O que saber sobre equipes híbridas no ambiente de trabalho

Uma pergunta que muitos profissionais remotos estão fazendo é: "Vamos trabalhar de casa para sempre?" E a resposta é, ao mesmo tempo, sim e não. Algumas empresas passaram totalmente para o trabalho remoto, enquanto outras ainda planejam voltar ao trabalho no escritório. E há negócios que optam por uma mistura dos dois modelos. Gerenciar uma equipe com pessoas presenciais e remotas exige novas habilidades e ferramentas. Este guia vai ajudar você a entender o que é uma equipe híbrida, como superar seus desafios específicos e como liderar uma de forma eficaz.

O que é uma equipe híbrida?

Uma equipe híbrida é formada por profissionais que trabalham no escritório e profissionais remotos. Ou seja, algumas pessoas se deslocam até o trabalho, enquanto outras trabalham de casa. É um modelo de trabalho flexível que permite a cada pessoa escolher o que funciona melhor para sua produtividade. As equipes híbridas eram um recurso exclusivo de equipes distribuídas, mas isso mudou com a chegada da pandemia. Um dos motivos para o aumento da adoção do modelo de trabalho híbrido é que os profissionais têm sentimentos mistos sobre a volta ao escritório.  Uma pesquisa da Gallup mostra que 59% dos trabalhadores dos EUA prefeririam continuar trabalhando de casa. Os outros 41% gostariam de voltar ao trabalho como era antes da pandemia. Além disso, outro fator que levou as empresas às equipes híbridas é a preocupação com a saúde e a segurança de todos voltando ao escritório ao mesmo tempo.  Quando bem executado, o modelo de trabalho híbrido permite que as empresas maximizem a produtividade e tenham acesso a talentos fora do mercado local. Mas, por melhores que essas vantagens pareçam, elas também trazem desafios.

Os desafios de liderar uma equipe híbrida

Exclusão da equipe remota

Existe a tendência de deixar a inclusão dos profissionais remotos em segundo plano na cultura do escritório, já que eles não estão presentes. Um estudo da Harvard Business Review revelou que "muitos (profissionais remotos) sentem que os colegas não os tratam de forma igual... Em especial, eles temem que os colegas falem mal deles pelas costas, alterem projetos sem avisá-los com antecedência, façam articulações contra eles e não lutem pelas suas prioridades." O relatório Buffer sobre o estado do trabalho de 2019 afirma que "75% dos entrevistados disseram que a empresa não paga a internet residencial, e 71% disseram que a empresa não cobre o custo de uma assinatura de coworking." Deixar os profissionais remotos arcarem com o custo de montar um espaço de trabalho e com os serviços de internet não só faz com que eles se sintam excluídos, como também os deixa lidando com problemas que podem reduzir a produtividade. 

Estruturas inflexíveis

Em seu artigo sobre equipes híbridas remotas, Sid Sijbrandij, CEO do Gitlab, aponta que manter os sistemas e processos que fizeram o modelo presencial dar certo pode levar ao fracasso para quem trabalha remotamente. Seu novo ambiente de trabalho pode não ter nada a ver com o antigo, principalmente com uma equipe composta por pessoas presenciais e remotas. Abandonar antigas práticas e seguir novos sistemas será um desafio.

Falhas de comunicação

Os problemas de comunicação da sua equipe não vão desaparecer com a volta ao escritório. Eles podem até ficar mais complicados, já que a equipe será dividida entre quem está no local e quem está remoto.  Existe o risco de as "conversas de corredor" voltarem e de decisões importantes serem tomadas sem o conhecimento dos membros remotos da equipe. 

Falta de apoio da liderança 

Nem todo mundo acredita que uma mistura de formatos de trabalho flexíveis seja uma decisão de negócios viável. Se as regras não forem mudadas para criar um ambiente favorável, trabalhar como equipe híbrida será quase impossível. Com todos esses desafios, você pode estar pensando: "O modelo de trabalho híbrido é uma boa ideia?" A resposta é sim.  Dan Radu, presidente da Macro, uma agência de operações de marketing, comanda com sucesso uma equipe híbrida e dá este conselho a líderes que estão começando  "Não tenha medo. Sei que existe muito ceticismo, mas é totalmente possível. Descubra o que motiva sua equipe, não se esqueça de criar vínculos emocionais com os profissionais que trabalham de forma alternada e use os sistemas digitais de gerenciamento de trabalho em todo o seu potencial."

Como gerenciar uma equipe híbrida

Agora que vimos os desafios das equipes híbridas, também precisamos falar das melhores práticas para quem está optando por essa estrutura. É possível ter sucesso -- e até prosperar -- com uma equipe híbrida. Mas, se você quer ter a melhor experiência possível, talvez precise reinventar alguns aspectos do seu ambiente de trabalho. Estas são algumas estratégias e ferramentas que você pode usar para gerenciar melhor uma equipe híbrida.

Tenha uma cultura de trabalho remote-first.

Brian Armstrong, CEO da Coinbase, explica que "ser remote-first exige uma mudança de mentalidade e de comportamento. Significa que a experiência do funcionário deve ser a mesma, esteja ele no escritório um dia por semana, cinco dias por semana ou nunca." Você deve reestruturar a cultura de trabalho para acomodar todos. É importante tornar os processos mais inclusivos para a equipe remota e eliminar as práticas atuais do escritório que a afetam de forma negativa. Leonard Souza, da Webflow, sugere tornar as reuniões gerais menos centradas no escritório, fazendo com que todos participem virtualmente (até quem está no escritório). Ele também sugere replicar os eventos da empresa para os membros virtuais da equipe e reunir todo mundo pelo menos uma vez por ano.  

Use a comunicação assíncrona. 

Haverá a tentação de enviar mensagens, agendar chamadas de vídeo ou marcar apresentações em horários síncronos de uma hora para outra. Você pode esperar que os membros da equipe remota respondam às suas mensagens tão rápido quanto alguém no escritório. Mas provavelmente não será assim. Do lado deles, pode haver dificuldade para acessar informações ou acompanhar reuniões e conversas.  Para evitar isso, siga as regras básicas da comunicação assíncrona:

• Comunique demais, sempre com contexto 

• Reduza a duração das reuniões e elimine as desnecessárias

• Defina pautas com antecedência e pergunte sobre a disponibilidade antes de agendar qualquer coisa 

• Grave as reuniões e documente o trabalho

• Use canais específicos para a comunicação (os membros da equipe podem usar uma ferramenta como a Hive para acompanhar o andamento de qualquer projeto) 

Garanta o apoio da liderança.

Crie um ambiente favorável que ofereça apoio tanto aos profissionais do escritório quanto aos remotos. Construir confiança, incentivar a responsabilidade e se comunicar com abertura ajudam muito a fortalecer a cultura de trabalho híbrida. 

Invista nas melhores ferramentas.

As ferramentas que sua equipe usa influenciam o nível de produtividade. As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a pôr ordem no caos que pode surgir com equipes híbridas. A Hive é uma ótima ferramenta de gerenciamento de projetos que incentiva a colaboração em qualquer tipo de equipe. Na Hive, os membros da equipe podem acompanhar projetos e atribuir tarefas a outras pessoas, o que ajuda as equipes a colaborar de forma eficaz e alcançar objetivos comuns de qualquer lugar. Também é fundamental usar uma ferramenta de videoconferência como o Zoom para realizar reuniões. Além disso, ter um lugar central onde as informações ficam armazenadas e são facilmente acessadas por todos, como o Google Drive , ajudará todo mundo a concluir seu trabalho. Rostos borrados e pixelados e vozes quase inaudíveis nas videoconferências podem ser sinal de equipamento ruim. Os computadores pessoais e os espaços de trabalho atuais da sua equipe talvez precisem de uma renovação. Seja no escritório ou em casa, estes são alguns produtos úteis em que sua empresa pode considerar investir:

• Um laptop

• Mesa com ajuste de altura / mesa comum 

• Cadeira ergonômica confortável 

• Fones de ouvido 

• Caixas de som para o computador 

• Mouse pad e apoio de pulso 

• Microfone e câmera dedicada para chamadas no Zoom  

Sempre inclua os profissionais remotos.

Mesmo não estando presentes no escritório, você deve fazer com que os profissionais remotos se sintam parte da equipe. 

• Inclua-os em atividades da equipe, como comemorações de aniversário, happy hours e programas de treinamento e desenvolvimento de funcionários

• Planeje reuniões híbridas que incluam tanto os funcionários do escritório quanto os remotos

• Mantenha uma sala de bate-papo, como a conversa na copa, onde todos possam se atualizar sobre acontecimentos engraçados ou aleatórios do escritório

• Planeje atividades virtuais de integração da equipe 

• Organize retiros da empresa que envolvam todo mundo 

Tenha formatos de trabalho flexíveis para diferentes tipos de profissionais.

Você não deve impor aos profissionais remotos expectativas que deveriam valer só para a equipe do escritório. Ingrid Ødegaard, cofundadora da Whereby, diz: "Quando você não vê as pessoas trabalhando, precisa confiar que elas vão fazer o trabalho. A maioria das pessoas quer fazer um bom trabalho, e você pode se surpreender com o que acontece quando dá a elas a liberdade de controlar o próprio dia. Personalidades diferentes precisam de ambientes diferentes para ser produtivas e prosperar…" Descubra quais horários e padrões de trabalho funcionam para cada membro da sua equipe. Com isso em mente, defina expectativas e prazos que combinem com eles. Foque nos resultados, e não nos processos. Para os funcionários que vão ao escritório, otimize a experiência projetando o espaço de trabalho com base em como eles realmente o usam. Você também pode aproveitar tecnologias como a Density, que permite medir de forma anônima a ocupação do espaço de trabalho em tempo real, para tomar decisões de design mais bem informadas sobre quem vai trabalhar e quando.  

Como criar uma escala de trabalho híbrida 

Como a equipe do escritório e a equipe remota vão trabalhar de maneiras diferentes, você precisa planejar com antecedência para permitir uma colaboração bem-sucedida. Uma escala de trabalho híbrida é um plano claro que define como as duas equipes vão colaborar. Continue pedindo feedback à sua equipe e faça ajustes quando necessário. 

Incentive a visibilidade e a abertura na cultura da sua equipe.

Sejamos sinceros. É normal pensar que quem a gente vê é quem está realizando o trabalho. Por isso, é importante criar desde o início uma cultura de equipe híbrida que incentive seus profissionais remotos a serem visíveis, abertos e comunicativos.  Quando Erin Rooney Doland, head de conteúdo e SEO da Vulcan, era a única profissional remota no emprego anterior, ela atualizava a gestão regularmente sobre o seu trabalho. "Além de todas as reuniões regulares da semana (stand-ups, reuniões de projeto, reuniões de planejamento etc.), percebi logo no início que precisava ter conversas individuais agendadas com meus supervisores, meus subordinados e pessoas-chave de outros departamentos." Usar um software de gerenciamento de fluxo de trabalho torna ainda mais fácil acompanhar os profissionais remotos. Um ponto mais importante é incentivar a abertura. Um ambiente de trabalho híbrido tende a gerar conflitos, e cabe a você geri-los. Converse regularmente sobre como está indo o trabalho como equipe híbrida. Para incentivar a honestidade e a comunicação aberta, você pode usar uma ferramenta de pesquisa criada para facilitar o feedback anônimo, como a Polly, para reunir as ideias, opiniões e preocupações da sua equipe sobre o formato de trabalho híbrido.

Treine líderes de equipe e gestores.

40% dos 215 gestores entrevistados em um estudo da Harvard Business Review duvidavam da própria capacidade de gerenciar profissionais remotos. Não é realista esperar que os gestores saibam liderar uma equipe híbrida sem treinamento. Embora boa parte da experiência venha com a prática, é preciso aprender ativamente sobre o assunto. Uma ótima maneira de fazer isso é estudar como outras empresas híbridas trabalham e adaptar as lições para a sua equipe.

Conclusão

No fim das contas, uma equipe híbrida prospera quando a produtividade é medida por resultados, e não pelas horas passadas em uma mesa. Foque nos resultados e menos no processo -- que será diferente para cada pessoa. Ao considerar as necessidades dos profissionais remotos e da equipe do escritório, você pode encontrar um equilíbrio que ajude todos a fazer o seu trabalho da melhor maneira possível.