職場のハイブリッドチームについて知っておきたいこと

リモートワーカーの多くが抱く疑問が、「このままずっと在宅勤務なのだろうか」というものです。答えは「はい」でもあり「いいえ」でもあります。完全にリモートワークへ移行した企業もあれば、オフィスへの出社に戻す予定の企業もあります。両方を組み合わせる企業もあります。出社するメンバーとリモートのメンバーが混在するチームを率いるには、新しいスキルとツールが必要です。このガイドでは、ハイブリッドチームとは何か、特有の課題をどう乗り越えるか、どうすれば効果的に率いられるかを解説します。

ハイブリッドチームとは

ハイブリッドチームとは、オフィスで働くメンバーとリモートで働くメンバーの両方で構成されるチームです。通勤して働く人もいれば、在宅で働く人もいます。生産性を考えて、自分に合った働き方を選べる柔軟な勤務形態です。以前は、ハイブリッドチームは分散型チームだけの特徴でしたが、パンデミックを機に変わりました。ハイブリッド型の働き方が広まった理由の一つは、出社に対する働く人の気持ちが分かれていることです。 Gallupの調査では、米国の働き手の59%が在宅勤務の継続を望んでいます。残りの41%は、パンデミック前のように出社したいと考えています。 さらに、全員が一度にオフィスへ戻ることによる健康面と安全面の懸念も、企業がハイブリッドチームを選ぶ理由になりました。 ハイブリッド型の働き方がうまく機能すれば、企業は社員の生産性を最大限に高め、地元の人材プールの外にいる人材にも手が届きます。 ただし、こうした利点がある一方で、課題もあります。

ハイブリッドチームを率いる際の課題

リモートメンバーの疎外

リモートメンバーはその場にいないため、オフィスの文化に溶け込めるようにする取り組みが後回しになりがちです。Harvard Business Reviewの調査では、「リモートで働く人の多くが、同僚から平等に扱われていないと感じている...具体的には、陰で悪く言われる、事前の連絡なしにプロジェクトを変更される、自分に不利な働きかけをされる、自分の優先事項のために戦ってもらえない、といった不安を抱えている」ことが明らかになりました。Bufferの2019年版ワークの実態レポートでは、「回答者の75%が、会社は自宅のインターネット料金を負担していないと答え、71%が、コワーキングスペースの会費を負担していないと答えた」と述べています。ワークスペースの準備やインターネット環境の費用をリモートメンバーに負担させると、疎外感を与えるだけではありません。生産性の低下につながりかねない問題にも、自力で向き合わせることになります。 

柔軟性のない仕組み

ハイブリッドなリモートチームについての記事で、Gitlabの最高経営責任者（CEO）であるSid Sijbrandijさんは、オフィス中心のモデルを成功させてきた仕組みやプロセスに固執すると、リモートメンバーにとって失敗につながるおそれがあると指摘しています。特に出社メンバーとリモートメンバーが混在するチームでは、新しい職場は以前の職場とまったく違うものになるかもしれません。古いやり方を手放し、新しい仕組みに沿って動くのは、簡単なことではありません。

コミュニケーションのずれ

チームのコミュニケーションの問題は、オフィスに戻ったからといって消えるわけではありません。チームが出社組とリモート組に分かれるため、むしろ複雑になるかもしれません。  「給湯室での雑談」が再び始まり、重要な決定がリモートメンバーの知らないところで下されるおそれがあります。 

リーダーの賛同不足 

柔軟な働き方を組み合わせることが、ビジネスとして成り立つ判断だと、誰もが考えているわけではありません。ルールを変えて環境を整えなければ、ハイブリッドチームとして働くのはほぼ不可能です。これほど課題があると、「ハイブリッドな働き方は良い考えなのだろうか」と思うかもしれません。答えは「はい」です。 マーケティング運用エージェンシーMacroの社長Dan Raduさんは、ハイブリッドチームの運営に成功しています。初めて取り組むリーダーに、次のようにアドバイスしています。 「恐れないでください。懐疑的な声が多いのは承知していますが、十分に実現できます。チームのやる気の源を探り、契約スタッフとも心のつながりを築くことを忘れないでください。そして、デジタルの業務管理システムの力を最大限に活かしましょう」

ハイブリッドチームの管理方法

ここまで、職場のハイブリッドチームの課題を見てきました。次は、この体制で進めると決めた人に向けた、ベストプラクティスもお伝えします。ハイブリッドチームで成功することも、さらに活躍することも可能です。ただし、最高の環境をつくるには、職場のあり方を一部見直す必要があるかもしれません。ここでは、ハイブリッドチームを管理するために役立つ戦略とツールをご紹介します。

リモートファーストの職場文化をつくる

CoinbaseのCEOであるBrian Armstrongさんは、「リモートファーストには、意識と行動の転換が必要です。オフィスにいるのが週1日でも、週5日でも、まったくなくても、社員の体験は同じであるべきです」と説明しています。すべての社員に合うように、職場文化を組み立て直しましょう。リモートメンバーにも参加しやすいプロセスにすること、そして、リモートメンバーに悪影響を及ぼす現在のオフィスの慣行をなくすことが大切です。WebflowのLeonard Souzaさんは、全社会議をオフィス中心にしないよう、全員（出社メンバーも）がオンラインで参加することを提案しています。また、社内イベントをバーチャルで参加するメンバー向けにも再現し、少なくとも年に1回はチーム全員が顔を合わせることも勧めています。  

非同期コミュニケーションを活用する 

すぐにメッセージを送ったり、ビデオ通話を設定したり、同じ時間にプレゼンテーションを組んだりしたくなるものです。 リモートメンバーにも、オフィスにいる人と同じ速さで返信してほしいと思うかもしれません。しかし、おそらくそうはいきません。リモートメンバーは、情報にアクセスしにくかったり、会議や会話についていくのが難しかったりするかもしれないからです。 それを防ぐには、非同期コミュニケーションの基本ルールに従いましょう。

• 背景も含めて、常に十分すぎるほど伝える 

• 会議を短くし、不要な会議をなくす

• 事前にアジェンダを決め、予定を入れる前に空き時間を確認する 

• 会議を録画し、業務を記録に残す

• 連絡手段を決めて使う（チームメンバーはHiveのようなツールで、あらゆるプロジェクトの進捗を把握できます） 

リーダーの賛同を得る

出社するメンバーにもリモートのメンバーにも、同じように支えとなる環境を整えましょう。信頼を築き、責任感を促し、オープンに伝え合うことが、ハイブリッドな職場文化を強くするうえで大いに役立ちます。 

最適なツールに投資する

チームが使うツールによって、生産性は変わります。プロジェクト管理ツールは、ハイブリッドチームに起こりがちな混乱を整理するのに役立ちます。Hiveは、あらゆるタイプのチームの協力を後押しする優れたプロジェクト管理ツールです。Hiveでは、メンバーがプロジェクトを追跡し、ほかのメンバーにタスクを割り当てられます。そのため、どこにいても効果的に協力し、共通の目標を達成できます。会議の開催には、Zoomのようなビデオ会議ツールを使うことも欠かせません。さらに、Google Driveのように、情報を一か所に保存して全員がすぐに取り出せる場所があれば、全員が仕事を進めやすくなります。ビデオ会議で顔がぼやけたり、声がほとんど聞こえなかったりするのは、機器が悪いせいかもしれません。チームが今使っているパソコンや作業環境の見直しが必要な場合もあります。出社でも在宅でも、会社が投資を検討できる便利な製品を挙げます。

• ノートパソコン

• スタンディングデスクまたは通常のデスク 

• 座り心地の良い人間工学に基づいたチェア 

• ヘッドホン 

• パソコン用スピーカー 

• マウスパッドとリストレスト 

• Zoom通話用のマイクと専用カメラ  

リモートメンバーを必ず巻き込む

リモートメンバーはオフィスにいなくても、チームの一員だと感じられるようにしましょう。 

• 誕生日のお祝い、ハッピーアワー、社員研修・育成プログラムなどのチーム活動に参加してもらう

• 出社メンバーとリモートメンバーの両方が参加できるハイブリッド会議を計画する

• 雑談ができるチャットルームを用意し、オフィスで起きた面白い出来事や何気ない出来事を全員が知れるようにする

• バーチャルのチームビルディングを計画する 

• 全員が参加できる社員旅行や合宿を開く 

働き手のタイプに合わせた柔軟な働き方を用意する

出社メンバー向けの期待を、リモートメンバーに押しつけてはいけません。Wherebyの共同創業者Ingrid Ødegaardさんは、こう話します。「働いている姿が見えないときは、仕事を任せて信頼するしかありません。ほとんどの人は良い仕事をしたいと思っています。一日の働き方を自分で決められる自由を与えると、思いがけない成果が生まれることもあります。性格が違えば、力を発揮して成長できる環境も違います...」チームの一人ひとりに合う時間帯や働き方を確認しましょう。それを踏まえて、それぞれに合った期待値と期限を設定します。プロセスではなく、結果に注目してください。出社するメンバーには、実際の使い方に基づいてワークスペースを設計し、体験を高めましょう。Densityのようなテクノロジーも活用できます。職場の利用状況を匿名でリアルタイムに測定できるため、誰がいつ働くのかを踏まえて、より的確にレイアウトを決められます。  

ハイブリッドな勤務スケジュールのつくり方 

出社メンバーとリモートメンバーでは働き方が違うため、協力をうまく進めるには、事前の計画が必要です。ハイブリッドな勤務スケジュールとは、両方のチームがどう協力するかを示す明確な計画です。チームからフィードバックをもらい続け、必要に応じて調整しましょう。 

チーム文化に、見える化とオープンさを根づかせる

正直に言えば、目に見える人が仕事を進めていると考えてしまうのは自然なことです。だからこそ、最初から、リモートメンバーが自分の仕事を見せ、オープンに、積極的に発信できるハイブリッドなチーム文化をつくることが大切です。 VulcanでコンテンツとSEOの責任者を務めるErin Rooney Dolandさんは、以前の職場でただ一人のリモートメンバーでした。そのとき、自分の仕事を定期的に経営陣へ報告していました。「週を通じた通常の会議（スタンドアップ、プロジェクト会議、計画会議など）に加えて、上司、部下、ほかの部署の重要な担当者との1対1の時間を定期的に設ける必要があると、早い段階で気づきました」ワークフロー管理ソフトウェアを使えば、リモートメンバーの状況をさらに簡単に把握できます。もっと大切なのは、オープンさを促すことです。ハイブリッドな職場は対立が起こりやすく、それを調整するのはリーダーの役目です。ハイブリッドチームとしての働き方がうまくいっているか、定期的に話し合いましょう。率直で開かれた対話を促すには、アンケートツールが役立ちます。Pollyのように匿名でフィードバックを集められるものを使えば、ハイブリッドな働き方に対するチームの考え、意見、懸念を集められます。

チームリーダーとマネージャーを育成する

Harvard Business Reviewの調査では、215人のマネージャーのうち40%が、リモートメンバーを管理する自信がないと答えました。 研修なしで、マネージャーがハイブリッドチームの率い方を知っていると期待するのは現実的ではありません。専門性の多くは経験から身につきますが、意識的に学ぶ必要もあります。 効果的な方法は、ほかのハイブリッド企業の働き方を調べ、その学びを自分のチームに合わせて取り入れることです。

まとめ

結局のところ、ハイブリッドチームが成果を出すのは、生産性を机に向かった時間ではなく、結果で測るときです。プロセスは人によって違います。プロセスよりも結果に目を向けましょう。リモートメンバーと出社メンバーの両方のニーズを考えれば、すべてのメンバーが最高の形で仕事を進められるバランスを見つけられます。