Lo que debes saber sobre los equipos híbridos en el trabajo

Una pregunta que se hacen muchas personas que trabajan de forma remota es: "¿Vamos a trabajar desde casa para siempre?". Y la respuesta es, a la vez, sí y no. Algunas empresas han pasado por completo al trabajo remoto, mientras que otras aún planean volver al trabajo en la oficina. Y algunos negocios optan por una mezcla de ambas modalidades. Gestionar un equipo con personas presenciales y remotas exige nuevas habilidades y herramientas. Esta guía te ayudará a entender qué es un equipo híbrido, cómo superar sus retos particulares y cómo liderar uno de forma eficaz.

¿Qué es un equipo híbrido?

Un equipo híbrido está formado por personas que trabajan en la oficina y personas que trabajan de forma remota. Esto significa que algunas se trasladan a su lugar de trabajo, mientras que otras trabajan desde casa. Es una modalidad de trabajo flexible que permite a cada persona elegir lo que mejor le funciona para ser productiva. Antes, los equipos híbridos eran algo propio de los equipos distribuidos, pero esto cambió con la llegada de la pandemia. Una de las razones del aumento del modelo de trabajo híbrido es que las personas tienen sentimientos encontrados sobre volver a la oficina.  Una encuesta de Gallup muestra que el 59 % de los trabajadores de EE. UU. preferiría seguir trabajando desde casa. Y el 41 % restante querría volver al trabajo como lo hacía antes de la pandemia. Además, otro factor que ha llevado a las empresas a adoptar equipos híbridos son las preocupaciones de salud y seguridad que genera que todos regresen a la oficina al mismo tiempo.  Bien aplicado, el modelo de trabajo híbrido permite a las empresas maximizar la productividad de su gente y acceder a talento fuera de la zona local. Pero, por buenas que suenen estas ventajas, también tienen sus retos.

Los retos de liderar un equipo híbrido

Exclusión del personal remoto

Existe la tendencia a dar menos prioridad a la inclusión de las personas remotas en la cultura de la oficina, ya que no están presentes. Un estudio de Harvard Business Review reveló que "muchas (personas remotas) sienten que sus colegas no las tratan por igual... En concreto, les preocupa que sus compañeros hablen mal de ellas a sus espaldas, hagan cambios en los proyectos sin avisarles con antelación, hagan campaña en su contra y no defiendan sus prioridades." El informe sobre el estado del trabajo de Buffer de 2019 indica que "el 75 % de los encuestados dijo que su empresa no paga el internet de su casa, y el 71 % dijo que su empresa no cubre el costo de una membresía de coworking." Dejar que las personas remotas cubran el costo de montar un espacio de trabajo y los servicios de internet no solo las hace sentir excluidas, sino que además las enfrenta a problemas que pueden reducir su productividad. 

Estructuras inflexibles

En su artículo sobre equipos remotos híbridos, Sid Sijbrandij, CEO de Gitlab, señala que aferrarse a los sistemas y procesos que hicieron exitoso el modelo basado en la oficina podría llevar al fracaso al personal remoto. Tu nuevo lugar de trabajo quizá no se parezca en nada al anterior, sobre todo con un equipo compuesto por personas presenciales y remotas. Desaprender viejas prácticas y adoptar sistemas nuevos será un desafío.

Brechas de comunicación

Los problemas de comunicación de tu equipo no desaparecerán con el regreso a la oficina. Incluso pueden complicarse más, porque el equipo quedará dividido entre personal presencial y remoto.  Existe el riesgo de que vuelvan las "conversaciones de pasillo" y de que se tomen decisiones importantes sin que las personas remotas lo sepan. 

Falta de respaldo del liderazgo 

No todo el mundo cree que combinar modalidades de trabajo flexibles sea una decisión de negocio viable. Si no se cambian las reglas para crear un entorno propicio, trabajar como equipo híbrido será casi imposible. Con todos estos retos, quizá te preguntes: "¿Es buena idea el modelo de trabajo híbrido?". La respuesta es sí.  Dan Radu, presidente de Macro, una agencia de operaciones de marketing, dirige con éxito un equipo híbrido y ofrece este consejo a los líderes que lo prueban por primera vez:  "No tengas miedo. Sé que hay mucho escepticismo, pero es totalmente posible. Descubre qué motiva a tu equipo, no olvides construir vínculos emocionales con tu personal eventual y usa los sistemas digitales de gestión del trabajo al máximo de su potencial."

Cómo gestionar un equipo híbrido

Ahora que hemos visto los retos de los equipos híbridos, también conviene hablar de las mejores prácticas para quienes sí deciden avanzar con esta estructura. Es posible tener éxito, e incluso prosperar, con un equipo híbrido. Pero si quieres la mejor experiencia posible, quizá tengas que reinventar algunas cosas de tu lugar de trabajo. Estas son algunas estrategias y herramientas que puedes usar para gestionar mejor un equipo híbrido.

Adopta una cultura de trabajo remoto primero.

Brian Armstrong, CEO de Coinbase, explica que "ser una empresa remote-first exige un cambio de mentalidad y de comportamiento. Significa que la experiencia de cada empleado debe ser la misma, ya sea que vaya a la oficina un día a la semana, cinco días a la semana o nunca." Debes reestructurar la cultura de trabajo para que incluya a todas las personas. Es importante hacer los procesos más inclusivos para el personal remoto y eliminar las prácticas actuales de la oficina que los afectan de forma negativa. Leonard Souza, de Webflow, sugiere que las reuniones generales dejen de estar centradas en la oficina haciendo que todos (incluso el personal presencial) participen de forma virtual. También propone replicar los eventos de la empresa para los miembros virtuales del equipo y reunir a todo el equipo al menos una vez al año.  

Aprovecha la comunicación asíncrona. 

Habrá la tentación de enviar mensajes, programar videollamadas u organizar presentaciones en horarios sincrónicos de inmediato. Quizá esperes que las personas del equipo remoto respondan tus mensajes tan rápido como alguien que está en la oficina. Pero probablemente no será así. Por su parte, pueden tener problemas para acceder a la información o para seguir las reuniones y conversaciones.  Para evitarlo, sigue las reglas básicas de la comunicación asíncrona:

• Comunica de más y siempre con contexto 

• Reduce la duración de las reuniones y elimina las innecesarias

• Define las agendas con antelación y pregunta por la disponibilidad antes de programar cualquier cosa 

• Graba las reuniones y documenta el trabajo

• Usa canales específicos para comunicarte (las personas de tu equipo pueden usar una herramienta como Hive para seguir el avance de cualquier proyecto) 

Asegura el respaldo del liderazgo.

Crea un entorno propicio que ofrezca y respalde por igual a quienes trabajan en la oficina y a quienes trabajan de forma remota. Construir confianza, fomentar la responsabilidad y comunicarse con apertura ayudarán mucho a fortalecer la cultura de trabajo híbrido. 

Invierte en las mejores herramientas.

Las herramientas que usa tu equipo influirán en su productividad. Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a poner orden en el caos que pueden traer los equipos híbridos. Hive es una excelente herramienta de gestión de proyectos que fomenta la colaboración en todo tipo de equipos. En Hive, los miembros del equipo pueden dar seguimiento a los proyectos y asignar tareas a otras personas, lo que ayuda a los equipos a colaborar de forma eficaz y a lograr metas compartidas desde cualquier lugar. También es fundamental usar una herramienta de videoconferencia como Zoom para realizar las reuniones. Además, contar con un lugar central donde se guarde la información y al que todas las personas accedan con facilidad, como Google Drive , ayudará a que todos terminen su trabajo. Las caras borrosas y pixeladas y las voces apenas audibles en las videoconferencias pueden deberse a equipos en mal estado. Es posible que las computadoras personales y los espacios de trabajo actuales de tu equipo necesiten una renovación. Ya sea que alguien trabaje en la oficina o desde casa, estos son algunos productos útiles en los que tu empresa puede considerar invertir:

• Una laptop

• Escritorio para trabajar de pie o escritorio estándar 

• Silla ergonómica y cómoda 

• Audífonos 

• Bocinas para la computadora 

• Almohadilla para el mouse y descanso para la muñeca 

• Micrófono y cámara dedicada para las llamadas de Zoom  

Incluye siempre al personal remoto.

Aunque no estén presentes en la oficina, haz que las personas remotas se sientan parte del equipo. 

• Inclúyelas en las actividades del equipo, como celebraciones de cumpleaños, reuniones después del trabajo y programas de capacitación y desarrollo de empleados

• Planifica reuniones híbridas que incluyan tanto al personal de la oficina como al remoto

• Mantén una sala de chat informal, al estilo de la cafetera, donde se converse y todos puedan enterarse de los sucesos divertidos o curiosos de la oficina

• Planifica ejercicios virtuales para fortalecer los lazos del equipo 

• Organiza retiros de la empresa en los que participe todo el mundo 

Ofrece modalidades de trabajo flexibles para distintos tipos de personas.

No debes imponer a las personas remotas expectativas que deberían reservarse para el personal de la oficina. Ingrid Ødegaard, cofundadora de Whereby, dice: "Cuando no puedes ver a las personas trabajar, tienes que confiar en que harán su trabajo. La mayoría quiere hacer un buen trabajo, y quizá te sorprenda lo que puede pasar cuando les das la libertad de controlar su jornada. Cada personalidad necesita un entorno distinto para ser productiva y prosperar…" Averigua qué horarios y patrones de trabajo funcionan para los distintos miembros de tu equipo. Con esto en mente, define expectativas y plazos que se ajusten a ellos. Procura centrarte en los resultados y no en los procesos. Para quienes sí van a la oficina, mejora su experiencia diseñando tu espacio de trabajo según cómo lo usan en realidad. También puedes aprovechar tecnología como Density, que te permite medir de forma anónima la ocupación del lugar de trabajo en tiempo real, para tomar decisiones de diseño mejor informadas sobre quién trabajará y cuándo.  

Cómo crear un horario de trabajo híbrido 

Como el personal presencial y el remoto trabajarán de manera distinta, necesitas planificar con antelación para lograr una colaboración exitosa. Un horario de trabajo híbrido es un plan claro que define cómo colaborarán ambos grupos. Sigue recopilando comentarios de tu equipo y haz ajustes cuando haga falta. 

Fomenta la visibilidad y la apertura en la cultura de tu equipo.

Seamos sinceros: es normal pensar que quienes vemos son los que hacen el trabajo. Por eso es importante crear desde el principio una cultura de equipo híbrido que anime a las personas remotas a ser visibles, abiertas y comunicativas.  Cuando Erin Rooney Doland, jefa de contenido y SEO en Vulcan, era la única persona remota en su empleo anterior, mantenía a la gerencia al tanto de su trabajo con regularidad. "Además de todas las reuniones habituales de la semana (reuniones diarias, de proyecto, de planificación, etc.), me di cuenta desde el principio de que necesitaba programar tiempo individual con mis supervisores, con las personas a mi cargo y con puestos clave de otros departamentos." Usar software de gestión de flujos de trabajo hace aún más fácil dar seguimiento al personal remoto. Un punto más importante es fomentar la apertura. Un entorno de trabajo híbrido es propenso a los conflictos, y te corresponde a ti gestionarlos. Ten conversaciones periódicas sobre cómo va el trabajo como equipo híbrido. Para fomentar la honestidad y la comunicación abierta, puedes usar una herramienta de encuestas pensada para facilitar los comentarios anónimos, como Polly, y así reunir las ideas, opiniones e inquietudes de tu equipo sobre el modelo de trabajo híbrido.

Capacita a los líderes de equipo y a los gerentes.

El 40 % de los 215 gerentes encuestados en un estudio de Harvard Business Review dudaba de su capacidad para gestionar personal remoto. No es realista esperar que los gerentes sepan liderar un equipo híbrido sin capacitación. Aunque gran parte de su experiencia vendrá de la práctica, hace falta aprender de forma activa.  Una buena manera de hacerlo es estudiar cómo trabajan otras empresas híbridas y adaptar las lecciones a tu equipo.

Conclusión

Al final, un equipo híbrido prospera cuando la productividad se mide por resultados y no por las horas frente a un escritorio. Concéntrate en los resultados y menos en el proceso, que será distinto para cada persona. Si tomas en cuenta las necesidades del personal remoto y del presencial, encontrarás un equilibrio que ayude a todos a hacer su trabajo de la mejor manera posible.