7 consejos de incorporación para dar la bienvenida a un nuevo empleado al equipo

Contratar a un candidato puede sentirse como llegar a la meta de un viaje. Después de semanas o meses de esfuerzos de reclutamiento, por fin encontraste a la persona indicada. Pero no es así: en realidad es el comienzo de una etapa crucial de tu proceso de contratación: la incorporación. “Es una etapa increíblemente vital del proceso de contratación porque, durante la incorporación, los empleados se adaptan a su puesto, a la filosofía de la empresa y a lo que la organización tiene para ofrecer”, dice Jamie Olson, directora de Personas & Cultura en Continu, una plataforma de aprendizaje para equipos. “También aumenta la motivación, lo que da como resultado empleados comprometidos con el éxito de la empresa, y favorece la retención de los nuevos integrantes al hacerlos sentir parte del equipo.”

Tu proceso de incorporación es la primera impresión. Puede definir las posibilidades de éxito a largo plazo de tu nuevo integrante del equipo: es cuando se establecen las expectativas y se transmite información importante. Olson detalló todo lo que necesitas saber para dar la bienvenida de forma eficaz a un nuevo empleado al equipo. Conoce más en la lista de verificación y los consejos de incorporación a continuación.

La lista de verificación definitiva de incorporación

En primer lugar, es importante no “improvisar”. La incorporación no consiste en saludar a tu nuevo colaborador y hacer algunas presentaciones antes de dejarlo solo. Tendrás que crear un proceso ágil y uniforme cada vez que contrates a un candidato. Esta es una lista de verificación.

1. Envía un documento de solicitud de puesto a los jefes de departamento. En muchos sentidos, una incorporación exitosa empieza por detallar con claridad el rol y las responsabilidades de la persona en tu descripción del puesto, para evitar sorpresas negativas. “Es una solicitud formal para contratar a alguien en un puesto determinado dentro de un departamento, que detalla las funciones, la descripción y el presupuesto”, dice Olson. Usar sistemas de gestión de reclutamiento puede agilizar este proceso, facilitar la comunicación eficiente entre los gerentes de contratación y el personal de recursos humanos, y asegurar una documentación precisa y el cumplimiento normativo.

2. Luego, recomienda reunir los documentos del nuevo empleado, como documentos fiscales, contratos o acuerdos, documentos de procesamiento de nómina, recibos de pago y otros formularios propios de la empresa: “Estar preparado con todos los formularios que un nuevo empleado debe llenar para ponerse en marcha rápidamente demuestra que tu departamento de recursos humanos es organizado, técnico y profesional.”

3. Entrega a tu nuevo empleado sus dispositivos y equipos. Sí, incluso si trabaja de forma remota. “Asegúrate de que tenga las herramientas necesarias para empezar de inmediato. Esto no solo causa una excelente impresión de la empresa en el empleado, sino que también muestra que tu organización invierte en su éxito”, agrega Olson.

4. En ese sentido, configura las cuentas y los accesos para los correos de la empresa, las herramientas de trabajo, el software de productividad, o las tarjetas de presentación digitales creadas con el software de tarjetas digitales adecuado para tus necesidades. “Un nuevo empleado debe poder acceder a todo lo que necesitará para hacer su trabajo y comunicarse con el resto de la organización de forma eficiente.”

5. Después puedes enviar un correo de bienvenida al nuevo empleado para darle formalmente la bienvenida a la organización y al equipo. Conviene mencionar la fecha de inicio, el horario, el código de vestimenta y cualquier otro detalle relevante de la empresa que deba conocer antes de su primer día.

6. “Programa una orientación para nuevos empleados en su primer día para repasar los trámites, conocer la cultura de la empresa, revisar la estructura organizacional y responder cualquier pregunta importante que puedan tener”, recomienda Olson. Según ella, esto es aún más importante en un equipo híbrido, ya que querrás que la persona sea recibida por los miembros del equipo y se conecte con ellos aunque no trabaje físicamente desde la oficina.

7. Publica un anuncio del nuevo empleado en las plataformas de mensajería del equipo y por correo. “Agregar algunas preguntas para romper el hielo o una sección de ‘conócenos’ con las respuestas del empleado es una gran forma de presentarlo al equipo”, dice.

8. Por último, crea un plan de seguimiento a 30, 60 y 90 días para asegurar que todo el proceso de incorporación haya salido bien. “Hacer seguimientos con frecuencia demuestra a los nuevos empleados que a la empresa le importan y que busca mejorar el proceso de incorporación.” También les permite compartir inquietudes o comentarios.

Consejos para un proceso de incorporación exitoso

Además de seguir los pasos tácticos anteriores, aquí tienes otros consejos para dar la bienvenida a un nuevo empleado al equipo y crear una experiencia positiva para él y para tu equipo.

1. Haz una preincorporación

“Prepárate antes de que el empleado empiece y no esperes hasta su primer día para comenzar el proceso de incorporación”, dice Olson.

2. Contacto del gerente

El gerente del nuevo integrante también debe contactarlo antes de su primer día para darle la bienvenida y responder cualquier pregunta directamente relacionada con su rol y su departamento.

3. Asigna un mentor o compañero guía

Un mentor o compañero guía de incorporación ayuda a tu nuevo empleado a crear relaciones con sus compañeros y fomenta el trabajo en equipo. Esa persona puede ofrecer ayuda, responder preguntas y orientarlo hacia los recursos correctos.

4. Programa una reunión para "conocer al equipo"

“Ya sea en persona o por Zoom, una reunión interactiva, divertida y acogedora en la que los miembros del equipo se presenten al nuevo empleado y cuenten algunos datos curiosos o respondan preguntas virtuales para romper el hielo permite que el nuevo empleado se sienta más cómodo de inmediato”, según Olson.

5. Establece metas o expectativas claras

“Para retener al mejor talento y preparar al nuevo empleado para el éxito, es importante establecer metas, expectativas y objetivos claros”, agrega. “Con demasiada frecuencia, los nuevos empleados dejan su trabajo en menos de seis meses porque no tenían claras las expectativas o no pudieron alcanzar las metas propuestas.” Este esfuerzo crucial debe estar a cargo del gerente del nuevo empleado. Debe tomar la forma de una conversación en la que se definan las metas profesionales del empleado e incluir seguimientos y reuniones de seguimiento para dar retroalimentación y apoyo.

6. Personaliza tu proceso

“Las empresas que usan un proceso de incorporación estándar, que consiste solo en firmar papeles, enviar por correo las cuentas de acceso y entregar un manual de la empresa para leer, tienden a tener una mayor rotación”, dice Olson.

Este enfoque frío puede hacer que tu nuevo compañero se sienta aislado. Tu proceso de incorporación debe incluir puntos de control que se sientan personales. Considera usar un software de incorporación de empleados para que el proceso sea más personalizado.

7. Deja tiempo para una capacitación adecuada

Además, evita lanzar a tu nuevo empleado “a los leones” de inmediato. “Según el puesto para el que lo hayan contratado, un nuevo empleado puede necesitar capacitación adicional para rendir bien”, agrega Olson. “Si no le das tiempo suficiente para ponerse al día y desarrollar sus habilidades (sobre todo en un rol con terminología y procesos propios de la empresa), puedes esperar que fracase. Esto desmotivará al empleado y lo acercará más a dejar la empresa.”

Asegúrate de que tu proceso de incorporación incluya un aumento gradual de la carga y una capacitación adecuada para preparar a tu nuevo empleado para el éxito.