2024年に成果を高める、プロジェクト管理の目標12選

プロジェクトの成果が振るわないと、企業は毎年、投資額の11.4%を失い、プロジェクトの70%が失敗する原因にもなります。この損失を食い止めたいプロジェクトマネージャーは、スキルを高めるために、プロジェクト管理における専門的な目標を立てることが大切です。それができる人は、所属する企業にとってかけがえのない存在になります。

では、どこから始めればよいでしょうか。優先すべきプロジェクト管理の目標はどれで、後回しにできるものはどれでしょうか。この記事では、すべてのプロジェクトマネージャーが目指すべき、主要なプロジェクト管理の目標をご紹介します。 

プロジェクト管理の目標を立てる理由

この記事を読んでいるのは、キャリアアップに関心があるからでしょう。明確な目標を立てると、進むべき道がはっきりします。そして、プロジェクト管理の目標に近づくために踏むべきステップも見えてきます。

より多くの成果を上げるカギは、明確な目標を設定することです。ロードマップと同じように考えてください。目的地がわからなければ、ゴールまでの道筋を見つけられません。

目標を単なる願いごとで終わらせないためには、SMARTであることが必要です。では、SMARTな目標とは具体的に何を指すのでしょうか。

• S - 具体的である（Specific）

• M - 測定できる（Measurable）

• A - 達成できる（Achievable）

• R - 現実的である（Realistic）

• T - 期限がある（Time-dependent）

プロジェクト管理の目標の例

まずは、特に重要なプロジェクト管理の目標をいくつか見ていきます。これらに取り組むと、パフォーマンスが向上し、より評価される人材になれます。

1. パフォーマンスと生産性を高める

プロジェクトマネージャーの最初の仕事は、プロジェクトを期限内、予算内に終わらせることです。そのため、最初に取り上げるプロジェクト管理の目標はこれです。優れたPMは、物事をより賢く、より速く、より効率的に進める方法を探します。

過去のプロジェクトを分析して、改善できる点を探しましょう。プロジェクトが遅れた場合、遅れの原因は何だったでしょうか。パフォーマンスを引き締められた部分はあったでしょうか。避けられない遅れはあったでしょうか。

この作業は、完全に客観的な姿勢で進めてください。何か問題が起きると、責任を転嫁したくなるのは自然なことです。たとえば、納入業者が建築資材を期日までに届けなかったせいで遅れた、と考えるかもしれません。

相手の期待外れに対してできることは多くありませんが、その経験から学ぶことはできます。たとえば、次回はこうした事態を想定して、チームに代わりの作業を用意しておけます。多くのレポートが、プロジェクト管理へのAI活用が大きな助けになると示しています。そうすれば、予定どおりに進まなくても、チームのメンバーが手持ちぶさたになることはありません。 

本当に時間が足りず、ほかに打つ手がなかった場合も、それは1つの学びです。次回は、クライアントとプロジェクトについてどう話し合えばよいかがわかります。 

過去の実績の分析は、決して無駄になりません。将来の計画が立てやすくなり、過去の失敗を繰り返さずに済みます。

目標をより具体的にするには、毎回、プロセスの一部を改善することを目指します。知識を更新し、新しい手法を学び、ほかのPMが似たプロジェクトにどれだけ時間をかけているかを調べましょう。生産性とパフォーマンスを高めるヒントも探してみてください。

2. コミュニケーションを強化する方法を見つける

パフォーマンスを高める最良の方法の1つは、チームメンバー間のコミュニケーションを強化することです。これは、プロジェクト管理で欠かせない目標です。1つにまとまったチームとして動くことが、物事をスムーズに進める最善の方法です。

ここでも、過去の実績を見て、この分野の課題を洗い出しましょう。チームに期待をきちんと伝えられていたでしょうか。メンバーには、質問したりフィードバックしたりする機会があったでしょうか。

コミュニケーションが得意でない場合は、講座を受けると役立つかもしれません。チームワークのスキルを磨いたり、より効果的に協力できるテクノロジーを取り入れたりするのも有効です。 

もう1つ見直したいのが、使っているプロジェクト管理ツールです。必要な機能を満たしているでしょうか。それとも、乗り換えが必要でしょうか。たとえば、Hiveは、優れたプロジェクト管理プラットフォームです。内蔵のチャット、共同編集できるメモ機能、あらゆるタスクでのチームメンバーへの@メンションによって、チームのコミュニケーションを強化できます。 

3. 新しいスキルや専門資格を身につける

資格を取ったばかりの方も、長年この分野にいる方も、学びは終わることのないプロセスです。資格とプロジェクト管理スキルを最新に保つのは、まだ入り口にすぎません。専門団体に加入したり、ほかのPMと交流したりすることも役立ちます。

同業者と交流すると、ほかでは得られない視点や、直面している課題への客観的な意見が得られます。経験豊富な同僚から、思っている以上に多くを学べるかもしれません。 

業界誌、ブログ、ニュースレターを読むのも、情報を得るもう1つの方法です。

4. 影響力の大きいプロジェクトに挑戦する

会社にとって影響力の大きいプロジェクトは、責任が重いため、引き受けるのに勇気がいります。それでも、完璧にやり遂げることは、上層部に「より大きな責任を任せられる」と示す最善の方法の1つです。

こうしたプロジェクトに着手する前に、自社の戦略目標と機会を理解しておきましょう。それらを意識して、タスクを前に進められるでしょうか。ほかにどんな支援ができるでしょうか。このプロジェクト管理の目標は、長い目で見て、チームに大きな恩恵をもたらします。

5. 追加のタスクに取り組んで価値を示す

今の役職が、成長の足かせにならないようにしましょう。従来のPMの役割を超えて、会社への価値を高めてください。次のような方法があります。

• 新しいメンバーを育成し、既存のメンバーの定着を支える：チームと密に連絡を取るあなたは、メンバーが悩みを打ち明ける相手になりがちです。新しいメンバーには必要なリソースを案内し、既存のメンバーには職場の満足度を高められるよう支えましょう。

• 革新的な解決策に取り組む：すべてをシンプルにするプロセスを作り上げることは、PMなら誰もが抱く夢です。発想を広げて、今の手順をどう改善できるかを考えましょう。

• チームの目標について、上層部のマネージャーと話す：チームやマネジメント層と連絡を取り合うと、関係者全員が進め方を理解できるため、長期的にプロジェクトの成果が上がります。チームの目標についてマネジメント層に協力を求め、効率を高めるために必要なリソースを得ましょう。

• 競合を調べる：本来の役割ではありませんが、競合調査はとても価値があります。業界のほかの企業の動きを知ると、自社のサービスを磨き込めます。

6. プロジェクトの成功がもたらした影響を測定する 

プロジェクトが期限どおりに納品されたとき、取りまとめた人は大いに称賛されるべきです。全員をゴールまで導くには、多くの協力、時間管理、整理する力が必要だからです。所要時間、予算の遵守、成長、関係者の満足度といったプロセスの主な要素を整理するのは、プロジェクト管理スキルの影響を測る優れた方法です。

プロのヒント：Hiveのような機能が充実したプロジェクト管理ソフトは、この目標の達成に役立ちます。Hiveのタイムトラッキングを使って、チームが期限を守れているかを評価できます。Hiveのフォームでは、関係者の満足度を追跡できます。こうしたHiveのツールで集めたデータを使って、インパクトレポートを作成しましょう。

おまけのヒント：レポートから得られる洞察は、潜在的なリスクや脅威を減らし、プロジェクト管理の目標を確実に達成することにも役立ちます。 

7. 継続的な改善の文化を育む

継続的な成長は、プロジェクト管理に欠かせない要素です。プロジェクトが進むにつれて、チームの中に継続的な改善の文化を育てたいところです。物事をもっと良くする方法について、メンバーが気軽に意見を言える環境を作りましょう。

継続的な改善の文化を育てる方法には、次のようなものがあります。

• 定期的に会議を開き、過去のプロジェクトから得た教訓と、今後の改善策を話し合います。

• スキルと知識を高めるために、研修やワークショップへの参加を促します。

• 重要業績評価指標（KPI）を監視し、改善できる点を見つけます。

• Hiveのプロジェクト管理ツールを使って、プロセスを効率化し、生産性を高めます。

• 成功を祝い、継続的な改善の文化に貢献したメンバーをたたえます。

8. 意思決定のスキルを高める

プロジェクト管理で重要なのに見落とされがちなのが、論理的で妥当な判断を素早く下す力です。プロジェクトマネージャーの判断は、プロジェクトの進路やチームの士気に大きく影響します。だからこそ、今年の重要な目標として、意思決定のスキルを磨くことを挙げたいところです。決定の分析力を高めたり、直感や経験とデータに基づく洞察のバランスを取る力を伸ばしたりすることが含まれます。

過去のプロジェクトを振り返り、判断が成果を左右した場面を洗い出しましょう。成功につながった判断と、課題を生んだ判断の両方を考えます。当時どんな情報を持っていたか、今ならどうするかを見直してください。意思決定の手法や戦略を学ぶために、講座や書籍などの学習リソースを活用するのもよいでしょう。メンバーが気軽に意見を言える環境づくりにもつながり、あなたの意思決定を支える土台になります。 

Hiveは、プロジェクトのデータを見える化し、根拠のある判断をしやすくします。分析機能とレポート機能によって、判断がプロジェクトの成果に与えた影響も測定でき、継続的な改善に役立つフィードバックが得られます。

9. 高品質な製品やサービスを届ける

プロジェクトの成果を評価するうえで、成功基準を定めることは欠かせません。経験豊富なプロジェクトマネージャーは、関係者の期待を先読みし、成功基準を超える製品やサービスを届けることもできます。それには、相手の話をよく聞く姿勢、ほかのメンバーを鼓舞して巻き込む力、そして複数のプロジェクトや部門を同時に抱えるプレッシャーを乗りこなす力が求められます。プロジェクトマネージャーの役割は、関係者と絶えず連絡を取りながら、プロジェクトのすべての段階を見渡すことです。そのため、PMがすべてのフェーズで品質を促し、高めていくことが大切です。たとえば、品質基準を設ける、品質チェックを行う、発生した品質の問題を解決する、といった方法があります。

10. 顧客の解約率を下げる 

この目標は、一般にマーケティングチームやカスタマーサクセスチームの使命と見られがちですが、実際には組織全体の取り組みです。解約率を下げるだけではなく、その過程で、顧客体験を高めて継続率を改善するための洞察も得られます。何が効いていて、何を改善できるかを追跡できるように、測定の仕組みを整えておくことが重要です。

顧客関係管理（CRM）ソフトや分析プラットフォームを使えば可能です。たとえば、Hive Analyticsでは、顧客の解約に関するレポートを自由にカスタマイズして作成できます。

次は、小さなタスクを含む計画を実行に移す段階です。たとえば、離脱する顧客へのアンケート（プロのヒント：Hiveのフォームを使いましょう）、フィードバックの分析、メールやフォローアップでの顧客体験のパーソナライズ、タイムリーなサポートの提供、顧客が使い続けたくなる特典の用意などがあります。カスタマーサクセスチームが成功するカギは、顧客を昇進させることに力を注ぐことです。 

顧客が製品やサービスをどう使っているかは、事業の拡張性を測り、会社の健全性を全体として評価するうえで欠かせません。

11. プロセスを効率化して予算を管理する 

プロセスを定期的に見直すのは、高いパフォーマンスを出す組織の習慣です。チームの成果を高めたいプロジェクトマネージャーは、四半期ごと、あるいは毎週の会議で、ワークフローがうまく機能しているか、何を改善できるかを確認するとよいでしょう。タスクを配り直し、誰も働きすぎていないかを確かめることで、チームの士気を高められます。また、予算を管理し、不要な手順をなくすうえでも有効です。全体にわたって革新を生み、仕組みを改善することにもつながります。

12. プロジェクトの成功にAIを活用する

今は2024年です。プロジェクト管理における人工知能の影響を受け入れることから、もう後戻りはできません。たとえば、Hiveの創業者兼CEOであるJohn Furneauxは、人工知能が人の仕事の管理を手伝うだけでなく、近いうちに人の代わりに仕事をするようになると考えています。AIは、リソースの最適化、非効率な点の洗い出し、生産性の最大化を支援できます。プロジェクトの期間予測や、リスクとリソースの評価も、驚くほどの精度でこなします。AIを搭載したプロジェクト管理ツールは、ステータスの更新、リマインダー、進捗の追跡といった、簡単に自動化できる定型作業から、優秀なプロジェクトマネージャーを解放することもできます。その結果、PMは計画や意思決定のような、人にしかできない仕事に使う時間を増やせます。Hiveのようなプラットフォームは、この新しい現実を受け入れ、HiveMindのような強力な機能を打ち出しました。HiveのAIは、あらゆる目標を達成するための手順を自動で示し、プロジェクトの計画と実行を加速します。HiveMindは、簡単な指示からプロジェクトのタスクを作成したり、受信したメールから次のステップを設定したり、受信メッセージの内容に応じてメールに返信したりできます。さらに、簡単なプロンプトからプロジェクト全体を作成することも可能です。

プロジェクト管理の目標を追跡する

自分とチームの目標を立てることは、第一歩にすぎません。進捗を追跡し、全員がゴールに向かっていることを確かめることが、成功のカギです。幸い、正しい方向に進み続けられる目標追跡アプリは数多くあります。なかでもプロジェクト管理チームにとって、Hiveは、プロジェクトの管理と目標の追跡の両方で、市場屈指のツールです。

Hiveに内蔵された目標アプリの Hive Goalsを使えば、目標を設定し、進捗を可視化し、全員の認識を1つのダッシュボードにそろえられます。このインタラクティブな目標のダッシュボードは、単なる到達点の一覧ではありません。あなたの北極星です。自分用の目標を数に制限なく作成することも、チームと共有して、全員が何に貢献しているかを理解することも簡単です。目標を関係するメンバーに割り当てたり、活動を追跡したり、期限を設けたりすることもできます。

まとめ

これらのプロジェクト管理の目標は、仕事が増えることを意味しますが、そこで得られる経験と知識は欠かせないものです。専門的なスキルや、市場での総合的な価値を高める多くのことを学べます。仕事も進めやすくなります。そして、自社の競争力を高めることで、あなたはチームにとってかけがえのない存在になります。