Como trabalhar mais rápido com 10 dicas simples

No fim do dia de trabalho, há uma coisa que une todo mundo. Seja qual for o setor, o cargo ou o nível de experiência, todos temos um objetivo em comum: terminar o trabalho o mais rápido possível. Pense bem. Você conhece alguém que recusaria a chance de trabalhar mais rápido?  No fundo, todos trabalhamos para viver a vida do jeito que queremos. Existem muitas outras motivações para o trabalho, como realização pessoal, vontade de causar impacto ou até paixão genuína pelo que se faz. Mesmo assim, 72% das pessoas dizem que trabalham para viver, o que mostra que o trabalho costuma ser apenas um meio para chegar a um fim.  É provavelmente por isso que tanta gente (inclusive você, já que clicou neste artigo) tem interesse em otimizar o dia de trabalho. Quanto mais eficiente você for no trabalho, mais cedo poderá voltar à sua vida. Na Hive, acreditamos que o equilíbrio entre vida pessoal e profissional é totalmente possível. Por isso compartilhamos nove maneiras fáceis de terminar o trabalho mais rápido, deixando mais tempo para as coisas de que você gosta. 

1. Conheça seus pontos fortes e fracos. 

Se você quer trabalhar mais rápido, precisa entender seus próprios pontos fortes e fracos. Isso ajuda a priorizar tarefas e a gerenciar bem o seu tempo. Quanto às áreas em que você é forte, talvez valha deixar essas tarefas para o fim do dia, quando seu cérebro está cansado e menos disposto a enfrentar desafios.  Conhecer seus pontos fracos também economiza tempo. Talvez outra pessoa seja mais indicada para a tarefa e você possa delegá-la. Ou talvez você deva colocar essas responsabilidades no topo da lista de tarefas, para resolvê-las antes de passar para o resto. Isso costuma ser chamado de "comer o sapo" e é uma das melhores dicas de produtividade que existem. John Furneaux, CEO da própria Hive, jura por ela e sempre tenta enfrentar a coisa mais difícil primeiro, todos os dias. Nem sempre é divertido, mas esse truque economiza tempo a longo prazo, porque evita que você procrastine. 

2. Use seus recursos. 

Felizmente para todos nós, vivemos numa era em que há uma abundância de ferramentas de produtividade para ajudar você a trabalhar mais rápido. Não importa o que esteja atrasando seu trabalho, existem ferramentas que ajudam. Tem dificuldade para se concentrar? Existe um aplicativo para isso. Fica se levantando porque as costas doem? Existe uma cadeira ergonômica para isso. Precisa de um jeito mais organizado de trabalhar com os colegas? Existe uma ferramenta de gerenciamento de projetos para isso. Precisa de ajuda para manter suas publicações em redes sociais em dia? Também existem ferramentas de automação para redes sociais para isso. Se você tem um problema bem claro que está custando tempo, pesquisar e investir nos recursos certos é um primeiro passo fácil para encontrar a solução. Aqui estão alguns ótimos recursos para começar: 

• Os melhores softwares de gerenciamento de projetos 

• As melhores ferramentas de controle de tempo

• As melhores ferramentas de reunião online 

• Os melhores softwares de gerenciamento de tarefas

• Os melhores produtos para trabalhar em casa 

3. Colabore com inteligência. 

Não é por acaso que "essa reunião poderia ter sido um e-mail" virou uma frase tão popular, e até meme, nos últimos anos. Em um estudo da CNBC feito antes da mudança para o trabalho remoto provocada pela pandemia, 67% dos trabalhadores disseram que o excesso de reuniões os impede de concluir o trabalho. E, mesmo no ambiente de trabalho remoto de hoje, a fadiga do Zoom é um problema real.  O excesso de reuniões é apenas um exemplo de colaboração ineficiente no trabalho. Também há problemas causados por sistemas de chat internos, longas cadeias de e-mails e até atribuições confusas de "próximos passos". Principalmente hoje, com muitas equipes trabalhando remotamente em locais diferentes, é importante aumentar a transparência e reduzir o excesso de comunicação. Uma forma de fazer isso é com uma ferramenta de colaboração, como a Hive, que reúne todos os sistemas de comunicação, documentos e atribuições da sua equipe em um único painel centralizado.

4. Pare de fazer várias coisas ao mesmo tempo. 

Você já se perguntou como pode estar trabalhando em 5 coisas ao mesmo tempo e, mesmo assim, nunca concluir nada? Isso acontece porque a multitarefa é o maior mito da produtividade. Na verdade, está provado que leva 40% mais tempo para concluir tarefas quando você faz várias ao mesmo tempo.  A alternativa? Uma tarefa de cada vez. Como você imagina, isso significa fazer uma única tarefa por vez, em intervalos mais curtos, que correspondem à capacidade média de atenção humana, de cerca de 18 a 20 minutos. Se você tem dificuldade de focar em uma única tarefa, afaste-se das distrações. Desative as notificações de e-mail, feche as outras abas do navegador e veja como você trabalha mais rápido quando dedica a mente a uma coisa só. 

5. Elimine as distrações.

Falamos sobre os benefícios de fazer uma tarefa de cada vez para trabalhar mais rápido. Outra dica simples de eficiência é manter o foco, eliminando distrações. Segundo um estudo da Universidade da Califórnia em Irvine, depois de uma pausa ou de uma distração, leva em média 23 minutos e 15 segundos para voltar à tarefa. Manter o espaço de trabalho limpo e o escritório em casa organizado, além de deixar o celular e as redes sociais de lado, ajuda a melhorar seu foco. Você também pode desligar todas as notificações dos seus dispositivos. Se você usa a Hive como solução de gerenciamento de projetos, vai adorar usar o Modo Foco por esse motivo — esse recurso desativa todas as notificações e silencia o aplicativo, para você trabalhar na tarefa em questão sem interrupções.

6. Torne as reuniões mais produtivas.

Pare um minuto para pensar em quanto tempo você costuma passar em reuniões por semana. Todas essas reuniões são necessárias? Quantas delas poderiam ser um e-mail? Estima-se que cerca de 35% do tempo dos gerentes de nível intermediário é gasto em reuniões, chegando a 50% no nível da liderança executiva. E, como grande parte desse tempo agora é gasta em reuniões virtuais, a sensação de monotonia e cansaço depois de reuniões em sequência é um problema real. Então, quais são as formas fáceis de tornar as reuniões mais produtivas e reduzir o tempo perdido? Para começar, garanta que cada reunião tenha um líder designado. Você também pode incentivar o líder — seja um gerente de projetos ou até o assistente executivo dele — a compartilhar uma pauta com antecedência, para que todos cheguem sabendo exatamente o que será discutido.

Você também pode tentar agendar reuniões de 15 ou 45 minutos — afinal, com que frequência você precisa da hora inteira? Não há nada melhor do que "recuperar seus 15 minutos."

7. Defina metas graduais. 

Uma forma de aumentar a produtividade e a motivação é definir pequenos marcos a caminho da meta principal. Essas metas menores dão algo pelo que trabalhar no curto prazo, o que estimula a motivação e evita que você se perca no quadro geral. Definir metas não é apenas uma boa prática de trabalho; está comprovado pela psicologia que influencia o sucesso. Estudos mostram que treinamos a mente para pensar no que queremos da vida — definir uma meta — e depois nos esforçamos até conquistar essa coisa. Definir metas é como criar impulso para si mesmo. Isso ajuda a identificar um ponto à frente e dá o pontapé inicial no desejo de chegar lá o mais rápido possível. 

8. Tudo depende do momento certo

Entender em que hora do dia você e sua equipe trabalham melhor é muito útil para fazer todo mundo render mais rápido. Seja você notívago ou matutino, adaptar a rotina e o dia de trabalho às suas necessidades é fundamental. Se isso não é natural para você, há ótimos aplicativos, como o Clockwise, que permitem personalizar seu "tempo livre" e abrir espaço para o "tempo de foco". Você define em quais horários do dia é mais produtivo, e o Clockwise otimiza sua agenda dentro dessas condições. Além disso, é importante equilibrar o tempo em reuniões e o tempo trabalhando sozinho. Você precisa reservar tempo suficiente para realmente concluir trabalhos e tarefas -- ninguém consegue produzir quando passa o dia inteiro em reuniões no Zoom uma atrás da outra.

9. Automatize as tarefas manuais.

Todos sabemos a diferença entre tarefas manuais que parecem trabalho de enchimento e outras tarefas mais valiosas, que exigem raciocínio. Até quem ocupa os cargos mais altos às vezes se pega fazendo tarefas de baixo valor. Mas você já parou para pensar se dá mesmo para terceirizar esse trabalho de enchimento? A maioria das tarefas repetitivas pode ser automatizada com uma ferramenta como o Zapier, que ajuda a conectar todos os seus aplicativos e a mover informações entre eles automaticamente. Quando conversamos com o CEO do Zapier, ele compartilhou algumas de suas automações favoritas do Zapier (conhecidas como Zaps) para aumentar a produtividade e economizar tempo no dia a dia. Alguma delas parece útil para você?

• Salvar novos anexos do Gmail no Dropbox. 

• Criar e enviar uma pauta antes das reuniões para que todos possam responder às perguntas predefinidas. 

• Antes de uma reunião começar, enviar uma pauta e o link do Zoom ao Slack e marcar os participantes para que entrem com facilidade.

10. Use o Hive Automate

O Hive Automate é um novo recurso poderoso que permite controlar as necessidades específicas de integração e automação da sua equipe na Hive. Fluxos de trabalho de negócios entre aplicativos na nuvem e locais são criados por meio de Ações e Gatilhos, no que chamamos de "Receitas".

As receitas são fluxos de trabalho automatizados que podem abranger vários aplicativos. Cada receita é composta de um gatilho e de uma ou mais ações que podem ser executadas quando o evento do gatilho é detectado.

Por exemplo, quando um novo usuário é convidado para o seu programa de RH, isso pode convidar um usuário para a Hive. Em seguida, isso pode iniciar um modelo de ação na Hive para a integração do novo membro da equipe e, depois, enviar uma mensagem a um grupo do Slack avisando a equipe sobre o novo colega.

Simples, 1-2-3. Saiba mais sobre o Hive Automate, como começar e como criar sua própria receita. Pronto. Apresentamos nove boas práticas para trabalhar mais rápido, para você começar a viver a vida mais cedo. Tem outras sugestões para acrescentarmos? Conte como você trabalha mais rápido nos comentários abaixo.