負担が増える職場で、建設的なフィードバックを伝える7つの方法

人は、助けを求めることをためらいがちです。フィードバックも、求められたものでも、そうでなくても、伝えにくいものです。リモートとオフィスを組み合わせたハイブリッドな働き方が広がる今は、特にそうです。こうした状況では、認識のずれが起こりやすくなります。CRMやチャットシステム、メール、テキストメッセージなど、相手がどの手段でやり取りしたいかを知っておくと、うまくいく可能性が大きく高まります。ただし、それだけで全てが解決するわけではありません。建設的なフィードバックは、職場でも日常生活でも、健全でオープンなコミュニケーションの土台になります。職場の問題やストレスに対処するための繊細な方法であり、共感をもって伝えるのが最も効果的です。まずは、同僚との間に時間をかけて信頼を築きましょう。日頃から交流し、相手の意見を尊重し、敬意と会社のミッションに基づいた自然な関係をつくります。

1. フィードバックのバランスを取る

フィードバックを伝えるときは、否定的な内容と肯定的な内容のバランスを取りましょう。問題や考えを、いろいろな角度から検討します。特に、相手の仕事に気になる点がある場合は注意が必要です。多くの人は、自分の仕事とそのやり方を守ろうとするためです。相手が前に進むための助け方に迷うときは、ほかのチームメンバーやマネジメント層に相談し、主な選択肢を考えましょう。（うわさ話や、誰かを批判する場にしてはいけません。生産的な指摘は、1つの技術です。）

2. 建設的なフィードバックは主観ではなく客観的

フィードバックを個人的なものにしないでください。伝えるときは、同僚の強みを見つけ、プロジェクトの弱点を丁寧に指摘し、今後の進め方についてアドバイスや考えを伝えます。そうすれば、相手は成功に向けて踏み出すための土台を得られます。

進む方向についてのアイデアを出さず、否定的な意見だけを伝えたら、相手は自分に求められていることや会社の望みをどう理解できるでしょうか。建設的なフィードバックは、みんなの不安を減らし、主な問題ではないかもしれない細かい点にこだわる時間を減らせます。

3. 建設的なフィードバックでストレスを減らす

ストレスはさまざまな形で現れます。よくある症状には、気分の浮き沈み、フラストレーション、いらだちなどがあります。The American Institute of Stressによると、「米国の労働者の83%が仕事のストレスを抱えており、25%が仕事を人生で最大のストレス要因と答えています」。それだけではありません。米国の成人の約半数が、ストレスで態度に悪い影響が出たと認めています。北米の働く成人の80%が、職場でストレスを感じているという驚くべき数字もあります。これは小さな問題ではなく、数百万人に影響する大きな問題です。

今の職場でストレスがこれほど当たり前になっている理由は、容易に分かります。1日中ぴりぴりした環境で働いていると、自分が前に進んでいるという自信を持ちにくくなります。フィードバックを建設的な形で伝えようとしない人がいると、損な役回りを押しつけられているように感じることも多いでしょう。

自分は職場で評価されているでしょうか。努力して前進していることに、周りは気づいているでしょうか。先行きの読めない変化の速い経済の中で、解雇の対象になるのではないでしょうか。建設的なフィードバックは、落ち着いた環境でフィードバックを受け取れるようにすることで、ストレスを減らせます。

4. 建設的なフィードバックで職場のコラボレーションを育てる

よいコラボレーションは、あらゆるビジネスの成功を支える原動力です。会社のさまざまな部門や立場の人が、考えやアイデアを率直に共有できれば、より多くのアイデアを気軽に出し合えます。異なる個性や視点は、どの業界でも変化とイノベーションを後押しします。ですから、指摘しやすい環境を保つことは、健全な職場にとって大きなプラスです。この考え方を取り入れ、率直で実践的なフィードバックの場として定期的な会議を設ける職場もあります。人事評価も、このような仕組みの大きな部分です。会社として進捗確認の会議を増やしすぎないようにしているなら、その場で建設的なフィードバックを伝えるのが、チームの取り組みにリアルタイムで関わる実用的な方法です。

ワークフローのステップを減らせそうだと気づきましたか？少し調べて、同僚に新しい案を提案しましょう。直接でも、メールでも、社内チャットでも構いません。同僚のキャンペーンのアイデアを見て、面白い派生案や、効果を高められる小さな工夫を思いついたことはありませんか？ぜひ伝えましょう。同僚がプロジェクトを進める中での気持ちが心配ですか？声をかけて、締め切りに間に合い、最善の形で仕事を終えるのに、どんなサポートが必要かを聞いてみましょう。自分の得意分野で助けられることがあるかもしれません。職場の内外で、負担を軽くできる別のリソースを提案することもできます。

5. よいマネジメントは建設的なフィードバックを求める

上司にストレスを感じたことはありませんか？仕事を急かしてくる、あるいは部署のほかのメンバーに心を閉ざしているなど、マネジメントのせいでワークフローがうまく回っていないことは、はっきり分かるものです。建設的なフィードバックは、どの会社でも従業員や部下にとって前向きなものです。それだけでなく、よいマネジメントの本当の証は、管理職自身がこうしたフィードバックを歓迎することです。会社やチームを適切に運営するには、自分が周りの人に与える影響を自覚している必要があります。さらに、それは柔軟な考え方を持つ上司の証でもあります。自分の考えや意見を表現でき、受け止められ、時には実行に移してもらえると安心できれば、職場のストレスは10分の1に減らせます。同僚も、マネジメント層に相談しやすくなり、生産性への取り組み方を変えやすくなります。

6. 建設的なフィードバックを日常的に取り入れる

コミュニケーションの窓口を開いておきましょう。先ほど述べたように、相手がフィードバックやオープンな対話をどの手段で受け取りたいかを把握します。文章でのやり取りが好きな人には、チャット、テキストメッセージ、メールで伝えます。話して解決したい人には、短い電話やビデオ通話を検討しましょう。1日のどんな時間でも建設的なフィードバックを受け入れる姿勢を見せれば、手本になれます。チームの仲間も、同じようにしてくれるかもしれません。

必要なら、細部をより丁寧に確認してみましょう。自分の考えを裏づけるために、気持ちや考えを説明する準備もしておきます。職場の人と日頃からやり取りすることで、共感と誠実さをもって、職場のコミュニケーションスキルを高めることに、より積極的に関われるようになります。

7. ほかの方法で負担を和らげる

建設的なフィードバック以外にも、職場のストレスをうまく管理する方法を探しているなら、こちらのヒントを試してください。ストレスの度合いや頻度が高い場合は、ストレスの症状が特に強く出る場面を記録してみるとよいでしょう。何がストレスのきっかけになるのでしょうか。同僚、クライアント、キャンペーン、環境、その他の要因のうち、特に心拍数が上がるものはありますか？そのような場面で、どうすれば落ち着けるでしょうか。ストレスの波を理解して働くことで、職場での負担は軽くなります。それでもだめなときは、リフレッシュが必要かもしれません。多くの職場では、ストレス休暇を申請できることをご存じですか？これは、長期間の休みを従業員が申請するものです。目的は、自分のストレスの仕組みを理解したり、ストレスに関連する病気やけがから回復したりすることです。すべての職場で提供されているわけではないので、ケースごとに確認してください。ただし、病気休暇なら、ほとんどの場合で利用できます。