Comment travailler plus vite : 10 conseils simples

À la fin de la journée de travail, une chose rassemble tout le monde. Peu importe le secteur, le titre ou l'expérience, nous partageons tous un même objectif : terminer notre travail le plus tôt possible. Pensez-y. Connaissez-vous une seule personne qui refuserait de travailler plus vite?  Au fond, nous travaillons tous pour vivre la vie que nous voulons. Il y a bien d'autres motivations, comme l'épanouissement personnel, le désir d'avoir un impact ou même une véritable passion pour ce que l'on fait. Pourtant, 72 % des gens disent travailler pour vivre, ce qui prouve que le travail est souvent un moyen plutôt qu'une fin.  C'est probablement pourquoi tant de gens (y compris vous, puisque vous avez cliqué sur cet article) s'intéressent à l'optimisation de leur journée de travail. Plus vous êtes efficace au travail, plus tôt vous retrouvez votre vie. Chez Hive, nous croyons que l'équilibre entre le travail et la vie personnelle est tout à fait possible. C'est pourquoi nous partageons neuf façons simples de travailler plus vite, pour avoir plus de temps pour ce que vous aimez. 

1. Connaissez vos forces et vos faiblesses. 

Si vous voulez travailler plus vite, vous devez comprendre vos forces et vos faiblesses personnelles. Cela vous aidera à prioriser vos tâches et à bien gérer votre temps. Pour les tâches qui jouent sur vos forces, gardez-les peut-être pour la fin de la journée, quand vous savez que votre cerveau est fatigué et moins apte à relever un défi.  Connaître vos faiblesses vous fera aussi gagner du temps. Peut-être qu'une autre personne est mieux placée pour la tâche et que vous pouvez la lui déléguer. Ou peut-être devriez-vous mettre ces responsabilités en tête de votre liste de choses à faire, pour vous en débarrasser avant de passer à autre chose. On appelle souvent cela « manger la grenouille », et c'est l'un des meilleurs conseils de productivité qui existent. John Furneaux, chef de la direction de Hive, ne jure que par cette méthode : il s'efforce toujours de s'attaquer d'abord à la tâche la plus difficile chaque jour. Ce n'est pas toujours agréable, mais cette astuce vous fera gagner du temps à long terme, parce qu'elle vous empêche de procrastiner. 

2. Utilisez vos ressources. 

Heureusement pour nous tous, nous vivons à une époque où abondent les outils de productivité pour travailler plus vite. Peu importe ce qui vous ralentit au travail, il existe des outils pour vous aider. Vous avez du mal à vous concentrer? Il y a une application pour ça. Vous vous levez sans cesse parce que votre dos vous fait mal? Il y a une chaise ergonomique pour ça. Vous avez besoin d'une façon plus organisée de travailler avec vos collègues? Il y a un outil de gestion de projets pour ça. Vous avez besoin d'aide pour publier vos messages sur les réseaux sociaux selon l'horaire prévu? Il y a aussi des outils d'automatisation des réseaux sociaux pour ça. Si vous avez un problème bien précis qui vous fait perdre du temps, rechercher les bonnes ressources et y investir est une première étape simple pour trouver une solution. Voici d'excellentes ressources pour commencer : 

• Les meilleurs logiciels de gestion de projets 

• Les meilleurs outils de suivi du temps

• Les meilleurs outils de réunion en ligne 

• Les meilleurs logiciels de gestion des tâches

• Les meilleurs produits pour le télétravail 

3. Collaborez intelligemment. 

Ce n'est pas un hasard si « cette réunion aurait pu être un courriel » est devenu une expression populaire, voire un mème, ces dernières années. Dans une étude de CNBC réalisée avant le passage au télétravail provoqué par la pandémie, 67 % des travailleurs ont affirmé que les réunions excessives les empêchent de faire leur travail. Et même dans le contexte actuel du télétravail, la fatigue de Zoom est un vrai problème.  Les réunions excessives ne sont qu'un exemple de collaboration inefficace au travail. Il y a aussi les problèmes liés aux systèmes de clavardage internes, aux fils de courriels interminables et même aux consignes floues sur la « prochaine étape ». Aujourd'hui surtout, alors que de nombreuses équipes travaillent à distance depuis des endroits différents, il est important d'améliorer la transparence et de limiter les communications superflues. Une façon d'y arriver est d'utiliser un outil de collaboration comme Hive, qui réunit tous les systèmes de communication, les documents et les affectations de votre équipe dans un seul tableau de bord centralisé.

4. Cessez de faire du multitâche. 

Vous êtes-vous déjà demandé comment il se fait que vous travailliez sur cinq choses à la fois sans jamais rien accomplir? C'est parce que le multitâche est le mythe ultime de la productivité. En fait, il est prouvé qu'il faut 40 % plus de temps pour accomplir des tâches en faisant du multitâche.  L'alternative? La monotâche. Comme vous l'imaginez, cela consiste à faire une seule tâche à la fois, pendant de courtes périodes qui correspondent à la capacité d'attention moyenne d'un humain, soit environ 18 à 20 minutes. Si vous avez du mal à vous concentrer sur une seule tâche, éloignez-vous des distractions. Désactivez les notifications de courriel, fermez les autres onglets du navigateur et voyez à quel point vous travaillez plus vite quand vous vous concentrez sur une seule chose. 

5. Éliminez les distractions.

Nous avons parlé des avantages de la monotâche pour travailler plus vite. Un autre conseil simple pour gagner en efficacité est de rester concentré en éliminant les distractions. Selon une étude de l'Université de Californie à Irvine, après une pause ou une distraction, il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour reprendre la tâche. Un espace de travail propre, un bureau à domicile bien organisé, ainsi que votre téléphone et les réseaux sociaux mis de côté peuvent tous contribuer à améliorer votre concentration. Vous pouvez aussi couper toutes les notifications de vos appareils. Si vous utilisez Hive comme solution de gestion de projets, vous apprécierez pour cette raison le mode Concentration : cette fonctionnalité coupe toutes les notifications et met l'application en sourdine, pour que vous puissiez travailler sur la tâche en cours sans interruption.

6. Rendez les réunions plus productives.

Prenez une minute pour réfléchir au temps que vous passez habituellement en réunion chaque semaine. Toutes ces réunions sont-elles nécessaires? Combien d'entre elles pourraient être un courriel? On estime qu'environ 35 % du temps des cadres intermédiaires est consacré aux réunions, une proportion qui grimpe à 50 % au niveau de la haute direction. Et comme une grande partie de ce temps se passe maintenant en réunions virtuelles, la monotonie et la fatigue après des réunions à la chaîne sont un vrai problème. Quelles sont donc quelques façons simples de rendre les réunions plus productives et de réduire le temps perdu? Pour commencer, assurez-vous qu'une personne est désignée pour mener chaque réunion. Vous pouvez aussi encourager cette personne — que ce soit un gestionnaire de projet ou même son adjoint — à partager un ordre du jour à l'avance, pour que tout le monde arrive en sachant exactement ce dont on discutera.

Vous pouvez aussi essayer de planifier des réunions de 15 ou de 45 minutes — à quelle fréquence avez-vous vraiment besoin de l'heure complète? Rien de mieux que de « reprendre ses 15 minutes ».

7. Fixez-vous des objectifs progressifs. 

Une façon de stimuler la productivité et la motivation est de fixer de petites étapes menant à l'objectif global. Ces petits objectifs vous donnent quelque chose à viser dans l'immédiat, ce qui encourage la motivation et vous évite de vous perdre dans la vue d'ensemble. Se fixer des objectifs n'est pas qu'une bonne pratique au travail; il est démontré en psychologie que cela influence la réussite. Des études ont montré que nous entraînons notre esprit à penser à ce que nous voulons dans la vie — nous fixer un objectif —, puis que nous nous poussons jusqu'à l'atteindre. Se fixer des objectifs, c'est créer un élan pour soi-même. Cela aide à repérer un point à atteindre et déclenche le désir d'y arriver le plus vite possible. 

8. Tout est une question de moment

Savoir à quel moment de la journée vous et votre équipe travaillez le mieux est extrêmement utile pour que tout le monde travaille plus vite. Que vous soyez un oiseau de nuit ou une personne du matin, il est essentiel d'adapter votre routine et votre journée de travail à vos besoins. Si ce n'est pas naturel pour vous, d'excellentes applications, comme Clockwise, vous permettent de personnaliser votre « temps libre » et de réserver du « temps de concentration ». Vous pouvez indiquer les moments de la journée où vous êtes le plus productif, et Clockwise optimisera votre calendrier en fonction de ces contraintes. De plus, il est important d'optimiser le temps passé en réunion par rapport au temps passé à travailler seul. Vous devez vous donner amplement de temps pour réellement terminer votre travail et vos tâches -- personne ne peut avancer quand il enchaîne les réunions Zoom toute la journée.

9. Automatisez les tâches manuelles.

Nous connaissons tous la différence entre les tâches manuelles qui ressemblent à du travail de remplissage et les tâches plus précieuses qui demandent de la réflexion. Même les personnes aux plus hauts postes se retrouvent parfois à faire des tâches à faible valeur. Mais avez-vous déjà pris le temps de vous demander si vous pouviez confier ce travail de remplissage à quelqu'un d'autre? La plupart des tâches répétitives peuvent être automatisées avec un outil comme Zapier, qui aide à connecter toutes vos applications et à transférer l'information de l'une à l'autre automatiquement. Quand nous avons parlé au chef de la direction de Zapier, il a partagé certaines de ses automatisations Zapier préférées (appelées Zaps) pour accroître la productivité et gagner du temps au quotidien. L'une d'elles vous semble-t-elle utile?

• Enregistrer les nouvelles pièces jointes de Gmail dans Dropbox. 

• Créer et envoyer un ordre du jour avant les réunions pour que tout le monde puisse répondre aux questions prédéfinies. 

• Avant le début d'une réunion, envoyer un ordre du jour et un lien Zoom dans Slack et mentionner les participants pour qu'ils puissent se joindre facilement.

10. Utilisez Hive Automate

Hive Automate est une nouvelle fonctionnalité puissante qui vous permet de prendre le contrôle des besoins d'intégration et d'automatisation propres à votre équipe dans Hive. Les flux de travail d'entreprise entre les applications infonuagiques et sur site sont établis grâce à des actions et à des déclencheurs, dans ce que nous appelons des « recettes ».

Les recettes sont des flux de travail automatisés qui peuvent englober plusieurs applications. Chaque recette comprend un déclencheur et une ou plusieurs actions qui peuvent être exécutées quand l'événement déclencheur est détecté.

Par exemple, quand un nouvel utilisateur est invité dans votre programme de RH, cela peut inviter un utilisateur dans Hive. Cela peut ensuite lancer un modèle d'action dans Hive pour l'intégration du nouveau membre de l'équipe, puis envoyer un message à un groupe Slack pour annoncer son arrivée à l'équipe.

Facile, 1-2-3. En savoir plus sur Hive Automate, pour bien démarrer et pour créer votre propre recette. Voilà. Nous avons présenté neuf bonnes pratiques pour travailler plus vite, afin que vous puissiez profiter de la vie plus tôt. Avez-vous d'autres suggestions à ajouter? Dites-nous dans les commentaires ci-dessous comment vous travaillez plus vite.