いつも会議に遅刻する同僚への対処法

習うより慣れよ。時は金なり。早起きは三文の徳。きっとあなたも、同じ言葉を聞いて育ち、同じことを教わってきたはずです。カレンダーに沿って暮らし、きちんとした構造を持ち、プロらしく振る舞うことが、職場でも社会でも出世への近道だとされてきました。「反復、反復、また反復」の次に私がよく聞いたのは、「5分前に着けば定刻、定刻に着けば遅刻」という趣旨の言葉でしょう。会議やイベントに遅れそうになると、この言葉が頭の中で繰り返し流れます。ところが社会に出て驚きました。こうした社会の期待は、実は一部の人にだけ、しかも時々しか求められないのです。大学時代には、二日酔いのクラスメートが残り15分で慌てて駆け込んでくると、そのたびに目を丸くしていました。教授が20分遅れて授業に現れたときもそうです。（授業1コマにつき数百ドルを払っていたので、その時間は貴重に思えたのです。）  しかし、何をするにも遅れがちな同僚がいる場合、一日中顔をしかめていても割に合いません。

会議への遅刻はよくあること

最近の調査によると、米国では15〜20%の人が、常に遅刻する人だと見なされている、あるいは自分でそう思っています。この癖は、周りの人から身につくことが多いものです。実際、決まった時間割で動かない人と同居するようになって、到着時間が緩くなった人を私も大勢知っています。  一方で、毎回時間通りに、あるいは早めに着くつもりで出発する人もいます。そうした人も、気が散りやすいか忙しすぎると、一日のうちに集中を途切れさせる出来事がいくつも起こります。業務量の管理ができていなければ、時間はあっという間に過ぎてしまいます。つまり、同僚は最善の意図で一日を始めているのかもしれません。  実際、繰り返し遅刻する人の多くは理想主義者です。一日の始めに、すべてがうまく運ぶ輝かしい計画を描きます。早い段階で業務ややることリストを詰め込みすぎ、手に負えなくなったと気づく前に、重要な会議を逃してしまうこともあります。2017年の記事は、なぜこれほど多くの人が遅刻しがちなのかを検証しています。上記の点に加えて、人間の脳の一定割合は時間の長さを正しく認識できないのかもしれない、という見方にも触れています。「2001年、サンディエゴ州立大学の心理学教授Jeff Conteはある研究を行い、参加者を典型的なA型（野心的で競争心が強く、地位を求める）とB型（創造的で内省的、探究心が強い）に分けました。次に、各グループの参加者に、時計を使わずに1分が経過したと思う時点を答えてもらいました」とPaulasは伝えています。「Conteによると、A型の被験者は約58秒で1分が経ったと感じました。B型の参加者は77秒経ってから1分が経ったと感じました。」

あなたのせいではありません

しばらくの間、私は遅刻しがちな人を本気で失礼だと思っていました。どの会議にも決まった時刻があります。参加者は皆、その時間を予定に入れ、ほかの会議やイベント、仕事の機会を断っています。ほかの人の時間や責任をまったく考えていないように感じることもあるでしょう。  実際にそうなのかもしれません。しかし大半の場合、相手はうっかり忘れていたか、カレンダーの管理の仕方を知らないだけです。仕事を抱えすぎているか、余裕がないか、あるいは何かに没頭しすぎているのかもしれません。 

会議への遅刻は進行の妨げになる

従業員の29%が少なくとも月に1回は遅刻します。ほとんどの人は時々遅れる程度ですが、慢性的に遅刻する人は、職場に長く続く悪影響を与えているかもしれません。同僚の遅刻を単に失礼だと受け取る人は、その人のアイデアに協力したり、一緒にプロジェクトを進めたりする意欲が下がるかもしれません。クライアントとの会議に遅れる場合は、特に深刻な結果になりえます。  同僚が睡眠リズムの乱れで遅れているなら、生活のあらゆる面に大きな影響が及んでいるはずです。十分に眠れていないと、注意力も下がり、健康も損なわれかねません。疲労は、集中力の低下、頭のぼんやり感、創造力の低下などにつながります。これらは比較的軽い症状の一部です。会議で聞き逃した部分があれば、そのぶん記録を探したり、追加の研修を受けたり、課題を理解し直したりする時間が必要になります。 

会議に遅れる人と一緒に仕事を進めるには

全員にとって都合のよいワークフローを取り入れれば、メンバー一人ひとりのスケジュールに関係なく、チームとして前に進めます。たとえば、マネージャーがLoganさんは会議に3〜18分遅れるのが常だと把握しているなら、Loganさんには知らせずに、まず会議の時刻を調整してみるのも手です。ほかの全員に10時20分に始まると伝えておけば、皆がより多くのタスクを片付けられます。Loganさんは、理想よりも数分遅れて会議を優先することになります。たいていの業務会議では、誰かが議事メモを取るか議事録を作る担当になります。これまでパソコン上のドキュメントに記録し、会議のたびにメールで送っていたなら、チームがリアルタイムで見られるようにドキュメントへのアクセス権を渡すとよいでしょう。そうすれば、遅れて来た人はドキュメントを読んで追いつき、会議に有意義に参加できます。共有プロジェクトやHiveのメモで議事録を残せば、会議を簡単にスムーズにできます。その担当が「いつも遅れる」同僚でない限り、これは本当に簡単なワークフローの調整です。もう一つの方法は、同僚の席をドアの近くにすることです。そうすれば、できるだけ目立たずに入室できます。（遅刻の原因がカフェインの習慣なら、遅れるときにあなたの好きな朝の飲み物を買ってきてもらう、という手もあります。）結局のところ、誰にでも遅れる理由があることを忘れないでください。身についた習慣、育った環境、トラウマ反応、不安、あるいはそれ以外かもしれません。どうしても気になる問題なら、時間を取って、どんな障害があるのか話し合いましょう。  会社として大切にしているなら、相手が創造的な働き方のリズムを整えられるよう、支援する用意もしておきましょう。

Hiveを使って会議に遅れない

Hiveには、その日の会議をすべて表示するカレンダー機能があるのをご存じですか。Hiveは、会議が始まる数分前にもお知らせします。そのため、Zoomでも対面でも、時間通りに参加できます。