仕事を速くする10のシンプルなコツ

仕事が終わる時間になると、誰もが同じことを考えます。業界も、役職も、経験も関係なく、私たちには共通の目標があります。それは、仕事をできるだけ早く終わらせることです。考えてみてください。仕事を速くできる機会を断る人を、ひとりでも知っていますか？  結局のところ、私たちは自分の望む生き方をするために働いています。仕事の動機はほかにもあります。自己実現、社会に影響を与えたいという思い、仕事そのものへの情熱などです。それでも、72%の人が「生活のために働いている」と答えており、仕事は目的を果たすための手段であることが多いと分かります。  だからこそ、多くの人が（この記事をクリックしたあなたも）仕事の進め方を見直したいと考えているのでしょう。仕事が効率的になるほど、早く自分の生活に戻れます。Hiveは、ワークライフバランスは十分に実現できると考えています。そこで、仕事を速く終わらせて、大切なことに使える時間を増やす9つの簡単な方法を紹介します。 

1. 自分の強みと弱みを知る 

仕事を速くしたいなら、まず自分の強みと弱みを理解する必要があります。 そうすれば、タスクの優先順位をつけ、時間を適切に管理できます。得意なタスクは、頭が疲れて難しいことに向かない一日の終わりに回すとよいでしょう。  弱みを知ることも時間の節約になります。ほかの人のほうがそのタスクに向いているなら、任せることもできます。あるいは、苦手な仕事をToDoリストの先頭に置いて、ほかの作業に移る前に片づけてしまう方法もあります。 これは「カエルを食べる」と呼ばれる方法で、生産性向上の最良のコツのひとつです。HiveのCEOであるJohn Furneauxも、毎日いちばん難しいことから取りかかるようにしていて、この方法を強くすすめています。 いつも楽しいわけではありませんが、先延ばしを防げるので、長い目で見ると時間の節約になります。 

2. 使えるリソースを活用する 

幸い、今は仕事を速くするための生産性ツールがたくさんある時代です。仕事の何が遅さの原因でも、助けになるツールがあります。集中できませんか？ それ用のアプリがあります。腰が痛くて何度も席を立ちますか？ それ用のエルゴノミクスチェアがあります。チームメンバーともっと整理して仕事を進めたいですか？ それ用のプロジェクト管理ツールがあります。SNSの投稿をスケジュールどおりに出したいですか？ それ用のSNS自動化ツールもあります。時間を取られている問題がはっきりしているなら、適切なリソースを調べて導入することが、解決への簡単な第一歩です。始めるときに役立つリソースを紹介します。 

• おすすめのプロジェクト管理ソフト 

• おすすめのタイムトラッキングツール

• おすすめのオンライン会議ツール 

• おすすめのタスク管理ソフト

• おすすめの在宅勤務グッズ 

3. 賢く協力する 

「その会議はメールで済んだのに」という言葉は、ここ数年でよく使われるフレーズになり、ミームにもなりました。それには理由があります。パンデミックでリモートワークが広がる前に行われたCNBCの調査では、67%の人が、会議が多すぎて仕事が進まないと答えました。リモートワークが当たり前の今でも、Zoom疲れは現実の問題です。  会議が多すぎることは、非効率な協力の一例にすぎません。社内チャット、あふれるメールのやり取り、分かりにくい「次のステップ」の割り当てなども問題になります。特に今は、多くのチームが離れた場所からリモートで働いているため、透明性を高め、余分なコミュニケーションを減らすことが大切です。その方法のひとつが、Hiveのようなコラボレーションツールです。チームのコミュニケーション手段、ドキュメント、割り当てを、ひとつのダッシュボードにまとめられます。

4. マルチタスクをやめる 

5つのことを同時に進めているのに、結局何も終わらない。そんな経験はありませんか？ マルチタスクは、生産性に関する最大の思い込みだからです。実際に、マルチタスクをするとタスクの完了に40%長くかかることが分かっています。  その代わりになる方法は？ シングルタスクです。つまり、一度にひとつのタスクだけに取り組みます。時間は、人の平均的な集中力の長さである18〜20分ほどの短い単位にします。ひとつのタスクに集中しにくいときは、気が散るものから離れましょう。メールの通知をオフにして、ほかのブラウザタブを閉じ、ひとつのことに集中するとどれだけ速く進むか試してみてください。 

5. 気が散るものをなくす

シングルタスクで仕事が速くなることを紹介しました。効率を上げるもうひとつの簡単なコツは、気が散るものをなくして集中を保つことです。カリフォルニア大学アーバイン校の調査によると、休憩や中断のあとにタスクへ戻るまで、平均で23分15秒かかります。作業スペースを片づけ、ホームオフィスを整え、スマートフォンやSNSを遠ざけると、集中力が高まります。デバイスの通知をすべてオフにするのもよい方法です。プロジェクト管理にHiveを使っているなら、フォーカスモードが便利です。この機能はすべての通知をオフにして、アプリを実質的にミュートするので、目の前のタスクに中断なく取り組めます。

6. 会議をもっと生産的にする

毎週、会議にどれくらいの時間を使っているか、少し考えてみてください。その会議はすべて必要ですか？ そのうち何件がメールで済みますか？ 中間管理職の時間の約35%が会議に使われていると推定され、経営層になると50%にのぼります。 しかも今ではその多くがオンライン会議で、会議が続いたあとの単調さや疲れは深刻な問題です。では、会議を生産的にしてムダな時間を減らす簡単な方法には何があるでしょうか。まず、各会議に進行役を決めておきましょう。進行役（プロジェクトマネージャーでも、その担当エグゼクティブアシスタントでも）が事前にアジェンダを共有するようにすすめるのもよい方法です。そうすれば、全員が議題を理解したうえで参加できます。

15分や45分の会議を設定してみるのもよいでしょう。そもそも、1時間まるごと必要なことはどれくらいあるでしょうか。「15分を取り戻す」ことほどよいことはありません。

7. 段階的な目標を設定する 

生産性を高め、やる気を保つ方法のひとつは、最終目標に向けて小さなマイルストーンを置くことです。小さな目標があれば、目の前に取り組むものができてやる気が湧き、全体像の中で迷子になることも防げます。目標設定は仕事のベストプラクティスであるだけでなく、成功に影響することが心理学的にも証明されています。私たちは、人生で望むものを考え（目標を設定し）、それを達成するまで自分を後押しするよう、心を鍛えていることが研究で示されています。目標設定は、自分のために勢いを生み出すようなものです。進む先の地点がはっきりして、できるだけ早くそこへ着きたいという気持ちに火がつきます。 

8. タイミングがすべて

自分とチームが一日のどの時間帯にいちばん力を発揮できるかを知ることは、全員が速く働くのにとても役立ちます。夜型でも朝型でも、自分に合わせて習慣と一日の流れを整えることが重要です。それが自然にできない場合は、Clockwiseのような優れたアプリがあります。「空き時間」を自由に設定して、「集中時間」を確保できます。生産性が高い時間帯を指定すると、Clockwiseがその条件に合わせてカレンダーを最適化します。さらに、会議の時間と、ひとりで作業する時間のバランスを整えることも大切です。仕事やタスクを実際に終わらせる十分な時間が必要です。一日中Zoom会議が続いていては、誰も仕事を片づけられません。

9. 手作業を自動化する

雑用のように感じる手作業と、もっと価値のある、頭を使うタスクの違いは、誰でも知っています。高い役職の人でも、価値の低い作業をすることがあります。でも、その雑用を外に任せられないか、考えてみたことはありますか？ 繰り返しの作業の多くは、Zapierのようなツールで自動化できます。Zapierは、さまざまなアプリをつなぎ、それらの間で情報を自動的に移してくれます。ZapierのCEOに話を聞いたとき、彼は生産性を高め、毎日の時間を節約するお気に入りの自動化（Zapp）をいくつか教えてくれました。役に立ちそうなものはありますか？

• Gmailの新しい添付ファイルをDropboxに保存する 

• 会議の前にアジェンダを作成して送信し、全員が事前の質問に回答できるようにする 

• 会議が始まる前に、アジェンダとZoomのリンクをSlackに送り、参加者にタグを付けて、簡単に参加できるようにする

10. Hive Automateを使う

Hive Automateは、チーム固有の連携や自動化のニーズをHive内で管理できる、強力な新機能です。クラウドアプリとオンプレミスアプリをまたぐ業務ワークフローを、アクションとトリガーを使って作成します。これを「レシピ」と呼んでいます。

レシピは、複数のアプリにまたがる自動化されたワークフローです。各レシピは、ひとつのトリガーと、トリガーのイベントを検知したときに実行される、ひとつ以上のアクションで構成されます。

たとえば、人事システムに新しいユーザーが招待されると、そのユーザーをHiveに招待できます。続いて、新しいチームメンバーのオンボーディング用のアクションテンプレートをHiveで開始し、さらにSlackのグループにメッセージを送って、新メンバーの加入をチームに知らせます。

とても簡単な3ステップです。Hive Automateの詳細、使い始める方法、最初のレシピの作り方もご覧ください。以上が、仕事を速くして、早く自分の生活を始めるための9つのベストプラクティスです。ほかにもおすすめの方法はありますか？ 仕事を速くする方法を、下のコメントで教えてください。