オンライン会議で話を遮らないためのコツ

パンデミックにより、私たちは皆、新しいスキルを身につける必要に迫られました。従業員の中には、マルチタスクの力や、より柔軟なスケジュールへの対応力が高まった人もいます。マネージャーも同じです。Zoom会議の進行や、リモート会議が発言と優先事項の入り乱れた混乱に陥らないようにする方法など、思いがけないスキルを急速に身につけてきました。マネージャーがオンライン会議を改善するために使える方法はいくつもあります。また、会議をできるだけスムーズに進めるためのオンライン会議ツールも、数多くあります。高度なリモート会議ソフトを使えば、参加者を選んでミュートしたり、議事メモを取ったり、スライドを共有してメンバーを正しい方向に導いたりできます。しかし、ソフトウェアの問題ではないこともあります。基本を押さえて、チームメイトがお互いに話を遮りすぎないようにする方法を見つけることが大切な場合もあります。幸い、それにも役立つ方法がいくつかあります。このガイドでは、オンライン会議でチームが互いの話を遮らないようにするための4つのコツを紹介します。 

1. 会議の準備をする

メンバーが互いの話を遮らないようにするもっとも効果的な方法の1つは、会議の議題を全員が把握しておくことです。議題がはっきりしていないと、自分が話したい項目が忘れられていると思い、忘れられないように他の人の話を遮ってしまうことがあります。この種の割り込みは、会議全体を脱線させかねないため、とくに会議の妨げになります。  ただ、こうした割り込みを避けるには、比較的簡単な方法があります。まず、会議の前にメンバーへ連絡して、会議で発言したいかどうか、何について話したいかを教えてもらいます。そのうえで、すべての項目を、明確で詳しい議題にまとめます。こうすれば、メンバー全員が、自分の話したいテーマが取り上げられること、そしていつ取り上げられるかを知ることができます。Hive Notesのようなツールなら、会議の開始前に議題を参加者全員と共有できます。会議の進行中は、リアルタイムで共同してメモを取れます。  もちろん、マネージャー自身もオンライン会議の準備をする必要があります。ある議題で質問が多く出そうだ（つまり割り込みが起きやすそうだ）とわかっているなら、他の話題を急ぐのではなく、会議の中でその時間を確保しておきましょう。  この種の準備は、きちんと行えば、割り込みを防ぐこと以上の効果があります。実際、こうした入念な準備は、スケールできる生産性を生み出す重要な方法の1つです。ビデオ通話に使う時間から、最大限の成果を引き出せるからです。

2. つなぎ言葉を使う

次に、発言したいことを示す、より実用的な方法を見てみましょう。よくある割り込みを思い浮かべると、割り込み方にはいくつか種類があることがすぐにわかります（割り込まれる側でも同じです）。そして、他より生産的で有益なものもあります。たとえば、相手が要点を話す前に割り込み、会話をまったく別の方向へ引っ張ってしまうと、入念な準備もすぐに台無しになりかねません。一方で、全員の意見を聞くことや、今の会議の形式に合わなくても問題を提起できることも大切です。この相反する優先事項のバランスをとることが、オンライン会議の運営でもっとも難しい点です。それでも、方法はあります。「コミュニケーションの専門家の中には、割り込みたいという合図として『えーと』『あの』のような『つなぎ言葉』を使うことを実際にすすめる人もいます」と、 Ivory Researchのコミュニケーション責任者Veronica Markeyは認めています。こうした短い言葉なら、話したいことがあると示せます。しかも、今の話の流れを妨げるかもしれないと自覚していることも伝わります。また、今の話し手が話を終えるのを待ってから、出された別の話題に移れます。こうした言葉に気づき、会議の構成に生かすには、会議を進行するマネージャーの腕が必要です。それでも、こうした「つなぎ言葉」に注意していることをメンバーに伝えておくと、新しい「仕組み」にあっという間になじむはずです。そして、より生産的な会議を運営できるようになるまでの早さにも、驚くかもしれません。

3. 認めてから積み上げる

割り込みに関連する問題として、割り込まれた人が、個人的な軽視と受け取ることがあります。誰かが意見を述べているときに、別の人が話をさえぎると、元の意見が否定されたり、批判されたりしているように感じられることがあります。こうした割り込みから起こりうる摩擦を避けるには、割り込みの形をより建設的にする方法をメンバーに教えておくとよいでしょう。それが「認めてから積み上げる」方法です。割り込みを元の意見への反論のように述べるのではなく、元の意見が正しく役に立つものであり、自分はそれに積み上げるのだと伝えます。言い方に取り入れて、はっきりと口にするのもよいでしょう。たとえば、「それは素晴らしい意見ですね。それに付け加えて、〜と言いたいです」と言います。これは、対立を生みにくい伝え方です。使い続けると、会議が良くなるだけでなく、チームがリモートでのあらゆるコミュニケーションでやり取りする様子も、改善していくのがわかるでしょう。

4. 同じ点にこだわらない

もちろん、会議での割り込みをやめさせるには、もっと直接的な方法があります。割り込むのをやめることです。軽く聞こえるかもしれませんが、真剣な点でもあります。割り込みには、必要で建設的なものと、そうでないものがあります。見分けるのは難しいこともありますが、割り込もうとしている内容が、思ったほど重要ではないことを示すサインがいくつかあります。たとえば、次のような場合です。

• 会議はすでに終わっているはずの時間である。会議がすでに時間を超えていて、まだ言いたいことがあるなら、別の会議を設定しましょう。 

• 今すぐ決定が必要な内容ではない。同僚やメンバーに提案を検討してもらう場合は、Zoomでライブにするよりもメールで行うほうがずっと適切です。全員の時間を無駄にせずに済みます。 

• すでに会議の大半を自分が話している。会議が主に自分の話で進んでいて、他の話し手に割り込んでいるなら、準備が足りなかった可能性があります。一歩引いて、メンバーに独演を聞かせるのではなく、会議をチームの意見を知る場にしましょう。

そうは言っても、会議の議題には、必須ではない項目を入れる余地も確かにあります。実際、オンラインのアイスブレイクをいくつか組み込む時間をとれば、会議が楽しくなるだけではありません。会議の後半で割り込む代わりに、メンバーがもっと気軽な形で意見を出す大切な機会にもなります。

まとめ

結局のところ、会議の運営は科学というより芸術に近く、うまくやる方法はマネージャーごとに異なります。それでも、成功しているマネージャーに共通する方法がいくつかあります。それが、ここで紹介した、準備すること、敬意あるコミュニケーションを育てること、そして他の人の時間を意識することです。最後に、優れたマネージャーであることは、そこで終わりではありません。割り込みが大きく減ったとしても、すぐに自分の丁寧なマネジメントのおかげだと考えないでください。むしろ、オンライン会議による燃え尽きのサインを知っておき、メンバーに悪影響が出る前に気づけるようにしましょう。従業員への配慮の責任もあります。リモートやハイブリッドの職場では、これまで以上に大切です。