Cómo trabajar más rápido con 10 consejos sencillos

Al final de la jornada laboral, hay algo que nos une a todos. Sin importar el sector, el cargo o el nivel de experiencia, compartimos una meta común: terminar nuestro trabajo lo antes posible. Piénsalo. ¿Conoces a alguien que rechazaría la oportunidad de trabajar más rápido?  En el fondo, todos trabajamos para vivir la vida como queremos. Hay muchas otras motivaciones para trabajar, como la realización personal, el deseo de generar impacto o incluso una verdadera pasión por lo que haces. Aun así, el 72 % de las personas dice que trabaja para vivir, lo que demuestra que el trabajo suele ser solo un medio para lograr un fin.  Probablemente por eso a tantas personas (incluido tú, ya que hiciste clic en este artículo) les interesa optimizar su jornada. Cuanto más eficiente seas en el trabajo, antes podrás volver a tu vida. En Hive creemos que el equilibrio entre la vida laboral y personal es totalmente posible. Por eso compartimos nueve maneras fáciles de terminar el trabajo más rápido y dejar más tiempo para lo que amas. 

1. Conoce tus fortalezas y debilidades. 

Si quieres trabajar más rápido, debes entender tus fortalezas y debilidades personales. Esto te ayudará a priorizar tareas y a gestionar tu tiempo de forma adecuada. En cuanto a tus áreas fuertes, quizás puedas dejar esas tareas para el final del día, cuando sabes que tu mente está cansada y con menos ganas de enfrentar un desafío.  Conocer tus debilidades también te ahorrará tiempo. Tal vez otra persona sea más adecuada para la tarea y puedas delegársela. O quizás debas poner esas responsabilidades primero en tu lista de pendientes, para sacarlas del camino antes de pasar a otras cosas. A esto se le suele llamar «comerse el sapo», y es uno de los mejores consejos de productividad que existen. John Furneaux, el CEO de Hive, jura por él, ya que cada día intenta abordar primero lo más difícil. No siempre es divertido, pero este truco te ahorrará tiempo a largo plazo porque evita que lo dejes para después. 

2. Aprovecha tus recursos. 

Por suerte para todos, vivimos en una era con una abundancia de herramientas de productividad que te ayudan a trabajar más rápido. Sin importar qué te frene en el trabajo, hay herramientas que pueden ayudarte. ¿Te cuesta concentrarte? Hay una aplicación para eso. ¿Te levantas una y otra vez porque te duele la espalda? Hay una silla ergonómica para eso. ¿Necesitas una forma más organizada de trabajar con tus compañeros? Hay una herramienta de gestión de proyectos para eso. ¿Necesitas ayuda para publicar en redes sociales según lo programado? También hay herramientas de automatización de redes sociales para eso. Si tienes un problema muy claro que te quita tiempo, investigar e invertir en los recursos adecuados es un primer paso fácil para encontrar una solución. Aquí tienes algunos recursos excelentes para empezar: 

• El mejor software de gestión de proyectos 

• Las mejores herramientas de control de tiempo

• Las mejores herramientas para reuniones en línea 

• El mejor software de gestión de tareas

• Los mejores productos para trabajar desde casa 

3. Colabora con inteligencia. 

Hay una razón por la que «esa reunión pudo haber sido un correo» se ha vuelto una frase tan popular, e incluso un meme, en los últimos años. En un estudio de CNBC anterior al cambio al trabajo remoto provocado por la pandemia, el 67 % de los trabajadores dijo que el exceso de reuniones les impide terminar su trabajo. Y aun en el entorno de trabajo remoto de hoy, la fatiga de Zoom es un problema real.  El exceso de reuniones es solo un ejemplo de colaboración ineficiente en el trabajo. También hay problemas que vienen de los sistemas de chat internos, de hilos de correo abrumadores e incluso de asignaciones de «siguientes pasos» confusas. Sobre todo hoy, cuando muchos equipos trabajan de forma remota desde lugares distintos, es importante mejorar la transparencia y reducir el exceso de comunicación. Una forma de lograrlo es con una herramienta de colaboración como Hive, que reúne en un solo panel centralizado todos los sistemas de comunicación, los documentos y las asignaciones de tu equipo.

4. Deja de hacer varias cosas a la vez. 

¿Alguna vez te has preguntado cómo es posible trabajar en 5 cosas al mismo tiempo y, aun así, no lograr nada? Es porque hacer varias cosas a la vez es el mayor mito de la productividad. De hecho, está comprobado que se tarda un 40 % más en completar las tareas cuando haces varias a la vez.  ¿La alternativa? Hacer una sola tarea a la vez. Como te imaginarás, significa hacer una única tarea por vez, en intervalos más cortos que coinciden con la capacidad de atención promedio de una persona, de unos 18 a 20 minutos. Si te cuesta concentrarte en una sola tarea, aléjate de las distracciones. Apaga las notificaciones del correo, cierra esas otras pestañas del navegador y mira cuánto más rápido puedes trabajar cuando pones tu mente en una sola cosa. 

5. Elimina las distracciones.

Hablamos de los beneficios de hacer una sola tarea a la vez para trabajar más rápido. Otro consejo sencillo para ser más eficiente es mantener la concentración, eliminando las distracciones. Según un estudio de la Universidad de California en Irvine, después de una pausa o una distracción se tarda en promedio 23 minutos y 15 segundos en volver a la tarea. Mantener tu espacio de trabajo limpio y tu oficina en casa organizada, y guardar el teléfono y las redes sociales, puede ayudarte a mejorar la concentración. También puedes silenciar todas las notificaciones de tus dispositivos. Si usas Hive como solución de gestión de proyectos, por eso te encantará el Modo Focus: esta función apaga todas las notificaciones y silencia la aplicación, para que puedas trabajar en la tarea que tienes entre manos sin interrupciones.

6. Haz que las reuniones sean más productivas.

Tómate un minuto para pensar cuánto tiempo pasas en reuniones cada semana. ¿Son necesarias todas? ¿Cuántas podrían ser un correo? Se estima que cerca del 35 % del tiempo de los mandos medios se va en reuniones, y llega al 50 % en el nivel de la alta dirección. Y como gran parte de ese tiempo ahora transcurre en reuniones virtuales, la sensación de monotonía y cansancio después de reuniones seguidas es un problema real. Entonces, ¿qué formas sencillas hay de hacer las reuniones más productivas y reducir el tiempo perdido? Para empezar, asegúrate de que cada reunión tenga un líder designado. También puedes animar al líder, ya sea un gerente de proyecto o incluso su asistente ejecutivo, a compartir una agenda con antelación, para que todos lleguen sabiendo exactamente qué se va a tratar.

También puedes probar con reuniones de 15 o 45 minutos: ¿con qué frecuencia necesitas la hora completa? No hay nada mejor que «recuperar tus 15 minutos».

7. Fíjate metas graduales. 

Una forma de aumentar la productividad y la motivación es fijar pequeños hitos que lleven a la meta general. Estas metas más pequeñas te dan algo por lo que trabajar de inmediato, lo que fomenta la motivación y evita que te pierdas en el panorama general. Fijar metas no es solo una buena práctica laboral; está comprobado psicológicamente que influye en el éxito. Los estudios muestran que entrenamos nuestra mente para pensar en lo que queremos en la vida (fijar una meta) y luego nos esforzamos hasta lograrlo. Fijar metas es como crear impulso para ti mismo. Te ayuda a identificar un punto más adelante y activa tu deseo de llegar a él lo más rápido posible. 

8. El momento lo es todo

Entender a qué hora del día trabajan mejor tú y tu equipo es muy útil para que todos trabajen más rápido. Ya seas noctámbulo o madrugador, es fundamental adaptar tu rutina y tu jornada a tus necesidades. Si esto no te resulta natural, hay aplicaciones excelentes, como Clockwise, que te permiten personalizar tu «tiempo libre» y hacer espacio para el «tiempo de concentración». Puedes indicar en qué momentos del día eres más productivo, y Clockwise optimizará tu calendario para respetar esas condiciones. Además, es importante optimizar el tiempo que pasas en reuniones frente al que dedicas a trabajar por tu cuenta. Debes darte tiempo suficiente para completar el trabajo y las tareas: nadie puede avanzar cuando pasa todo el día en reuniones de Zoom seguidas.

9. Automatiza las tareas manuales.

Todos conocemos la diferencia entre las tareas manuales que parecen trabajo de relleno y otras tareas más valiosas que exigen pensar. Incluso quienes ocupan los puestos más altos a veces hacen tareas de poco valor. Pero ¿alguna vez te has tomado el tiempo de pensar si realmente puedes delegar ese trabajo de relleno? La mayoría de las tareas repetitivas se pueden automatizar con una herramienta como Zapier, que ayuda a conectar todas tus aplicaciones y a mover información entre ellas de forma automática. Cuando hablamos con el CEO de Zapier, compartió algunas de sus automatizaciones favoritas de Zapier (conocidas como Zaps) para aumentar la productividad y ahorrar tiempo todos los días. ¿Alguna te parece útil?

• Guardar en Dropbox los nuevos archivos adjuntos de Gmail. 

• Crear y enviar una agenda antes de las reuniones para que todos puedan responder las preguntas predefinidas. 

• Antes de que empiece una reunión, enviar a Slack una agenda y el enlace de Zoom y etiquetar a los asistentes para que puedan unirse con facilidad.

10. Usa Hive Automate

Hive Automate es una nueva función potente que te permite tomar el control de las necesidades específicas de integración y automatización de tu equipo dentro de Hive. Los flujos de trabajo empresariales entre aplicaciones en la nube y locales se establecen mediante Acciones y Disparadores, en lo que llamamos «Recetas».

Las recetas son flujos de trabajo automatizados que pueden abarcar varias aplicaciones. Cada receta consta de un disparador y una o más acciones que se pueden ejecutar cuando se detecta el evento disparador.

Por ejemplo, cuando se invita a un nuevo usuario a tu programa de RR. HH., se puede invitar a un usuario a Hive. Luego, esto puede iniciar una plantilla de acciones en Hive para la incorporación del nuevo integrante del equipo y, después, enviar un mensaje a un grupo de Slack para avisar al equipo de nuestro nuevo compañero.

Fácil, 1-2-3. Conoce más sobre Hive Automate, cómo empezar y cómo crear tu propia receta. Ahí lo tienes. Hemos descrito nueve prácticas recomendadas para trabajar más rápido y que puedas empezar a vivir antes. ¿Tienes otras sugerencias para añadir? Cuéntanos cómo trabajas más rápido en los comentarios.