高めようと、そのための曲を発表しました。奇妙な世界ですが、私たちはその中で働いています。幸い、多くのCEOはオフィス生活にそこまで極端な思いを持っていません。GoogleやAmazonなどは段階的な再開を選びました。まず出社が不可欠な人員が戻り、徐々に全員の時差勤務、柔軟な勤務日、短い勤務時間へと広げる方針です。その間も会議は遠隔または一部遠隔とし、マスクと対人距離を維持します。多くのオフィスがこの道を進んでいますが、最終的な姿はまだ明確ではありません。

ハイブリッド勤務の未来

将来の理想的な勤務日程に標準があるとすれば、Googleのハイブリッド勤務がそれに近いようです。同社は週に少なくとも3日の出社を求め、残りは「最も仕事がはかどる場所」で働いてほしいとしています。どの日も従業員の60%が出社することを目指しつつ、一部の出社社員の下に完全リモートの小チームを設け、生産性を維持し、成長を続けようとしています。実務上、誰が先に戻るかは複雑な問題で、チームや部署全体を分ける必要もあります。企業文化を示すため、幹部に出社を求める会社もあります。一方、個々の従業員に選択を任せる会社もあり、今後は対面よりハイブリッド会議が増えるかもしれません。現在、働き手は出社再開に抵抗を感じています。実際、最近のBloomberg Newsによる米国成人1,000人の調査では、39%が、雇用主から柔軟なリモートワークの機会を提供されなければ退職を検討すると答えました。別のFlexJobsの調査では、65%がパンデミック後も完全リモートを希望しました。働き方は、よりハイブリッドな勤務日程へ移りつつあり、企業は自律的になった従業員のニーズに適応していくでしょう。ただし、半数以上が社外で働く状態は、オンライン業務への移行で苦労した企業に新たな問題を生むかもしれません。安全で快適な自宅で働き続けることは理想的に見えますが、数千マイル離れていても、リモート社員のチームへの関与と意欲を保つという新たな課題があります。ハイブリッドチームの日常は、どのようなものになるのでしょうか。どう会い、つながり、成長するのでしょうか。

ハイブリッド会議の課題

多くの企業にとって、初めてのハイブリッド勤務は、失敗も思わぬ利点もある長い実験になっています。しかし、ShopifyやAtlassianのように設立時から一部リモートのチームを持つ企業は、世界各地の拠点や時差のある期限を通じて、リモートワーク、特にハイブリッド会議の主要な問題を分析する時間をより多く持ってきました。1. 不安定なインターネット接続長く一部リモート勤務を続けるチームの最初の教訓は、接続環境と通信帯域が会議の成否を左右することです。出社社員が頻繁にビデオ・音声通話を使い、特に複数のチームが同時に別々のリモート社員と話すと、通信が遅れることがあります。回線を良くするだけでは完全な解決になりません。リモート側に問題がある場合もあります。Shelter Insuranceなどは、従業員の25-30%に接続上の問題があるか、そもそもインターネットがないと報告しています。2. 異なる時間帯への対応時差も、一部リモートのチームがよく知る問題です。世界各地の人に都合の良い会議時刻を決めるのは難しく、妥協が必要です（国際チームは、この問題にEvery Time Zoneなどを使うことがよくあります）。孤独も、ハイブリッド会議ではあまり語られない課題です。自然なオフィスの交流がないことで、リモート社員は対面の集団関係から取り残されたと感じる場合があります。3. チーム文化の維持役割が固定されず、リモート勤務が柔軟な場合、チームや会社の文化の行方が在宅社員に委ねられることがあります。ハイブリッド勤務が発展すると、出社したい人と自宅を好む人の区分は、本人の希望に応じて固定化していく可能性があります。一部の社員が常に画面に映る顔だけの存在になると、出社社員は自分たちの方が仕事に熱心だと考えるかもしれません。特に、リモートメンバーがカメラを切ったり発言しなかったりする場面をよく見る場合です。オンラインで接続していても、気持ちまで参加しているとは限りません。

ハイブリッド会議を成功させる方法 

幸い、リモート勤務者が非常に多いため、新しく工夫された解決策が日々生まれています。では、できる限り成功し、全員が参加できる会議にするにはどうすればよいでしょうか。 1. 新しい連絡方法に適応する 近年、非同期コミュニケーションによって会議そのものの必要性が減り始め、さまざまな手段が従来の正式な会議に取って代わっています。Hive Notesを使い、やることリスト、議題、整理された情報で会議を効率化すれば、時間を奪う行き違いを減らせます。チームのニーズを見極め、それに合わせて調整することが大切です。2. 出社日を活用する 頻度が少なくても、直接つながることは一部リモートのチームにとって重要です。近隣に住む社員などを対象に、予定に沿った「チーム出社日」を設ける会社もあります。全員の都合に合わせて調整し、一体感を築き直せます。その日に会議も重ねると、さらに効果的です。重要な会議を対面で行うことで、リモート社員は自宅で中断される仕事の流れに集中する余地ができます。新入社員がいる場合は、それぞれの自宅オフィスに戻る前に、1回集まったり数日間一緒に働いたりして、チームの始動を助けられます。3. 仕事にふさわしい姿勢を保つ 最後は、職業人としての考え方と態度を保つことです。ソファでスウェット姿のまま働くことに慣れていても、同僚の半数がスーツで会議室にいると、一体感にずれが生じるかもしれません。また、同居人や育児への対応をしながら参加するリモート社員は、きちんとした服装の同僚が並ぶ会議室に気後れすることもあります。チームの分断を防ぐには、リモート勤務の具体的なルールが役立ちます。自宅を正式なオフィスに近づけることが、対面チームの一員であると感じる第一歩です。背景や服装に少し明確な規則を設ける方法があります。月1回の楽しいテーマの日や、週1回のカジュアルな服装の日も取り入れられます。 見た目がそろうだけでも、チームは外見と気持ちの両面でまとまりやすくなります。心理面では、カメラをつけるかどうかなど、会社独自の「Zoomの作法」を明確にすることで、新しい企業文化、少なくとも新しいチーム文化を作れます。

ハイブリッド会議は決して不可能ではありませんが、対面より準備、配慮、努力が少し多く必要かもしれません。よく整理された会議なら、参加する全員がいら立ちや圧倒される感覚ではなく、活力と刺激を得られます。さまざまなツールや工夫が、進め方の手がかりになります。