Schneller arbeiten: 10 einfache Tipps

Am Ende des Arbeitstags verbindet uns alle eines. Egal in welcher Branche, mit welchem Jobtitel oder welcher Erfahrung: Wir haben ein gemeinsames Ziel. Wir wollen unsere Arbeit so schnell wie möglich erledigen. Überlegen Sie einmal: Kennen Sie jemanden, der die Chance ablehnen würde, schneller zu arbeiten?  Letztlich arbeiten wir alle, um so zu leben, wie wir es wollen. Es gibt viele andere Motive für Arbeit, etwa persönliche Erfüllung, den Wunsch, etwas zu bewegen, oder echte Leidenschaft für das, was man tut. Trotzdem sagen 72 % der Menschen, dass sie arbeiten, um zu leben. Arbeit ist also oft nur Mittel zum Zweck.  Das ist wohl der Grund, warum sich so viele Menschen (auch Sie, denn Sie haben diesen Artikel angeklickt) dafür interessieren, ihren Arbeitstag zu optimieren. Je effizienter Sie bei der Arbeit sind, desto früher können Sie zu Ihrem Leben zurückkehren. Bei Hive glauben wir, dass Work-Life-Balance absolut möglich ist. Deshalb zeigen wir Ihnen neun einfache Wege, Ihre Arbeit schneller zu erledigen, damit mehr Zeit für das bleibt, was Sie lieben. 

1. Kennen Sie Ihre Stärken und Schwächen. 

Wer schneller arbeiten will, muss die eigenen Stärken und Schwächen verstehen. Das hilft Ihnen, Aufgaben zu priorisieren und Ihre Zeit richtig einzuteilen. Bei Ihren Stärken können Sie solche Aufgaben vielleicht für das Ende des Tages aufheben, wenn Ihr Kopf müde und weniger bereit für Herausforderungen ist.  Auch das Wissen um Ihre Schwächen spart Zeit. Vielleicht ist jemand anderes für die Aufgabe besser geeignet, und Sie können sie delegieren. Oder Sie setzen diese Aufgaben an den Anfang Ihrer To-do-Liste, um sie zu erledigen, bevor Sie sich anderem widmen. Das nennt man oft „Eat the Frog“, und es ist einer der besten Produktivitätstipps überhaupt. Auch Hive-CEO John Furneaux schwört darauf und packt jeden Tag zuerst das Schwierigste an. Das macht nicht immer Spaß, spart aber langfristig Zeit, weil Sie nichts aufschieben. 

2. Nutzen Sie Ihre Ressourcen. 

Zum Glück leben wir in einer Zeit, in der es eine Fülle an Produktivitäts-Tools gibt, mit denen Sie schneller arbeiten können. Egal, was Sie bei der Arbeit ausbremst: Es gibt Tools, die helfen. Fällt Ihnen das Fokussieren schwer? Dafür gibt es eine App. Stehen Sie ständig auf, weil Ihr Rücken schmerzt? Dafür gibt es einen ergonomischen Stuhl. Brauchen Sie eine bessere Organisation der Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen? Dafür gibt es ein Projektmanagement-Tool. Brauchen Sie Hilfe, damit Ihre Social-Media-Beiträge pünktlich erscheinen? Auch dafür gibt es Tools zur Automatisierung von Social Media. Wenn Sie ein klares Problem haben, das Sie Zeit kostet, ist es ein einfacher erster Schritt, passende Ressourcen zu recherchieren und in sie zu investieren. Diese Ressourcen helfen Ihnen beim Einstieg: 

• Die beste Projektmanagement-Software 

• Die besten Tools zur Zeiterfassung

• Die besten Tools für Online-Meetings 

• Die beste Software für Aufgabenmanagement

• Die besten Produkte für das Homeoffice 

3. Arbeiten Sie klug zusammen. 

Es hat einen Grund, warum „Das Meeting hätte auch eine E-Mail sein können“ in den letzten Jahren zu einem beliebten Spruch und sogar zu einem Meme geworden ist. In einer CNBC-Studie vor der durch die Pandemie ausgelösten Verlagerung ins Homeoffice sagten 67 % der Beschäftigten, dass zu viele Meetings sie davon abhalten, ihre Arbeit zu erledigen. Und auch in der heutigen Remote-Arbeitswelt ist Zoom-Müdigkeit ein echtes Problem.  Zu viele Meetings sind nur ein Beispiel für ineffiziente Zusammenarbeit. Probleme entstehen auch durch interne Chatsysteme, überwältigende E-Mail-Ketten und sogar unklare Zuweisungen für die „nächsten Schritte“. Gerade heute, da viele Teams remote von verteilten Standorten aus arbeiten, ist es wichtig, die Transparenz zu verbessern und überflüssige Kommunikation zu verringern. Das gelingt zum Beispiel mit einem Collaboration-Tool wie Hive. Es bringt alle Kommunikationssysteme, Dokumente und Aufgaben Ihres Teams in einem zentralen Dashboard zusammen.

4. Hören Sie auf mit Multitasking. 

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie an 5 Dingen gleichzeitig arbeiten können und trotzdem nichts richtig fertig wird? Das liegt daran, dass Multitasking der größte Produktivitätsmythos ist. Es ist sogar belegt, dass Aufgaben 40 % länger dauern, wenn Sie Multitasking betreiben.  Die Alternative? Single-Tasking. Wie Sie sich denken können, bedeutet das, immer nur eine Aufgabe zu bearbeiten, in kürzeren Intervallen, die zur durchschnittlichen Aufmerksamkeitsspanne des Menschen von etwa 18 bis 20 Minuten passen. Wenn es Ihnen schwerfällt, sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren, schirmen Sie sich von Ablenkungen ab. Schalten Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen aus, schließen Sie die anderen Browser-Tabs und erleben Sie, wie viel schneller Sie arbeiten, wenn Sie sich auf eine Sache konzentrieren. 

5. Beseitigen Sie Ablenkungen.

Wir haben über die Vorteile von Single-Tasking gesprochen, um schneller zu arbeiten. Ein weiterer einfacher Tipp für mehr Effizienz ist, konzentriert zu bleiben und Ablenkungen zu beseitigen. Laut einer Studie der University of California, Irvine dauert es nach einer Pause oder Ablenkung im Schnitt 23 Minuten und 15 Sekunden, bis man wieder bei der Aufgabe ist. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz, ein organisiertes Homeoffice sowie Smartphone und Social Media außer Reichweite verbessern gemeinsam Ihren Fokus. Sie können auch alle Benachrichtigungen Ihrer Geräte ausschalten. Wenn Sie Hive als Projektmanagement-Lösung nutzen, werden Sie deshalb den Focus Mode lieben. Diese Funktion schaltet alle Benachrichtigungen aus und stellt die App praktisch stumm, damit Sie ohne Unterbrechung an Ihrer aktuellen Aufgabe arbeiten können.

6. Machen Sie Meetings produktiver.

Überlegen Sie kurz, wie viel Zeit Sie normalerweise pro Woche in Meetings verbringen. Sind all diese Meetings nötig? Wie viele davon könnten eigentlich eine E-Mail sein? Schätzungen zufolge verbringen mittlere Führungskräfte etwa 35 % ihrer Zeit in Meetings. Auf der Ebene der Geschäftsleitung steigt dieser Wert auf 50 %. Und da ein Großteil dieser Zeit heute in virtuellen Meetings verbracht wird, sind Monotonie und Erschöpfung nach Meetings im Dauerlauf ein echtes Problem. Wie lassen sich Meetings produktiver gestalten und verschwendete Zeit verringern? Sorgen Sie zunächst dafür, dass jedes Meeting eine feste Leitung hat. Sie können die Leitung auch ermutigen, vorab eine Agenda zu teilen, egal ob es sich um eine Projektleitung oder deren Assistenz handelt. So kommen alle mit dem Wissen ins Meeting, was besprochen wird.

Sie können auch Meetings von 15 oder 45 Minuten ansetzen. Wie oft brauchen Sie ohnehin die ganze Stunde? Nichts ist schöner, als „sich seine 15 Minuten zurückzuholen“.

7. Setzen Sie Etappenziele. 

Um die Produktivität zu steigern und die Motivation zu stärken, setzen Sie kleine Meilensteine auf dem Weg zum großen Ziel. Diese kleineren Ziele geben Ihnen etwas, worauf Sie unmittelbar hinarbeiten können. Das fördert die Motivation und verhindert, dass Sie sich im großen Ganzen verlieren. Zielsetzung ist nicht nur eine Best Practice für die Arbeit. Es ist psychologisch belegt, dass sie den Erfolg beeinflusst. Studien zeigen, dass wir unseren Geist darauf trainieren, über das nachzudenken, was wir im Leben wollen, also ein Ziel zu setzen, und uns dann anzutreiben, bis wir es erreichen. Ziele zu setzen ist wie Schwung für sich selbst zu erzeugen. Es hilft Ihnen, einen Punkt vor sich zu erkennen, und weckt den Wunsch, so schnell wie möglich dorthin zu kommen. 

8. Das richtige Timing ist alles

Zu verstehen, zu welcher Tageszeit Sie und Ihr Team am besten arbeiten, hilft enorm dabei, schneller zu arbeiten. Ob Nachteule oder Frühaufsteher: Es ist wichtig, Ihre Routine und Ihren Arbeitstag an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Wenn Ihnen das nicht leichtfällt, gibt es gute Apps wie Clockwise, mit denen Sie Ihre „freie Zeit“ anpassen und Raum für „Fokuszeit“ schaffen können. Sie legen fest, zu welchen Tageszeiten Sie am produktivsten sind, und Clockwise optimiert Ihren Kalender innerhalb dieser Vorgaben. Außerdem ist es wichtig, die Zeit in Meetings und die Zeit für eigenständiges Arbeiten gut auszubalancieren. Sie brauchen genug Zeit, um Arbeit und Aufgaben tatsächlich zu erledigen. Wer den ganzen Tag von einem Zoom-Meeting ins nächste wechselt, schafft nichts.

9. Automatisieren Sie manuelle Aufgaben.

Wir alle kennen den Unterschied zwischen manuellen Aufgaben, die sich wie Beschäftigungstherapie anfühlen, und anderen, wertvolleren Aufgaben, die Nachdenken erfordern. Sogar Menschen in den höchsten Positionen erledigen manchmal Aufgaben mit geringem Wert. Haben Sie sich aber schon einmal überlegt, ob Sie diese Fleißarbeit tatsächlich auslagern können? Die meisten wiederkehrenden Aufgaben lassen sich mit einem Tool wie Zapier automatisieren. Es verbindet Ihre verschiedenen Apps und überträgt Informationen automatisch zwischen ihnen. Als wir mit dem CEO von Zapier gesprochen haben, nannte er einige seiner liebsten Zapier-Automatisierungen (sogenannte Zaps), mit denen sich die Produktivität steigern und täglich Zeit sparen lässt. Klingt davon etwas hilfreich für Sie?

• Neue Anhänge in Gmail in Dropbox speichern. 

• Vor Meetings eine Agenda erstellen und versenden, damit alle die vorgegebenen Fragen beantworten können. 

• Vor Meetingbeginn eine Agenda und den Zoom-Link an Slack senden und die Teilnehmenden markieren, damit sie leicht beitreten können.

10. Nutzen Sie Hive Automate

Hive Automate ist eine leistungsstarke neue Funktion. Damit steuern Sie die Integrations- und Automatisierungsanforderungen Ihres Teams in Hive selbst. Geschäftsabläufe über Cloud- und On-Premise-Apps hinweg werden mit Aktionen und Triggern aufgebaut, in sogenannten „Recipes“.

Recipes sind automatisierte Workflows, die mehrere Apps umfassen können. Jedes Recipe besteht aus einem Trigger und einer oder mehreren Aktionen, die ausgeführt werden, wenn das Trigger-Ereignis eintritt.

Ein Beispiel: Wird eine neue Person in Ihr HR-Programm eingeladen, kann dadurch ein Nutzer in Hive eingeladen werden. Das kann dann in Hive eine Aktionsvorlage für das Onboarding des neuen Teammitglieds starten. Danach geht eine Nachricht an eine Slack-Gruppe, die das Team über das neue Teammitglied informiert.

Ganz einfach, 1-2-3. Mehr über Hive Automate erfahren, erste Schritte und so erstellen Sie Ihr eigenes Recipe. Das war's schon. Wir haben neun Best Practices vorgestellt, mit denen Sie schneller arbeiten und früher wieder Ihr Leben genießen können. Haben Sie weitere Vorschläge? Verraten Sie uns in den Kommentaren unten, wie Sie schneller arbeiten.