優れた1on1ミーティングにつながる9つの習慣

1on1ミーティングに悩んでいませんか。悩んでいるのはあなただけではありません。Hypercontextのレポートによると、マネージャーが1on1で最も苦労するのは、部下に価値を提供することです。リーダーシップ開発コーチでコンサルタントの専門家は、次のように述べています。「継続的なアジェンダを持つこと、自分のマネジメントスタイルへの建設的なフィードバックを求めること、キャリアアップについて話すこと、部下に建設的なフィードバックを伝えること、仕事以外の生活も大切に思っていると伝えること、はい・いいえで答えられない質問を投げかけること。これらはすべて、優れた1on1に欠かせない習慣です」と、Tajan Renderos氏は話します。一度に考えることが多いので、ここでは優れた1on1ミーティングのために取り入れたい9つの実践的な習慣を紹介します。

1. ミーティングのアジェンダを用意する

「アジェンダを持って臨み、双方が議題について話す準備ができているようにしましょう」と話すのは、元Fortune 500企業のリーダーで、Montbriand Services, LLCの最高幹部向けコーチ兼チーフ・オブ・スタッフのKathryn Montbriand氏です。あなたも部下も事前にアジェンダに項目を追加できるようにしましょう。有意義な話し合いに向けて、十分な背景情報と準備の時間を確保することも大切です。

2. 一貫性を保つ

Montbriand氏は、毎週の1on1を同じ曜日と時間帯に行うことも勧めています。スケジュールが一定なら、関係者全員の事務作業が減ります。信頼関係や士気の面でも重要です。

「リーダーと1対1で話す時間は大きな意味を持ち、人々は事前に計画して準備するものです。メンバーは、あなたとの短い会話のために質問やアイデアを温めています。ですから、特別な機会として大切に扱ってください」と彼女は言います。「ミーティングを動かさない、遅刻しない、頭にある『もっと重要な』別の話を持ち込まない、ということです」

3. 目の前の相手に集中する

会話に集中して、しっかり向き合うことも大切です。Montbriand氏はこう付け加えます。「会話には全神経を向けましょう。通知を切り、メールを閉じ、対面なら閉じたノートパソコンを開かないでください。本当の緊急時以外は、中断を許さないことです。Apple Watchなどのデバイスは、通知のたびに少なくとも数秒は注意を奪います。着けている本人は気づかないかもしれません。しかし相手から見ると、確認のたびに会話が止まったり再開したりするのは気になるものです」

4. ミーティングの時間を守る

ミーティングの時間を守ることも重要です。開始と終了は時間どおりにしましょう。終了時刻が近づいても、相手が延長して話し続けられるとは思わないでください、とMontbriand氏は言います。「次の予定がある人にとっては、大きなストレスになることがあります」

5. いきなり本題に入らない

優れた1on1の習慣の多くは仕事の進め方に関するものですが、常に仕事の話ばかりではいけません。「ミーティングは、少し個人的な会話から始めましょう。特に別のミーティングの直後は、いきなり本題に入ると戸惑います。1、2分ほど一人の人間として近況を話し、気持ちを切り替えれば、次の大きな話題に向けて頭を準備できます」とMontbriand氏は述べています。

1on1を完全に業務の会議にしてしまうのはよくある間違いだ、とRenderos氏は言います。そうではなく、心から相手を気づかい、信頼と関係を築く機会をつくることに重点を置きましょう。

6. 具体的なフィードバックを伝える

フィードバックも1on1の大切な要素です。EQ-iコーチで『Emotion at Work: Unleashing the Secret Power of Emotional Intelligence』の著者でもある方は、こう述べています。「具体的で率直なフィードバックを受けると、人は自分の仕事に満足を感じます。これは最近のGallupの調査でも裏づけられています。日々のタスクに関するもの以外のフィードバックがなかった従業員に比べ、詳細で建設的なフィードバックを受けた従業員は離職率が14.9%低いことが分かりました」と、Roberta Moore氏（EQ-iコーチ）は語ります。これは、リモートやハイブリッドの職場環境では特に重要です。Moore氏によると、そうした環境では「感謝、成長支援、評価の各フィードバックを、意味があり効果的な形で伝えるための体系的な仕組みを整えることが、対面よりもさらに重要になります」。さらに彼女は続けます。「つまり、部下との1対1の時間を設け、頻度を増やし、他の業務が入ってもキャンセルしないということです。それを優先することで、あなたが部下を優先していると伝わります」

否定的なフィードバックを伝える必要があるときは、配慮のある伝え方を心がけましょう。気配りが効いた効果的な伝え方として、Moore氏は次の点を勧めています。部下の仕事について本人の考えを尋ねる。うまくできた点に感謝を示す。あなたが味方であることを伝える。フィードバックの要点を理解してもらう。

7. 建設的なフィードバックを求める

フィードバックは双方向であるべきです。Renderos氏は言います。「『私のサポートがどうなれば、もっと助けになりますか』のようなコーチング型の質問なら、部下が気まずさを感じることなく、建設的なフィードバックを引き出せます」

8. キャリア開発について話す

優れた1on1のためのもう一つの習慣は、チームのキャリア開発を優先することです。Renderos氏は付け加えます。「部下とはキャリアアップについて話すべきです。そのうえで、役割やチーム異動に必要な後押しを、自分の責務として全力で果たしましょう。そのための戦略と作業計画も立ててください」つまり、気にかけていることを示し、言葉に行動を伴わせるということです。

9. スケジュールを賢く組む

最後に、1on1の予定を戦略的に組むというシンプルな習慣を軽く見てはいけません。Montbriand氏はこう述べています。「ミーティングが連続している場合は、開始時刻を毎時5分過ぎか30分過ぎにずらしてみてください。立ち上がって水を飲み、会話の合間に少し休む余裕ができます。早く終わらせようとするより効果的です。ミーティングが早く終わることはまずありませんから」

自分のエネルギーが最も高い時間帯に1on1を入れ、チームにしっかり向き合えるようにすることも彼女は勧めています。「午前中が本番環境の問題対応で埋まるなら、1on1は一日が落ち着いて目の前の人に集中できる午後に入れましょう。金曜日に最も考える時間が取れるなら、頭がすっきりしていてチームの成長を支える準備ができているその日に、育成の面談を入れます」