Estas 12 metas de gestión de proyectos te ayudarán a lograr más en 2024

El mal desempeño de los proyectos le cuesta a las empresas el 11.4 % del valor de su inversión cada año y provoca que el 70 % de los proyectos fracase. Los gerentes de proyectos que quieran frenar esta fuga deben fijarse metas profesionales de gestión de proyectos para mejorar sus habilidades. Quienes lo hagan se volverán invaluables para las empresas que los contratan.

Pero ¿por dónde empezar? ¿Qué metas de gestión de proyectos son prioritarias y cuáles pueden esperar? En este artículo, repasaremos las metas clave de gestión de proyectos que todo gerente de proyectos debería procurar alcanzar. 

¿Por qué fijar metas en la gestión de proyectos?

Estás leyendo este artículo porque te importa tu crecimiento profesional. Fijar metas claras te ayuda a definir el camino que debes seguir, y así podrás identificar los pasos que te acercan a tus metas de gestión de proyectos.

La clave para lograr más en este proceso es establecer objetivos claros. Piénsalo como un mapa. Si no sabes cuál es tu destino, ¿cómo vas a encontrar una ruta clara hasta el final?

Para que una meta sea más que un simple deseo, debe ser SMART. Pero ¿qué significa exactamente una meta SMART?

• S - Específica

• M - Medible

• A - Alcanzable

• R - Realista

• T - Con plazo definido

Ejemplos de metas de gestión de proyectos

Para empezar, veamos algunas de las metas de gestión de proyectos más importantes. Trabajar en ellas te ayudará a mejorar tu desempeño y a ser un colaborador más valorado.

1. Mejorar el desempeño y la productividad

La primera tarea de todo gerente de proyectos es terminar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, por eso es la primera meta que revisaremos. Un gerente de proyectos excepcional busca formas de hacer las cosas de manera más inteligente, más rápida y más eficiente.

Tendrás que analizar proyectos anteriores para encontrar áreas de mejora. Si el proyecto se retrasó, ¿qué causó los retrasos? ¿Había áreas en las que podrías haber ajustado el desempeño? ¿Hubo retrasos inevitables?

Aborda el tema con total objetividad. Es natural querer echar la culpa a otros cuando algo sale mal. Por ejemplo, podrías culpar de los retrasos a los proveedores que no entregaron los materiales de construcción a tiempo.

Aunque no puedes hacer mucho si alguien te falla, sí puedes aprender de la experiencia. En el futuro, por ejemplo, podrías prever esta eventualidad y preparar trabajo alternativo para el equipo. Numerosos informes muestran que la IA para la gestión de proyectos puede ser muy útil. Así, si las cosas no salen según lo planeado, tus compañeros no se quedarán esperando sin hacer nada. 

Si realmente no había tiempo suficiente para completar el proyecto y no había nada más que pudieras haber hecho, eso también es una lección. La próxima vez sabrás cómo hablar de un proyecto con tu cliente. 

Analizar el desempeño pasado nunca es una pérdida de tiempo. Te permite planificar mejor en el futuro y evitar repetir errores.

Para que la meta sea más específica, trabaja cada vez en mejorar una parte del proceso. Actualiza tus conocimientos, mantente al día con las nuevas técnicas y averigua cuánto tardan otros gerentes de proyectos en completar proyectos similares. Busca consejos para mejorar tu productividad y tu desempeño.

2. Buscar formas de mejorar la comunicación

Una de las mejores maneras de mejorar el desempeño es potenciar la comunicación entre los miembros del equipo. Esta es una meta fundamental de gestión de proyectos. Trabajar como una unidad cohesionada es la mejor forma de asegurar que todo avance sin contratiempos.

De nuevo, revisa el desempeño pasado para identificar problemas en esta área. ¿Comunicaste correctamente tus expectativas al equipo? ¿Tuvieron la oportunidad de hacer preguntas o dar su opinión?

Si la comunicación no es tu punto fuerte, tomar cursos puede ayudarte. También puede ser útil fortalecer tus habilidades de trabajo en equipo o usar tecnología que te permita colaborar de forma más eficaz. 

Otro aspecto que conviene evaluar es la herramienta de gestión de proyectos que usas. ¿Cubre tus necesidades o necesitas algo mejor? Por ejemplo, Hive es una excelente plataforma de gestión de proyectos que ayuda a mejorar la comunicación del equipo con su chat integrado, su herramienta de notas colaborativas y la posibilidad de @mencionar a los miembros del equipo en cualquier tarea. 

3. Adquirir nuevas habilidades o certificaciones profesionales

Ya sea que te hayas titulado hace poco o que lleves años en el sector, aprender es un proceso continuo. Mantener al día tus certificaciones y tus habilidades de gestión de proyectos es solo el comienzo. También conviene unirte a una asociación profesional o hacer contactos con otros gerentes de proyectos.

Interactuar con tus colegas te da perspectivas únicas y una opinión objetiva sobre los problemas que puedas enfrentar. Tus colegas con más experiencia pueden enseñarte más de lo que imaginas. 

Leer revistas especializadas, blogs y boletines es otra fuente de información.

4. Asumir un proyecto de alto impacto

Da miedo asumir proyectos de alto impacto para tu empresa por todo lo que está en juego. Sin embargo, ejecutarlos a la perfección es una de las mejores maneras de demostrar a la alta dirección que estás listo para más responsabilidad.

Antes de embarcarte en estos proyectos, asegúrate de entender las metas estratégicas de tu empresa y sus oportunidades. ¿Puedes impulsar estas tareas teniendo en cuenta esos aspectos? ¿Qué más puedes hacer para ayudar? Esta meta de gestión de proyectos beneficiará enormemente a tu equipo a largo plazo.

5. Demostrar tu valor asumiendo tareas adicionales

No permitas que tu puesto actual sea lo que te frene. Aumenta tu valor para la empresa yendo más allá del rol tradicional de gerente de proyectos. Busca maneras de:

• Capacitar a los nuevos miembros del equipo y ayudar a retener a los actuales: Tú eres quien se comunica de cerca con tu equipo, así que a menudo eres a quien le confían sus inquietudes. Guía a los nuevos integrantes hacia los recursos que necesitan y apoya a los empleados actuales para mejorar su satisfacción en el trabajo.

• Trabajar en soluciones innovadoras: Todo gerente de proyectos sueña con desarrollar un proceso que lo simplifique todo. Sé creativo y analiza cómo mejorar tus procedimientos actuales.

• Hablar con los gerentes de nivel superior sobre las metas del equipo: Mantener el contacto con tu equipo y con la dirección mejora el desempeño de los proyectos a largo plazo, porque todas las partes interesadas comprenden la logística. Pide a la dirección que te apoye con las metas del equipo para obtener los recursos que necesitas para ser más eficiente.

• Investigar a la competencia: Aunque no forma parte de tu rol, investigar a la competencia es sumamente valioso. Al entender lo que hacen otros actores del sector, podrás perfeccionar la oferta de servicios de tu empresa.

6. Medir el impacto de los éxitos de tu proyecto 

Cuando un proyecto se entrega a tiempo, la persona que lidera el esfuerzo merece mucho reconocimiento. Al fin y al cabo, se necesita mucha colaboración, gestión del tiempo y capacidad de organización para llevar a todos a la meta. Mapear los elementos clave del proceso, como el tiempo de entrega, el cumplimiento del presupuesto del proyecto, el crecimiento y la satisfacción de las partes interesadas, es una excelente manera de medir el impacto de tus habilidades de gestión de proyectos.

Consejo profesional: Un software de gestión de proyectos con funciones completas como Hive te ayudará a lograr esta meta. Aprovecha el control de tiempo de Hive para evaluar qué tan bien cumple tu equipo los plazos, o mide la satisfacción de las partes interesadas con los formularios de Hive. Usa los datos que recopiles con todas estas herramientas de Hive para elaborar tu informe de impacto.

Consejo adicional: Los datos de tu informe también te ayudarán a mitigar posibles riesgos y amenazas, y a asegurar que alcances tus metas de gestión de proyectos. 

7. Fomentar una cultura de mejora continua

El desarrollo continuo es un aspecto esencial de la gestión de proyectos. A medida que un proyecto evoluciona, conviene cultivar en tu equipo una cultura de mejora continua. Crea un entorno en el que tu equipo se sienta cómodo compartiendo sus ideas sobre cómo hacer las cosas mejor.

Algunas formas de fomentar una cultura de mejora continua:

• Realiza reuniones periódicas para hablar de las lecciones aprendidas en proyectos anteriores y de cómo mejorar de ahora en adelante.

• Anima a tu equipo a asistir a capacitaciones y talleres para mejorar sus habilidades y conocimientos.

• Supervisa los indicadores clave de desempeño (KPI) e identifica áreas de mejora.

• Usa las herramientas de gestión de proyectos de Hive para agilizar los procesos y mejorar la productividad.

• Celebra los éxitos y reconoce a los miembros del equipo que contribuyen a la cultura de mejora continua.

8. Mejorar la toma de decisiones

Una parte importante, pero a menudo pasada por alto, de la gestión de proyectos es la capacidad de tomar decisiones lógicas y razonables con rapidez. La decisión de un gerente de proyectos puede afectar de forma significativa el rumbo de un proyecto y la moral del equipo. Por eso, una meta imprescindible para este año debería ser fortalecer tu capacidad de toma de decisiones. Esto puede implicar mejorar tu análisis de decisiones y tu capacidad para equilibrar la intuición y la experiencia con datos concretos.

Revisa tus proyectos anteriores e identifica los casos en los que la toma de decisiones fue clave para los resultados. Piensa en las decisiones que llevaron tanto al éxito como a los problemas. ¿Qué información tenías en ese momento y qué harías diferente ahora? También puedes considerar capacitaciones o recursos educativos, como cursos o libros, para aprender más sobre métodos y estrategias de toma de decisiones. Esto también puede ayudar a crear un entorno en el que los miembros de tu equipo se sientan cómodos expresando sus opiniones y respaldando tu proceso de toma de decisiones. 

Hive puede serte muy útil al darte visibilidad de los datos de tus proyectos, lo que facilita tomar decisiones informadas. Con sus funciones de análisis y generación de informes, el software también puede ayudarte a medir el impacto de tus decisiones en los resultados de los proyectos y ofrecerte información valiosa para la mejora continua.

9. Entregar un producto o servicio de alta calidad

Definir los criterios de éxito es clave para evaluar el desempeño de un proyecto. Además, un gerente de proyectos con experiencia es capaz de anticipar las expectativas de las partes interesadas y entregar un servicio o producto que supere esos criterios. Para ello se necesitan escucha activa, buena capacidad para inspirar e involucrar a los demás miembros del equipo, y alguien capaz de dominar la presión de trabajar en varios proyectos a la vez y con distintos departamentos para entregar un producto o servicio final de alta calidad. Como el rol del gerente de proyectos es supervisar todas las etapas de un proyecto en comunicación constante con las partes interesadas, es importante que fomente e inspire la calidad en todas las fases. Esto se puede lograr, por ejemplo, con estas acciones: establecer estándares de calidad, realizar controles de calidad y resolver cualquier problema de calidad que surja.

10. Reducir la tasa de abandono de clientes 

Esta meta suele verse como una misión de tus equipos de marketing o de éxito del cliente, pero en realidad es un esfuerzo de toda la organización. No se trata solo de reducir el abandono de clientes: en el proceso también puedes obtener ideas para mejorar la experiencia del cliente y aumentar las tasas de retención. Es clave contar con un sistema de medición para saber qué funciona y qué se puede mejorar.

Puedes hacerlo con un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o con plataformas de análisis; Hive Analytics, por ejemplo, puede ayudarte a generar informes personalizables sobre el abandono de clientes.

Después, es momento de poner en marcha un plan que incluya pequeñas tareas como: realizar encuestas a los clientes que se van (consejo profesional: usa Hive Forms), analizar sus comentarios, personalizar la experiencia del cliente en tus correos y seguimientos, ofrecer soporte oportuno y dar incentivos para que los clientes se queden. La clave de un equipo de éxito del cliente eficaz es enfocarse en conseguir que sus clientes crezcan profesionalmente. 

La forma en que tu cliente interactúa con tu producto o servicio es clave para medir la escalabilidad de tu negocio y evaluar en general la salud de tu empresa.

11. Agilizar los procesos para controlar el presupuesto 

Revisar los procesos periódicamente es un hábito de las organizaciones de alto rendimiento. Los gerentes de proyectos que quieran mejorar las entregas de su equipo también deberían organizar reuniones trimestrales o semanales para evaluar cómo funciona su flujo de trabajo y qué se puede mejorar. Es una buena manera de elevar la moral del equipo, al redistribuir tareas y asegurarse de que nadie se sobrecargue. También es una excelente forma de controlar el presupuesto y eliminar pasos innecesarios, además de impulsar la innovación y mejorar los sistemas en todos los ámbitos.

12. Aprovechar la IA para el éxito de los proyectos

Estamos en 2024. Ya no hay marcha atrás: la inteligencia artificial tiene un impacto innegable en la gestión de proyectos. John Furneaux, fundador y director ejecutivo de Hive, por ejemplo, cree que muy pronto la inteligencia artificial no solo ayudará a gestionar el trabajo, sino que lo hará por las personas. La IA puede ayudar a optimizar recursos, detectar ineficiencias y maximizar la productividad. También puede pronosticar plazos de proyectos y evaluar riesgos y recursos con una precisión asombrosa. Las herramientas con IA para la gestión de proyectos también pueden liberar a los gerentes de proyectos inteligentes de tareas rutinarias que se automatizan fácilmente, como las actualizaciones de estado, los recordatorios y el seguimiento del progreso. Así, los gerentes de proyectos tienen más tiempo para lo que solo los humanos pueden hacer, como planificar y tomar decisiones. Plataformas como Hive han adoptado esta nueva realidad y han lanzado funciones potentes como HiveMind. La IA de Hive define automáticamente los pasos para lograr cualquier meta, lo que acelera la planificación y la ejecución de proyectos. HiveMind puede crear tareas de proyecto a partir de simples sugerencias, definir los siguientes pasos a partir de correos recibidos, responder correos según el contenido del mensaje entrante y crear proyectos completos a partir de una simple instrucción.

Cómo dar seguimiento a tus metas de gestión de proyectos

Una cosa es fijar metas para ti y para tu equipo. Pero dar seguimiento a tu progreso y asegurarte de que todos avanzan hacia la meta es la clave del éxito. Por suerte, existen muchas aplicaciones de seguimiento de metas que te mantienen en el rumbo correcto. Y para los equipos de gestión de proyectos en particular, Hive es una de las mejores herramientas del mercado, tanto para gestionar tus proyectos como para dar seguimiento a tus metas.

Con Hive Goals, la aplicación de metas integrada de Hive, puedes fijar metas, visualizar el progreso y mantener a todos alineados en un panel centralizado. Este panel interactivo de metas es mucho más que una lista de puntos de llegada: es tu estrella polar. Crea fácilmente metas ilimitadas para ti o compártelas con tu equipo para que todos entiendan a qué están contribuyendo. También puedes asignar una meta a los compañeros correspondientes, dar seguimiento a la actividad y fijarse una fecha límite.

Notas finales

Aunque estas metas de gestión de proyectos implican asumir más trabajo, la experiencia y los conocimientos que obtendrás son esenciales. Aprenderás mucho y mejorarás tus habilidades profesionales y tu empleabilidad en general. También te facilitará el trabajo. Por último, al mejorar la posición competitiva de tu empresa, te convertirás en un miembro invaluable del equipo.